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Accès au Registre national

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Accès au Registre national

Par "Accès au Registre national des personnes physiques", il faut comprendre :

  • L'accès aux informations
  • La communication des informations
  • L'usage du numéro d'identification

1. Qui peut obtenir l'accès au Registre national?

Selon l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, l'autorisation d'accéder aux informations, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification est accordée par le Comité sectoriel du Registre national:

  1. aux autorités publiques belges pour les informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ;

  2. aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le Comité sectoriel du Registre national (cf. infra) ;

  3. aux personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants des autorités publiques belges et des organismes publics ou privés de droit belge visés aux 1° et 2° ; l'éventuelle sous-traitance se fait à la demande, sous le contrôle et sous la responsabilité desdits autorités et organismes ; ces sous-traitants doivent s'engager formellement à respecter les dispositions de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et à prendre les mesures nécessaires à cette fin, dont ils font état aux personnes pour lesquelles ils agissent en qualité de sous-traitants ;

  4. aux notaires et les huissiers de justice pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ;

  5. à l'Ordre des pharmaciens dans le but de communiquer à leurs membres la résidence principale d'un client auquel un médicament dangereux pour la santé aurait été remis ;

  6. à l'Ordre des barreaux francophones et germanophone et l' « Orde van de Vlaamse balies », dans le seul but de communiquer aux avocats les informations dont ils ont besoin pour les tâches qu'ils remplissent en tant qu'auxiliaires de la justice.

2. Demandes d'accès au Registre national

La loi du 25 mars 2003 modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (Moniteur belge du 28 mars 2003) simplifie la procédure d'accès au Registre national ainsi que celle ouvrant le droit d'utiliser le numéro d'identification du Registre national.
La longue procédure nécessitant un arrêté royal est remplacée par une nouvelle dont les principales caractéristiques sont stipulées ci-dessous.

Plusieurs étapes jalonnent la procédure permettant, peut-être, au terme de celle-ci, d'être autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques ou à certaines d'entre-elles ou à en obtenir communication.
Il est à noter que la procédure est identique pour solliciter l'accès aux données du Registre national des personnes physiques, leur communication et/ou l'utilisation du numéro d'identification.

1. Introduction de la demande
2. Avis technique et juridique
3. Délibération

  1. Introduction de la demande

    • Les demandes d'autorisation d'accès, de communication de données et d'utilisation du numéro d'identification doivent être adressées à la Commission de la protection de la vie privée qui transmettra la demande au Comité sectoriel du Registre national :

      Commission de la protection de la vie privée

      Rue de la Presse, 35
      1000 Bruxelles

      La demande doit être adressée par écrit. A cet effet, la Commission de la protection de la vie privée a mis sur son site à la disposition du public un modèle de formulaire, disponible à l'adresse suivante :

      http://www.privacycommission.be/fr/procedure-autorisation-rn

      Dans cette demande, plusieurs informations doivent figurer pour que le Comité sectoriel du Registre national puisse considérer la demande comme étant en état d'être examinée :

      • les coordonnées complètes du demandeur ainsi que l'indication d'une personne de contact (et ses coordonnées) ;

      • l'indication du ou des sous-traitant(s) éventuel(s), ainsi qu'une copie de la convention conclue avec le ou les sous-traitant(s) par laquelle ce(s) dernier(s) s'engage(nt) formellement à respecter la législation relative à la protection de la vie privée ;

      • la base légale, c'est-à-dire les dispositions légales ou réglementaires justifiant la demande ou la tâche d'intérêt général qui est envisagée ;

      • la description précise des finalités poursuivies, celles-ci devant être déterminées, explicites et légitimes ;

      • l'indication des données dont l'accès ou la communication est demandé, chacune des informations devant être adéquate, pertinente et non excessive ;

      • le type d'accès ou de communication qui est demandé: un accès ou une communication de données, de façon permanente ou ponctuelle (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, …) ;

      • la durée pour laquelle l'autorisation d'accès ou de communication est demandée et la durée pendant laquelle les données seront conservées, ainsi que les raisons justifiant ces délais ;

      • s'il est envisagé d'utiliser ces données uniquement en interne ou si elles seront communiquées à des tiers, et bien évidemment, qui sont ces tiers ;

      • en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification, indication des connexions au réseau lorsque le numéro d'identification sera utilisé comme clé d'identification dans le cadre d'échanges ou de communications d'informations à caractère personnel et, le cas échéant, indication des instances concernées par ces connexions également autorisées à utiliser le numéro d'identification.

        Outre la motivation de la demande proprement dite, le Comité sectoriel du Registre national attache également une très grande importance aux mesures de sécurité qui seront adoptées en vue de protéger les données issues du Registre national des personnes physiques.

    • Désignation du consultant en sécurité et politique de sécurité.

      • L'article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques impose à chaque autorité publique, organisme public ou privé autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, à en recevoir communication ou à utiliser le numéro d'identification, l'obligation de désigner, au sein ou en dehors de son personnel, un consultant en sécurité de l'information et en protection de la vie privée.

        Ce consultant en sécurité de l'information, dont l'identité devra être communiquée au Comité sectoriel du Registre national, doit être en mesure d'apprécier en toute indépendance la sécurité de l'information. C'est pourquoi le Comité sectoriel souhaite que lui soient également communiqués des renseignements suivants :

        • le profil de fonction du consultant en sécurité désigné, avec l'indication de sa place au sein de l'organisation, les résultats à atteindre et les compétences requises ;

        • la formation que l'intéressé a reçue ou dont il bénéficiera ;

        • le temps que l'intéressé peut consacrer à sa fonction de consultant en sécurité de l'information ;

        • les autres fonctions que l'intéressé exerce éventuellement et qui ne peuvent pas être incompatibles avec celle de consultant en sécurité de l'information ;

        • des informations relatives à la politique de sécurité de l'information qu'il a mise en place pour sécuriser le traitement de données envisagé.

      • Concernant cette dernière mention relative au plan de sécurité mis en place par le consultant en sécurité, il convient notamment de remplir de façon très précise et rigoureuse le « Questionnaire d'évaluation destiné à tout demandeur d'accès ou de connexion au Registre National et concernant les mesures de référence en matière de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel », mis à la disposition du public sur le site de la Commission de la protection de la vie privée :

        http://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/explications-questionnaire-evaluation-conseiller-en-securite-rn_0.pdf

        Ce questionnaire prévoit notamment que plusieurs documents doivent être communiqués au Comité sectoriel du Registre national, dont le plan de sécurité des informations.

  2. Avis technique et juridique

    Une fois qu'il estime que le dossier de demande est complet, le Comité sectoriel du Registre national envoie la demande à l'autorité de gestion du Registre national des personnes physiques, à savoir à la Direction générale Institutions et Population du Service Public Intérieur. Celle-ci dispose alors de quinze jours pour rendre un avis juridique et technique.

  3. Délibération

    • Le Comité sectoriel dispose de 30 jours pour statuer sur la demande d'autorisation. Ce délai prend cours à compter de la réception de l'avis juridique et technique ou à compter de l'expiration du délai de 15 jours au terme duquel ledit avis aurait dû être fourni.

      La décision est consignée dans une délibération. Celle-ci est ensuite communiquée au demandeur ainsi qu'à l'autorité de gestion, à savoir à la Direction générale Institutions et Population du Service public fédéral Intérieur.

      L'autorisation d'accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification reprend les conditions concrètes auxquelles il faut satisfaire pour pouvoir exercer le droit d'accès.

    • Dans sa délibération, le Comité sectoriel, au vu du dossier de demande qui lui aura été présenté, va soit refuser, soit accepter de répondre favorablement à la demande qui lui aura été soumise. Le Comité sectoriel peut également modaliser les autorisations d'accès ou de communication qu'il délivre. Ainsi, il pourra préciser les conditions et modalités selon lesquelles l'accès aux données du Registre national pourra être mis en œuvre :

      • quelles données pour quelles finalités ;

      • le cas échéant, autorisation d'accéder à l'historique des modifications apportées aux données ou à certaines d'entre elles uniquement, sur une période illimitée ou à partir d'une date précise ou sur une période bien déterminée ;

      • un accès permanent ou une seule communication, celle-ci pouvant être annuelle, mensuelle, hebdomadaire,…

    • Le Comité sectoriel peut par ailleurs accorder une autorisation d'accès ou de communication ou d'utilisation du numéro d'identification mais néanmoins décider de suspendre les effets de la délibération, par exemple, au motif que le demandeur ne lui pas communiqué un plan de sécurité ou que le consultant en sécurité de l'information n'a pas été désigné ou qu'il ne dispose pas de l'indépendance suffisante pour remplir correctement sa fonction en cette qualité.

    • Par ailleurs, dans certaines circonstances, face à un nombre important de demandes introduites en vue de l'accomplissement d'une même finalité, le Comité sectoriel du Registre national peut également accorder une autorisation unique.

    Pour pouvoir se prévaloir de cette autorisation, les organismes concernés doivent adresser au Comité sectoriel du Registre national une déclaration écrite et signée par laquelle ils s'engagent adhérer aux conditions exposées dans ladite délibération; les coordonnées de ces organismes sont ensuite publiées sur le site de la Commission de la protection de vie privée et communiquées aux services du Registre national.

    Le Comité sectoriel du Registre national met à disposition du public une lettre type qu'il est possible de télécharger à partir du site de la Commission de la protection de la vie privée et qu'il convient de compléter et d'envoyer au Comité sectoriel afin de pouvoir se prévaloir de l'autorisation générale.

Mise en œuvre de l’accès

Il est possible de consulter le Registre national des personnes physiques 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Pour les mises à jour, le Registre national des personnes physiques est accessible de 7h00 à 20h30 du lundi ou vendredi et de 9 h à 13 h le samedi.

L'autorisation accordée par la Commission est certes génératrice d'un droit : celui d'accéder aux informations définies dans la délibération (ou d'en obtenir communication) dans le cadre de finalités déterminées. L'obtention de ce droit génère également, selon le prescrit de la loi, l'interdiction de demander directement ces données à la personne concernée. En effet, dès qu'une donnée a été communiquée au Registre national et y a été enregistrée, la personne concernée n'est en aucun cas tenue de la communiquer directement aux autorités, organismes et personnes qui sont autorisées à consulter les données du Registre national. C'est le principe de la collecte unique consacré à l'article 6 § 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès a été accordé. Et ensuite ?

L'autorisation d'accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification reprend les conditions concrètes auxquelles il faut satisfaire pour pouvoir exercer le droit d'accès.

Dès que la Direction générale Institutions et Population du Service public fédéral Intérieur reçoit la délibération, un courrier est adressé au bénéficiaire afin de l'inviter à prendre contact avec le Service des Relations extérieures dont les coordonnées sont les suivantes :

Service public fédéral Intérieur

Direction générale Institutions et Population
Service des Relations extérieures
Rue des Colonies, 11
1000 Bruxelles
relations.exterieures(at)rrn.fgov.be

Coordonnées des personnes de contact du Service Relations extérieures :

Photo of Etienne  VAN VERDEGEM (NL) Etienne VAN VERDEGEM (NL)
Chef de service
 02/518.22.12
 02/518.27.12
Photo of Stefan  VAN DE VENSTER (NL) Stefan VAN DE VENSTER (NL)
Attaché
 02/518.20.74
 02/518.25.74
Photo of Zisso  BORAKIS (FR) Zisso BORAKIS (FR)
Attaché
 02/518.20.98
 02/518.25.98

Dans ce courrier, il est également demandé au bénéficiaire de compléter différents formulaires de connexions (volets A et B ou volet C) et de les renvoyer, par la poste ou par e-mail audit Service des Relations extérieures (relations.exterieures(at)rrn.fgov.be). Le formulaire « A » reprend les données d'identification du demandeur, le formulaire « B » reprend les spécifications techniques; le formulaire « C » concerne la gestion des utilisateurs.

Ces formulaires sont disponibles dans le menu "Formulaires".

Modes d'accès

Le Registre national des personnes physiques permet aux utilisateurs autorisés l'accès au Registre national par le biais d'un réseau de transmission de données.

Modes d'accès permettant d'accéder au Registre national ainsi que la procédure d'accès par navigateur internet (RRNWEB).

Formulaires

Statut BELPIC :
Statut RN :
BELPIC fonctionne de manière stable
BELPIC (accès aux "personnes physiques") est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
BELPIC est momentanément hors service
Le Registre National fonctionne de manière stable
Le Registre national (accès aux "personnes physiques") est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
Le Registre National est momentanément hors service