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L'exercice du droit d'accès

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La demande

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  • Comment ?

    La demande est adressée par écrit à l’instance administrative qui dispose du document administratif concerné. A l’heure actuelle, il y a lieu d’entendre par « par écrit » : par courrier, par fax ou par e-mail. Si vous souhaitez accéder personnellement à un document administratif, vous devez introduire votre demande par courrier ou dans un e-mail signé au moyen de votre carte d’identité électronique.

  • Forme

    Le législateur n’a pas imposé de forme spécifique pour la demande, si ce n’est qu’elle doit être écrite. Les demandes verbales et téléphoniques sont par conséquent exclues. En revanche, il existe la possibilité de rédiger une demande sur place ou de compléter un formulaire de demande si ce dernier est disponible. Quoi qu’il en soit, il n’est pas nécessaire que la demande soit envoyée par courrier recommandé.

  • Contenu

    Vous mentionnez de préférence le document administratif auquel vous souhaitez avoir accès. Il est cependant suffisant de mentionner clairement les circonstances en question pour autant qu'un fonctionnaire normalement familiarisé avec la matière concernée soit à même de comprendre ce que vous voulez dire.

    Vous ne devez pas apporter la preuve d'un intérêt, sauf si la demande a trait à des « documents à caractère personnel ». Un document à caractère personnel est un « document administratif comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d'un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne ». L'intérêt consiste dans ce cas en l'intérêt requis pour introduire un recours en annulation auprès du Conseil d'Etat. Cet intérêt doit par conséquent être personnel, direct, actuel et légitime. Le demandeur est réputé témoigner de l'intérêt requis si le document de nature personnelle a trait à sa propre personne.

    Vous mentionnez également dans la demande de quelle manière vous souhaitez exercer votre droit d'accès : par le biais d'une consultation, d'une explication ou de recevoir communication sous forme de copie.

    Pour qu'une instance administrative puisse éventuellement envoyer le document administratif demandé, il faut qu'elle dispose également de votre nom et de vos coordonnées. Une adresse e-mail suffit pour autant que le document demandé soit entièrement public, c'est-à-dire que tout le monde puisse y avoir accès.

    En dehors de l'exigence de prouver un intérêt, cette information peut encore être fournie par la suite.

  • A qui s’adresser ?

    La demande est adressée à l’instance administrative fédérale compétente, même si celle-ci a déposé le document dans une archive.

Le traitement de la demande

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  • L'enregistrement

    Lorsqu'une instance administrative fédérale reçoit une demande, elle la consigne dans les meilleurs délais dans un registre. L'envoi d'un accusé de réception et le délai de cet envoi dépendent des règles internes en vigueur au sein d'une instance administrative fédérale et figurent dans le protocole par lequel l'instance administrative fédérale concernée a concrétisé la charte de convivialité de l'administration.

    Ce n'est pas le moment de l'enregistrement, mais bien le moment de l'arrivée de la demande, qui marque le début du dél

  • L'obligation de renvoi

    Si une instance administrative fédérale constate qu’elle n’a pas le contrôle du document administratif demandé, elle en informe sans retard le demandeur et lui communique la dénomination et l’adresse de l’instance administrative qui, selon elle, est compétente pour délivrer ce document.

  • Le premier examen

    L’instance administrative examine si la demande est suffisamment claire et si l’intérêt est prouvé dans le cas où il s’avère que la demande a trait à un document à caractère personnel. Si l’intérêt requis fait défaut, la demande doit être refusée pour ce type de documents.

  • L'examen des motifs d'exception

    L'instance administrative examine ensuite si un ou plusieurs motifs d'exception doivent ou peuvent être invoqués. Cela vaut également pour les documents de nature personnelle, même s'il a été constaté que le demandeur témoignait de l'intérêt requis.

    La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration définit trois sortes de motifs d'exception.

    Un premier groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 1. Ceux-ci doivent être invoqués et valent à l'égard de toutes les autorités administratives, également non fédérales « dans la mesure où, pour des motifs relevant des compétences fédérales, la présente loi interdit ou limite la publicité de documents administratifs ». L'élément spécifique de ces motifs d'exception est que la publication ne peut être refusée que si l'autorité administrative a constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection de l'un des intérêts suivants :

    1. la sécurité de la population ;
    2. les libertés et les droits fondamentaux des administrés ;
    3. les relations internationales fédérales de la Belgique ;
    4. l'ordre public, la sûreté ou la défense nationale ;
    5. la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
    6. un intérêt économique ou financier fédéral, la monnaie ou le crédit public ;
    7. le caractère par nature confidentiel des informations d'entreprise ou de fabrication communiquées à l'autorité ;
    8. le secret de l'identité de la personne qui a communiqué le document ou l'information à l'autorité administrative à titre confidentiel pour dénoncer un fait punissable ou supposé tel.

    Un deuxième groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 2. Ceux-ci doivent également être invoqués et valent à l'égard de toutes les autorités administratives. Dans ce contexte, la publication doit être refusée lorsque l'autorité administrative constate que la publication du document administratif porte atteinte :

    1. à la vie privée, sauf si la personne concernée a préalablement donné son accord par écrit à la consultation ou à la communication sous forme de copie ;
    2. à une obligation de secret instaurée par la loi ;
    3. au secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles une autorité fédérale est associée.

    Ce n'est pas l'intérêt en lui-même qui est protégé, mais bien le fait que la publication porterait préjudice à l'un de ces intérêts.

    Le troisième groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 3. Ces motifs d'exception sont de nature facultative et ne peuvent être invoqués par les autorités administratives fédérales que si la demande :

    1. concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet;
    2. concerne un avis ou une opinion communiquée librement et à titre confidentiel à l'autorité;
    3. est manifestement abusive;
    4. est formulée de façon manifestement trop vague.

    La loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes ne comporte que cette troisième catégorie de motifs d'exception, mais signale explicitement qu'il faut en outre tenir compte « des autres exceptions établies par la loi, le décret ou l'ordonnance pour des motifs relevant de l'exercice des compétences de l'autorité fédérale, de la Communauté ou de la Région ».

La décision et son exécution

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  • La décision

    La législation fédérale en matière de publicité ne mentionne pas de délai dans lequel la décision doit être prise, mais bien un délai dans lequel la décision doit être communiquée au demandeur. Ce délai est de 30 jours et peut si nécessaire être étendu à 45 jours. En cas de prolongation, celle-ci doit être motivée dans le délai initial de trente jours.

    Si la décision est négative, le refus doit être motivé de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception trouvant leur raison d’être dans une loi, un décret ou une ordonnance peuvent être invoqués. Ces motifs d’exception ne se trouvent pas nécessairement uniquement dans la législation sur la publicité.

    Si un document administratif contient une œuvre protégée par les droits d’auteur, il y a lieu d’en faire mention.

  • L'exécution de la décision

    Une décision positive ou partiellement positive doit être exécutée dans les meilleurs délais. Le législateur n’a pas défini de délai spécifique. Lorsque le demandeur opte pour le droit de consultation, la possibilité doit lui en être offerte en concertation. De plus, le demandeur doit toujours avoir dans la pratique le droit d’exercer son droit de consultation.

  • Le paiement d'une rétribution

    Le droit de consultation et le droit d'explication peuvent être exercés gratuitement.

    Une rétribution ne peut être demandée que pour une copie. Cette rétribution ne peut pas être supérieure au prix coûtant, c'est-à-dire le prix du papier, de l'amortissement de la photocopieuse, de l'encre, ... mais pas les frais de personnel consentis aux fins de sa délivrance.

    Pour les autorités administratives fédérales, les tarifs sont fixés dans l'Arrêté Royal du 17 août 2007 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif ou d'un document qui contient des informations environnementales.

    Le montant de la rétribution est calculé pour chaque demande par document administratif ou par document qui contient des informations environnementales.

    • Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version noir et blanc dans un format qui ne dépasse pas le format A4, la rétribution est fixée à 0,05 euro par page. Les cinquante premières pages sont gratuites. Toutefois, lorsque le document comporte plus de cent pages, la rétribution est ramenée à 0,02 euro par page à partir de la cent unième.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version noir et blanc, dans un format supérieur au format A4, mais ne dépassant pas le format A3, les rétributions par page sont doublées.
    • Lorsqu'un document administratif comprend des pages de formats différents, la rétribution est calculée comme s'il s'agissait de deux demandes distinctes.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est demandée en tout ou en partie en version couleur ou dans un format supérieur au format A3, la rétribution correspond au prix coûtant.
    • Lorsque la copie d'un document administratif est demandée sur un support différent d'un support papier, la rétribution correspond au prix coûtant.
    • Les copies délivrées par e-mail sont gratuites.

    Les rétributions sont payables au comptant si la copie est reçue par le demandeur auprès de l'autorité administrative ou de l'instance environnementale. Celle-ci délivre un récépissé à titre de preuve de paiement.

    Si la copie est transmise au demandeur par la poste, les rétributions sont payées préalablement à cette transmission, par virement ou versement au compte chèque postal du comptable des recettes de l'autorité concernée. Dans ce cas, les frais de port s'ajoutent au montant des rétributions.

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