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L'exercice du droit d'accès

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La demande

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  • Comment l'introduire?

    La demande est adressée par écrit à l'instance environnementale qui dispose des informations environnementales demandées. "Par écrit" signifie par courrier, par fax ou par e-mail. Vous souhaitez avoir personnellement accès aux informations environnementales, vous devez adresser votre demande par courrier ou par un mail signé au moyen de votre carte d'identité électronique.

  • Forme

    Le législateur n'a pas imposé de forme spécifique sous laquelle introduire la demande, celle-ci doit seulement être introduite par écrit. Les demandes ne peuvent donc pas être introduites oralement ou par téléphone. Il est existe bien la possibilité de rédiger une demande sur place ou de remplir un formulaire de demande si cette option est disponible. En tout cas, il n'est pas requis que la demande soit envoyée par pli recommandé.

  • Contenu

    Vous mentionnez de préférence les informations environnementales auxquelles vous souhaitez avoir accès. Il suffit toutefois que vous mentionniez clairement sur quelle matière cela porte. Il suffit en effet qu'un agent qui est normalement familiarisé au domaine comprenne ce que vous voulez.

    Vous ne devez démontrer aucun intérêt.

    Dans votre demande, vous mentionnez également de quelle manière vous souhaitez exercer votre droit d'accès: en consultant les informations, en obtenant des explications ou en en obtenant une copie. Par ailleurs, vous indiquez également sous quelle forme ou quel format électronique les informations doivent de préférence être mises à disposition.

    De sorte qu'une instance environnementale puisse éventuellement envoyer les informations environnementales demandées, il est nécessaire qu'elle dispose de votre nom et de votre adresse. Cela peut éventuellement également être une adresse e-mail.

    Si certaines informations sont manquantes, vous pouvez toujours les fournir plus tard. L'absence de celles-ci au moment de la demande ne constitue en aucun cas une raison de rejeter la demande. Par ailleurs, une instance environnementale ne peut pas rejeter une demande parce qu'elle est manifestement trop vague. Dans ce cas, elle doit demander que le demandeur précise ou complète sa demande. Ce n'est que lorsque cela a été fait que la demande peut être rejetée en raison de sa formulation manifestement trop vague.

    La demande peut également comprendre une proposition de délai dans lequel le demandeur souhaite recevoir les informations environnementales. Si une instance environnementale ne peut satisfaire à la demande, elle doit motiver pourquoi cela est le cas.

    Cette procédure souple ne s'applique pas dans des cas spécifiques, dans lesquels, vu la sensibilité des informations demandées, des éléments complémentaires sont nécessaires. C'est le cas lorsque des informations à caractère personnel confidentielles, des informations commerciales ou industrielles confidentielles ou des informations qui ont été volontairement diffusées par des tiers, sont demandées et après alignement des intérêts, on vient à constater que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur l'intérêt protégé. Si le demandeur peut toutefois démontrer qu'il a obtenu le consentement de la personne concernée, la publicité peut alors avoir lieu tout comme la demande devrait être rejetée s'il apparaît que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur l'intérêt protégé. Si le demandeur ne peut pas le démontrer au préalable, il faut alors mentionner dans la décision que la demande pourrait encore être acceptée si l'instance environnementale devait obtenir ultérieurement cette autorisation. Si le demandeur souhaite avoir accès à des informations qui le concernent, il doit alors prouver son identité. Il va de soi que l'instance administrative demande son autorisation à l'intéressé.

  • A qui s'adresser?

    La demande est adressée à l'instance environnementale fédérale compétente, également lorsque celle-ci a déposé l'information environnementale aux archives.

    L'accès immédiat aux informations environnementales demandées

    Une instance environnementale peut veiller à ce qu'un demandeur puisse exercer directement son droit d'accès. A cette fin, elle doit dresser une liste des informations environnementales qui peuvent être consultées immédiatement sur place et dont le demandeur peut recevoir immédiatement une copie. Il s'agit ici d'informations environnementales qui ne posent pas de problème spécifique, plus particulièrement en ce qui concerne d'éventuelles exceptions, et qui ont été définies au préalable par les instances environnementales comme des informations qui peuvent être consultées directement ou communiquées immédiatement.

Si l'accès ne peut pas être immédiat, une instance environnementale traite la demande de la manière suivante.

Le traitement de la demande

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  • L'enregistrement

    Si une instance environnementale fédérale reçoit une demande, elle la consigne dans les meilleurs délais dans un registre en mentionnant la date de réception. L'instance environnementale envoie simultanément au demandeur un accusé de réception dans lequel elle mentionne que la demande a été enregistrée ainsi que la date de l'enregistrement.

    Le moment de l'enregistrement ne constitue pas le point de départ du délai mais bien le moment de réception de la demande. La date de réception fait en effet courir les délais de réponse contraignants.
    L'enregistrement apporte la preuve du moment auquel la demande a été reçue. En qualité de demandeur, vous avez un droit d'accès immédiat aux données relatives à l'enregistrement de votre demande.

  • L'obligation de renvoi

    Si une instance environnementale constate qu'elle ne dispose pas de l'information environnementale demandée, elle envoie alors la demande dans les meilleurs délais à l'instance environnementale qui est supposée disposer de l'information environnementale.

  • Le premier examen

    Une instance environnementale fédérale examine si la demande est suffisamment précise. Si la demande est manifestement trop vague, elle prend alors contact avec le demandeur et l'invite à préciser ou compléter sa demande dans les meilleurs délais. Elle communique les motifs pour lesquels la demande est formulée de manière trop vague. Dans la mesure du possible, elle indique également les données relatives aux informations demandées qui sont nécessaires pour pouvoir poursuivre le traitement de la demande.

    Un nouveau délai de trente jours prend cours pour l'instance environnementale à partir du moment où le demandeur a précisé ou complété sa demande.

  • L'examen des motifs d'exception

    Il faut ensuite vérifier si un ou plusieurs motifs d'exception ne peuvent pas être invoqués.

    Un certain nombre de motifs d'exception s'appliquent à n'importe quelle information environnementale. Il s'agit d'abord du cas où la demande porte sur une information environnementale qui est inachevée ou en cours d'élaboration et dont la divulgation peut être source de méprise. L'instance environnementale est obligée de refuser la divulgation et pour chaque cas spécial, elle doit par ailleurs mettre en balance l'intérêt général servi par la divulgation avec le refus de divulguer.

    Une instance environnementale doit rejeter la demande si:

    1. la demande est manifestement abusive;
    2. la demande reste manifestement formulée de façon trop générale après que l'instance environnementale a demandé de reformuler la demande.

    Hormis ces motifs d'exception formels, un certain nombre de motifs d'exception sont d'application sur le plan du contenu. Il y a lieu de faire une distinction entre des informations environnementales en général et des émissions.

    Pour les informations environnementales en général, s'applique la règle qu'une instance administrative doit refuser la divulgation si l'intérêt public de la divulgation ne l'emporte pas sur l'un des intérêts suivants:

    1. les libertés et droits fondamentaux des administrés et en particulier, la protection de la vie privée, à moins que la personne concernée n'ait consenti à la publicité;
    2. l'ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire;
    3. le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l'autorité fédérale avec les communautés et régions;
    4. la recherche ou la poursuite de faits punissables;
    5. la procédure d'un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d'être jugée équitablement;
    6. la confidentialité des délibérations du gouvernement fédéral et des autorités responsables qui en relèvent ;
    7. le caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles, lorsque ces informations sont protégées afin de préserver un intérêt économique légitime, à moins que la personne d'où proviennent les informations n'ait consenti à la publicité;
    8. si la demande porte sur un avis ou une opinion communiqués volontairement et à titre confidentiel par un tiers à une instance environnementale, pour lesquels celui-ci a explicitement demandé la confidentialité, à moins qu'il n'ait consenti à la publicité;
    9. la protection de l'environnement à laquelle les informations se rapportent.

    Dans la mesure où les informations demandées concernent des émissions dans l'environnement, seuls les motifs d'exception suivants peuvent être invoqués:

    1. l'ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire;
    2. le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l'autorité fédérale avec les communautés et régions;
    3. la recherche ou la poursuite de faits punissables;
    4. la procédure d'un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d'être jugée équitablement.

    Mais à ces motifs d'exception s'applique également la règle selon laquelle il faut spécifiquement considérer le fait que l'intérêt général servi par la divulgation d'émissions l'emporte.

    Les exceptions fixées dans la loi s'appliquent sans préjudice d'autres exceptions fixées par un décret ou une ordonnance relatives à l'exercice des compétences des communautés ou des régions.

La décision et son exécution

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  • La décision

    La décision concernant la demande est prise, sans préjudice de délégation, par un membre compétent du personnel dirigeant d'une instance environnementale disposant d'informations en matière d'environnement. Si l'instance environnementale n'a pas de personnel, la décision est prise par la personne compétente conformément à la réglementation applicable et aux statuts.

    L'instance environnementale doit répondre à la demande par écrit, c'est-à-dire qu'elle peut communiquer sa décision au demandeur par courrier, e-mail ou fax, tout comme le demandeur est libre d'adresser sa demande à l'instance environnementale par courrier, e-mail ou fax. Soit la décision est négative et implique donc un rejet de la demande, soit elle est partiellement positive, c'est-à-dire que la consultation ou la communication se fera sur une partie des informations environnementales demandées, soit intégralement positive.

    La législation fédérale en matière de publicité ne définit aucun délai dans lequel la décision doit être prise, mais bien un délai dans lequel la décision doit être communiquée au demandeur. Ce délai est de 30 jours et peut, si nécessaire, être étendu à 45 jours. En cas de prolongation, celle-ci doit être motivée dans le délai initial de trente jours. Le délai ne peut être prolongé que pour deux raisons : soit il n'est pas possible d'opérer le traitement de la demande dans le délai prévu en raison de son caractère trop volumineux; soit parce que la vérification des motifs d'exception à appliquer éventuellement requiert un délai plus long. Le délai commence à courir le lendemain de la réception de la demande.

    Si la décision est négative, elle doit être motivée de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d'exception qui trouvent leur raison d'être dans une loi, un décret ou une ordonnance peuvent être invoqués. Ces motifs d'exception ne se trouvent pas nécessairement uniquement dans la législation en matière de publicité. Que l'instance environnementale soit une autorité administrative ou non : la motivation doit être rédigée aux mêmes conditions et exceptions en vigueur pour la loi du 29 juillet 1991 relative à la motivation formelle des actes administratifs.

    Si un document administratif contient une œuvre protégée par les droits d'auteur, l'instance environnementale doit le signaler.

    Si votre demande contient une proposition afin d'avoir accès aux informations en matière d'environnement demandées pour une durée limitée, il existe une obligation de motivation complémentaire si une instance environnementale ne peut respecter le délai proposé par le demandeur pour rendre l'information accessible. Cette motivation ne doit pas être communiquée dans le délai proposé par le demandeur.

  • L’exécution de la décision

    Une décision positive ou partiellement positive doit être exécutée dans les plus brefs délais et au plus tard dans les trente jours calendriers. Le délai de notification de la décision et le délai d'exécution sont tous les deux fixés à 30 jours calendriers maximum. En cas de prolongation, le délai d'exécution est aussi prolongé de 15 jours.

    Ces délais ne s'additionnent cependant pas mais se superposent l'un à l'autre. Il est donc tout à fait envisageable qu'une instance environnementale prenne sa décision le même jour qu'elle exécute celle-ci. On peut également envisager l'hypothèse inverse où une instance environnementale prendrait sa décision 15 jours après la demande mais ne l'exécuterait que dans le délai maximal prévu, soit 30 jours après la réception de la demande.

    Les instances environnementales mentionnent, dans la mesure où les informations sont disponibles et si la demande en est faite, quelles sont les méthodes de mesurage utilisées pour la compilation des informations, y compris les méthodes d'analyse, d'échantillonnage et de préparation des échantillons, ou en faisant référence à une procédure standard utilisée. Cela doit permettre au demandeur d'évaluer la qualité des informations fournies.

    Lorsque le demandeur se prévaut de son droit de consultation, l'instance environnementale qui a l'information environnementale en sa possession détermine, en concertation avec le demandeur, le lieu, la date et l'heure de consultation. En outre, le demandeur doit toujours avoir dans la pratique la possibilité d'exercer son droit de consultation.

    Si le demandeur souhaite obtenir une information environnementale dans une des formes écrites ou dans un des formats électroniques, cette demande doit en principe être respectée. Si cela s'avère impossible, l'instance environnementale mentionne dans sa décision quels sont les autres formes ou formats électroniques disponibles. Il est demandé à l'instance environnementale de faire preuve d'un minimum de bonne volonté afin de tenir compte, autant que possible, de la forme demandée par le demandeur («peuvent raisonnablement mettre à disposition»).

  • Le paiement d’une rétribution

    Le droit de consultation et le droit d'explication peuvent être exercés gratuitement.

    Une rétribution ne peut être demandée que pour une copie et ne peut pas excéder le prix coûtant, c'est-à-dire le prix du papier, l'amortissement de la photocopieuse, l'encre,…mais pas les frais de personnel consentis aux fins de sa délivrance.

    Pour les autorités administratives fédérales, les tarifs ont été fixés dans l'arrêté royal du 17 août 2007 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif ou d'un document qui contient des informations environnementales.

    Le montant de la rétribution est calculé, pour chaque demande, par document administratif ou par document qui contient des informations environnementales.

    • Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version noir et blanc dans un format qui ne dépasse pas le format A4, la rétribution est fixée à 0,05 euro par page. Les cinquante premières pages sont gratuites. Toutefois, lorsque le document comporte plus de cent pages, la rétribution est ramenée à 0,02 euro par page à partir de la cent et unième.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version noir et blanc, dans un format supérieur au format A4, mais ne dépassant pas le format A3, les rétributions par page mentionnées ci-dessus sont doublées.
    • Lorsqu'un document administratif comprend des pages de formats différents, la rétribution est calculée comme s'il s'agissait de deux demandes distinctes.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est demandée en tout ou en partie en version couleur ou dans un format supérieur au format A3, la rétribution correspond au prix coûtant.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est demandée sur un support différent d'un support papier, la rétribution correspond au prix coûtant.
    • Les copies délivrées par e-mail sont gratuites. Les rétributions sont payables au comptant si la copie est reçue par le demandeur auprès de l'autorité administrative. Celle-ci délivre un récépissé à titre de preuve de paiement.

    Si la copie est transmise au demandeur par la poste, les rétributions sont payées préalablement à cette transmission, par virement ou versement au compte chèque postal du comptable des recettes de l'autorité concernée. Dans ce cas, les frais de port s'ajoutent au montant des rétributions.

Statut BELPIC :
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