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Communication des informations mentionnées dans les registres

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  • Comment expliquer que certaines administrations communales refusent de délivrer des extraits ou certificats tirés des registres de l'état civil et de la population ?

    La communication d'informations relatives aux actes de l'état civil relève du Code civil (Service public fédéral Justice) qui stipule, en son article 45, que toute personne peut se faire délivrer des extraits des registres de l'état civil par les communes dépositaires desdits registres.

    Quant à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, elle est réglée par l'arrêté royal du 16 juillet 1992 qui, pour des raisons de protection de la vie privée, fixe de manière précise les conditions de délivrance d'un extrait ou certificat établi d'après les registres précités.

    Ainsi, toute personne peut obtenir un extrait des registres de la population ou un certificat établi d'après ces registres, pour autant que les informations qu'ils contiennent la concerne. La délivrance de ces documents se fait auprès de la commune où cette personne est inscrite à titre de résidence principale.

    Par contre, lorsqu'il s'agit d'un tiers, l'arrêté royal du 16 juillet précité prévoit en son article 3 que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.

    Par conséquent, à défaut de disposition légale ou réglementaire justificative, les communes ne peuvent pas communiquer à des tiers des informations (extraits ou certificats) tirées de leurs registres de la population.

  • Qu'entend-on par documents dont la délivrance est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi ?

    Il y a lieu d'entendre, entre autres, les documents qui sont nécessaires aux fins d'exécution ou de poursuite d'une procédure déterminée par la loi, le décret ou l'ordonnance, notamment le Code civil, le Code judiciaire et le Code d'instruction criminelle, ou par un arrêté pris en exécution de la loi, du décret ou de l'ordonnance.

  • Quelles sont les données concrètes qui peuvent être reprises sur un extrait tiré des registres de la population ?

    A moins que la loi n'en dispose autrement, les extraits et certificats tirés des registres de la population et du registre des étrangers ne peuvent mentionner que les informations prévues à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, à savoir : les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance, le sexe, la nationalité, la résidence principale, le lieu et la date du décès, la profession, l'état civil, la composition du ménage, le type de registre d'inscription, et la situation administrative des personnes inscrites au registre d'attente, la cohabitation légale, s'il échet l'existence du certificat d'identité et de signature, dans le sens de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification.

  • Peut-on obtenir des informations contenues dans les registres de la population à des fins généalogiques ?

    Jusqu'il y a peu, les personnes qui effectuent des recherches généalogiques ne pouvaient obtenir des informations contenues dans les registres de la population que lorsqu'elles faisaient explicitement mention dans leur demande de la disposition légale ou réglementaire dont ressortait le caractère nécessaire de cette recherche d'héritiers (par exemple, l'article 724 du Code civil, l'article 1168 du Code judiciaire ou l'article 42 de l'arrêté royal du 31 mars 1936 établissant le Code des droits de succession). Les personnes qui effectuaient des recherches généalogiques relatives à leur propre famille ne pouvaient à cette fin aucunement utiliser les informations contenues dans les registres de la population.

    L'arrêté royal du 5 janvier 2014 modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (Moniteur belge du 17 janvier 2014) prévoit toutefois une plus vaste possibilité d'accès aux registres de la population à des fins de recherches tant généalogiques qu'historiques et scientifiques.

    Conformément à l'arrêté royal du 5 janvier 2014, il est possible d'obtenir des extraits ou certificats relatifs à des tiers à des fins généalogiques ou historiques ou d'autres fins scientifiques.
    Si les extraits ou certificats demandés portent sur des registres de la population qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, ceux-ci peuvent être librement délivrés par l'administration communale. Si cela a été stipulé dans la demande, les extraits ou certificats demandés peuvent également mentionner la filiation ascendante.
    Si les extraits ou certificats demandés concernent des registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, la commune ne peut les délivrer au demandeur que moyennant le consentement écrit de la personne sur laquelle portent ces registres ou de l'un de ses descendants. Ce consentement peut également contenir l'autorisation de mentionner la filiation ascendante sur l'extrait ou le certificat demandé.

    Il existe en outre la possibilité de consulter librement, à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques, les registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans. Par contre, les registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans ne sont pas consultables.

  • Les détectives privés agréés qui agissent dans le cadre de leur profession peuvent-ils demander des informations concernant des personnes inscrites dans les registres de la population ?

    Certains détectives privés invoquent à tort l'article 1er, § 1er, 2°, de la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé pour exiger un accès aux registres de l'état civil et aux registres de la population.

    Cet article s'énonce comme suit :

    Art. 1er, § 1er. Au sens de la présente loi, est considéré comme détective privé toute personne physique qui, dans un lien de subordination ou non, exerce habituellement, contre rémunération et pour le compte d'autrui, des activités consistant à :

    2° recueillir des informations relatives à l'état civil, à la conduite, à la moralité et à la solvabilité de personnes.

    Le fait d'être un détective agréé ne crée toutefois aucun droit particulier à l'égard :

    • de la loi du 19 juillet 1991relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes pour étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et de ses arrêtés d'exécution ;
    • de l'accès aux actes de l'état civil : l'article 45 du Code civil reste d'application.

    Pour l'application de l'article 45 du Code civil, un détective privé est assimilé à un citoyen ordinaire (article 45, § 1er, alinéa 1er du Code civil). Il ne peut revendiquer à l'instar des notaires et des avocats le bénéfice de l'article 45, § 1er, alinéa 2 du Code civil.

    Un détective privé a, comme tout citoyen, un droit d'accès aux registres de la population afin d'y prendre connaissance des informations le concernant. Il ne peut toutefois pas faire valoir un mandat de son client pour demander des informations relatives à d'autres personnes.

    Les irrégularités éventuelles relatives à la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé peuvent être signalées au SPF Intérieur, Direction Sécurité et Prévention, Direction Sécurité privée, tél. 02/557.34.43 ou vps(at)ibz.fgov.be.

  • Les huissiers de justice peuvent-ils solliciter des informations extraites des registres de la population sans motiver ni justifier leurs demandes par un article du Code civil ou judiciaire ?

    Toute demande d'extrait ou de certificat établis d'après les registres de la population émanant d'un tiers doit se conformer strictement aux dispositions de l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers.

    Ainsi, les huissiers de justice peuvent obtenir des extraits ou certificats en vue de l'exécution de toute procédure prescrite, par exemple, par le Code civil ou judiciaire, mais les références légales de cette procédure doivent figurer explicitement sur la demande adressée à la commune.

    Quant à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques et l'arrêté royal du 16 mai 1986 autorisant l'accès des huissiers de justice audit Registre national, ils ne peuvent être invoqués à l'appui de telles demandes.

  • Une commune peut-elle délivrer un certificat de domicile et de nationalité à un avocat qui en fait la demande sans justification ?

    Une demande de délivrance d'un certificat de domicile et de nationalité d'une personne, introduite par un avocat, constitue une demande d'extrait des registres ou de certificat établi d'après ces registres et doit donc répondre à l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers.

    Par conséquent, la demande écrite et signée doit mentionner la procédure entreprise ou la disposition légale et réglementaire prévoyant ou autorisant la communication de ces informations.

    Toutefois, en vertu de l'article 2 de l'arrêté royal précité et de l'article 440, 2ème alinéa du Code judiciaire, un avocat peut demander des extraits ou certificats concernant la personne qu'il représente et, dans ce cas, sans avoir à justifier d'aucune procuration de son client.

  • Est-ce que les avocats peuvent recevoir directement les renseignements sollicités de la dernière commune de gestion sans devoir passer par différentes communes dans le cas où les personnes à propos desquelles ils demandent des informations ont été radiées

    Sans préjudice des restrictions prévues par l'article 4 de l’arrêté royal du 16 juillet 1992, l'extrait reprend uniquement les informations nécessaires à la procédure lorsque la personne à l'égard de laquelle elle s'exécute ou se poursuit est inscrite aux registres de la population ou au registre des étrangers de la commune où la demande a été introduite; si cette personne a été radiée, l'extrait indique la date de radiation et, selon le cas, la commune où elle a été, par la suite, inscrite ou qu'il s'agit d'une radiation d'office ou pour l'étranger.

    En outre, si cette personne est inscrite au registre de la population ou au registre des étrangers d'une autre commune belge au moment de la demande, la commune communique au demandeur la dernière adresse connue de cette personne (cf. Arrêté royal du 22 avril 2005 modifiant l’arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l’accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu’à la tenue à jour et au contrôle des informations et l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (M.B. 23.06.2005)).

    Par ailleurs, l'arrêté royal du 26 février 1997 (Moniteur belge du 14-03-1997) autorise l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques afin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice.

  • Une administration communale est-elle tenue de communiquer des informations tirées des registres de la population à l'Office national des Pensions ?

    L'article 19 de l'arrêté royal du 21 décembre 1967 portant règlement général du régime de retraite et de survie des travailleurs salariés dispose que l'Office national des Pensions est tenu de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéa 1er et 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ou lorsqu'il vérifie l'exactitude de ces informations.

    Le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent pas être obtenues auprès du Registre national. Dans ce cas, il y a lieu de joindre à la demande une attestation de la Banque Carrefour des utilisateurs du Registre national comme quoi l'information ne peut pas leur être communiquée.

  • Est-ce que les inspecteurs de l'Office national de l'Emploi peuvent demander aux communes de leur fournir tous les renseignements nécessaires à l'accomplissement de leur mission ?

    Oui, si les demandes d'informations tirées des registres de la population soumises aux communes peuvent être fondées, en autres, sur les articles 4, 2°, d et 6, § 1er de la loi du 16 novembre 1972 concernant l'inspection du travail. Dans ce cas, la commune peut alors communiquer ces informations aux inspecteurs concernés.

  • Des organismes bancaires peuvent-ils demander au service Population d'une commune de vérifier l'authenticité d'une carte d'identité ou d'un titre de séjour ?

    L'arrêté royal du 25 mai 2005 (M.B. 27.06.2005) détermine les personnes et institutions ayant accès au Registre des Cartes d'identité. L'accès au Registre des Cartes d'identité est réservé en principe aux membres de la police fédérale et locale, aux membres du personnel de la Direction générale de l'Office des étrangers du SPF Intérieur, ainsi qu'aux membres du personnel des administrations communales.

    D'autre part, l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers stipule que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi. Il faut entendre par là les documents qui sont nécessaires pour l'exécution d'une procédure déterminée par la loi.

    L'article 4 du même arrêté prévoit également que ces extraits ou certificats peuvent faire mention du titre d'identité de la personne concernée. Dans le cadre strict de cette disposition réglementaire, les informations relatives au titre d'identité d'une personne peuvent être communiquées à des tiers qui justifient d'une disposition légale ou réglementaire permettant la délivrance d'un tel extrait.

    Depuis fin 2008, il est à signaler qu'il est possible de contrôler l'authenticité d'une carte d'identité via le site www.checkdoc.be. Celui-ci est destiné à lutter contre la fraude à l'identité et le vol de documents d'identité.

    Son but est d'informer toute personne physique ou morale voulant réaliser une transaction financière, commerciale ou administrative pour laquelle un document d'identité est présenté si le document d'identité présenté est connu par les autorités belges comme volé, perdu, périmé ou non valide et, de cette manière, éviter à l'utilisateur de CHECKDOC d'être éventuellement victime d'une escroquerie basée sur la fraude à l'identité.

    L'utilisateur-type est le loueur de voitures, la banque ou l'institution de crédit, le secteur de l'hôtellerie, le notaire, le commerçant, etc.

    www.checkdoc.be est un moteur de recherche qui effectue une requête auprès du Registre national et de la banque de données des passeports sur la base du numéro d'identification du document présenté. En quelques secondes, l'utilisateur reçoit une réponse sous forme de « hit/no hit » et peut prendre une décision relative à sa transaction avec plus de sécurité.

  • Quel type de réponse une administration communale peut-elle apporter en ce qui concerne la fourniture de données à caractère personnel dans des cas de recherches de proches ?

    Pour des raisons de protection de la vie privée, la communication des informations contenues dans les registres de la population est soumise à des conditions très restrictives. En vertu de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, une adresse ne peut être communiquée à un tiers que si une disposition légale ou réglementaire est invoquée à l'appui de la demande.

    Toutefois, dans le cas où le collège communal/le collège des bourgmestre et échevins d'une commune déciderait quand même de prêter sa collaboration lors de la recherche de certaines personnes, par exemple pour des motifs d'ordre social ou humanitaire sans que les intéressés disposent d'un motif légal valable, il pourra toujours transmettre la demande reçue à la personne recherchée en lui laissant le choix des suites à y réserver, sans communiquer l'adresse au demandeur.

  • Les administrations communales peuvent-elles apporter leur concours à des organisations caritatives qui essaient d'entrer en contact avec les plus démunis ou des organismes tels que la Ligue des Familles ou l'O.N.E. qui souhaitent obtenir un relevé des...

    ... nouvelles familles installées dans la commune ou la communication régulière de la liste des naissances ?

    L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers prévoit à l'article 6 qu'aucune liste de personnes ne peut être communiquée à des tiers, excepté à des autorités ou à des organismes publics habilités par ou en vertu de la loi.

    Toutefois, dans le cadre de l'article 7 a) de l'arrêté royal précité, le collège des bourgmestre et échevins d'une commune peut décider de communiquer des listes aux organismes de droit belge remplissant des missions d'intérêt général qui n'ont pas fait l'objet d'une désignation nominative par le Roi pour avoir accès au Registre national des personnes physiques.

    Les conditions sont les suivantes :

    • la demande doit être écrite et suffisamment motivée ;
    • l'information est limitée aux renseignements prévus à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ;
    • l'organisme doit être de droit belge et doit jouir de la personnalité juridique ;
    • l'institution doit remplir des missions d'intérêt général, tel qu'il résulte de sa forme juridique (personne morale de droit public) ou de la nature de ses activités (personne morale de droit privé poursuivant un but caritatif, culturel ou philanthropique), à l'exception de tous les organismes poursuivant des buts commerciaux ou lucratifs ;
    • l'information ne peut être communiquée à des tiers et la finalité doit être mentionnée dans la demande.

    Il appartient au collège communal/collège des bourgmestre et échevins de se prononcer sur le bien-fondé de la demande et, au besoin, de réclamer les précisions nécessaires.

    En effet, la tenue à jour d'un fichier d'adresses ne constitue pas un motif autorisant la communication d'informations tirées des registres.

    Par ailleurs, les listes de naissances ne tombent pas dans le champ d'application des dispositions précitées. Il s'agit en fait de renseignements tirés des registres de l'état civil dont la publicité est régie par l'article 45 du Code civil. Les listes de naissances peuvent être fournies à des tiers à condition que les adresses et la filiation des personnes concernées n'y figurent pas.

  • Aux écoles qui en font la demande, les administrations communales peuvent-elles communiquer la liste des adresses de tous les habitants d'une commune nés au cours d'une année déterminée pour leur permettre de recruter de nouveaux élèves ?

    Dans le cadre de l'article 7 a) de l'arrêté royal du 16 juillet 1992, les écoles, tout comme les associations paroissiales ou sportives et les mouvements de jeunesse, peuvent entrer en ligne de compte pour recevoir des listes de personnes tirées des registres, pour autant que la finalité déclarée dans la demande corresponde à la mission d'intérêt général de l'institution. (Voir question précédente).

    Toutefois, faire une campagne de publicité personnalisée pour l'enseignement que l'on dispense ne répond pas au critère mentionné à l'article 7 a) de l'arrêté royal précité.

  • Comment une administration communale doit-elle procéder lorsqu'elle reçoit des demandes de renseignements d'Autorités étrangères concernant non pas une liste mais une seule personne avec les références de la législation nationale ?

    Dans ce cas, l'Autorité étrangère doit être considérée comme un tiers et c'est l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 qui est d'application. Les demandes de renseignements doivent être motivées afin que l'administration communale apprécie les motifs invoqués compte tenu de la finalité des registres.

    L'arrêté royal du 16 juillet précité prévoit en son article 3 que, lorsqu'il s’agit de tiers, toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.

    Par conséquent, à défaut de disposition légale ou réglementaire justificative, les communes ne peuvent pas communiquer à des tiers des informations (extraits ou certificats) tirées de leurs registres de la population.

  • Qui peut obtenir une liste de personnes inscrites aux registres ?

    L'article 6 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers stipule qu'aucune liste de personnes inscrites aux registres ne peut être communiquée à des tiers, excepté à des autorités ou à des organismes publics habilités par ou en vertu de la loi.

    Toutefois, par dérogation à l'article 6 de l'arrêté royal précité, sur demande écrite et en stipulant la finalité pour laquelle elles sont sollicitées, des listes de personnes, ne reprenant pas d'autres informations que celles énumérées à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, peuvent être communiquées :

    • aux organismes de droit belge remplissant des missions d'intérêt général (par exemple des organisations caritatives) ;
    • aux autorités étrangères avec l'accord préalable du SPF Affaires étrangères ;
    • aux partis politiques à des fins électorales pendant les six mois qui précèdent les élections ordinaires ou dans les quarante jours qui précèdent une élection anticipée ;
    • aux instituts de sondage agréés par le SPF Affaires économiques sur avis de la Commission des sondages d'opinion.

    Une personne peut néanmoins demander à l'administration communale de sa commune de résidence que son adresse ne soit pas communiquée à des tiers. Cette mention "adresse non communicable" est bien sûr sans effet lorsqu'il s'agit d'une demande d'adresse en application d'une disposition légale ou d'un titre exécutoire.

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