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Comment accéder aux informations du Registre national des personnes physiques?

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  • Comment accéder aux informations du Registre national des personnes physiques ?

    L'une des principales missions dévolues au Registre national des personnes physiques consiste à rendre disponibles les données d'identification relatives aux personnes physiques.

    Reste à savoir pour qui et comment…

    La troisième partie de ces « Questions-Réponses » s'attache plus particulièrement à expliquer de façon, espérons-le, la plus pratique et concrète possible, la procédure permettant d'accéder aux informations enregistrées au Registre national des personnes physiques, d'en recevoir communication ou d'utiliser le numéro d'identification.

    Plusieurs questions doivent au préalable être posées, la première question étant de savoir quels sont ceux qui peuvent accéder aux données du Registre national des personnes physiques. Ainsi, la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques détermine limitativement les autorités, instances, organismes ou personnes qui peuvent y accéder.

    Il convient ensuite de savoir précisément en quoi le fait d'accéder aux données du Registre national des personnes physiques s'avère nécessaire. En effet, toute demande d'accès aux données du Registre national des personnes physiques doit répondre au principe de la finalité, celle-ci devant être déterminée, explicite et légitime.

    Enfin, reste à déterminer quelles sont les informations, parmi celles enregistrées au Registre national des personnes physiques, qui seront réellement utiles dans le cadre des finalités justifiant la nécessité d'accéder audit registre. Il s'agit de vérifier si le critère de proportionnalité est bien respecté; les données devant être adéquates, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités poursuivies.

  • Qui peut accéder aux données du Registre national des personnes physiques, en recevoir communication ou utiliser le numéro d’identification?

    En bref :

    • les autorités publiques belges, pour les informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance;
    • les organismes publics ou privés de droit belge pour l'accomplissement de tâches d'intérêt général;
    • les sous-traitants des deux catégories ci-dessus, sous le contrôle et la responsabilité de ceux-ci;
    • les notaires et huissiers de justice;
    • l'Ordre des pharmaciens;
    • l'Ordre des barreaux francophones et germanophone et l'Orde van de Vlaamse balies.

    La loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques détermine de façon limitative les autorités, organismes et personnes qui peuvent accéder aux données du Registre national des personnes physiques, en obtenir communication et/ou utiliser le numéro d'identification.

    1. Ainsi, l'article 5 de cette loi stipule que peuvent accéder au Registre national des personnes physiques:

      • les autorités publiques belges ;
      • les organismes publics ou privés de droit belge.

      Attention cependant !

      Encore faut-il que la demande d'accès intervienne dans le cadre de l'accomplissement de tâches et missions bien déterminées. La loi précise en effet que les autorités publiques belges ne peuvent accéder qu'aux seules informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance.

      Les organismes publics ou privés de droit belge, quant à eux, ne peuvent accéder qu'aux seules informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance, ou de tâches qui auront été reconnues comme telles par le Comité sectoriel du Registre national.

      Les mêmes conditions s'appliquent également pour l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques (voir l'article 8 de la loi du 8 août 1983 qui réfère à l'article 5 de la même loi).

    2. Par ailleurs, la loi précitée du 8 août 1983 autorise également expressément d'autres instances à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques.

      Il s'agit :

      • des notaires et des huissiers de justice, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance;
      • de l'Ordre des pharmaciens, afin de pouvoir communiquer à ses membres l'adresse d'un client auquel un médicament dangereux pour la santé aurait été délivré;
      • de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone ainsi que de l'Orde van de Vlaamse balies, afin de pouvoir communiquer aux avocats les informations dont ces derniers ont besoin pour les tâches qu'ils remplissent en tant qu'auxiliaires de justice.
    3. Enfin, la loi précitée du 8 août 1983 indique également que les sous-traitants d'une autorité publique belge ou d'un organisme de droit belge pourront également accéder aux données du Registre national des personnes physiques sous le contrôle et la responsabilité de ces derniers.

      Il convient d'attirer l'attention sur le fait que ces personnes, physiques ou morales, qui agiront en qualité de sous-traitants, doivent au préalable s'engager formellement à respecter les dispositions, non seulement de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national des personnes physiques mais également celles de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

      Ainsi, le sous-traitant devra apporter des garanties suffisantes au regard des mesures techniques de sécurité et d'organisation relatives aux traitements. Il est à cet effet renvoyé à l'article 16, § 1er, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, qui détermine les conditions auxquelles doit répondre le contrat conclu entre le bénéficiaire d'une autorisation d'accès et son sous-traitant.

      Tant l'engagement ainsi que le contrat établissant la sous-traitance devront être communiqués au Comité sectoriel du Registre national.

    4. Il convient cependant d'insister sur un point important.

      Le fait de faire partie des instances visées par l'article 5 de la loi du 8 août 1983 ne permet en effet pas d'être dispensé de l'obligation d'être expressément autorisé par l'autorité compétente, à savoir le Comité sectoriel du Registre national, ce dernier réglant notamment les modalités et les conditions selon lesquelles l'autorisation d'accès pourra être mise en œuvre.

  • Les sociétés privées peuvent-elles accéder aux données du Registre national des personnes physiques?

    La loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques stipule que les organismes publics ou privés de droit belge, en ce compris les sociétés privées, peuvent accéder aux seules informations nécessaires à l’accomplissement des tâches d’intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance ou de tâches qui auront été reconnues comme telles par le Comité sectoriel.

    Dans ces conditions, des sociétés privées, mais également des a.s.b.l., des intercommunales, … peuvent effectivement se voir autoriser à accéder à l’ensemble ou à certaines des données enregistrées au Registre national des personnes physiques. Le Comité sectoriel du Registre national portera néanmoins une attention particulière aux finalités poursuivies, d’autant plus s’il lui appartient d’évaluer le caractère d’intérêt général de celles-ci.

    Les mêmes considérations valent également pour les demandes d’utilisation du numéro d’identification.

  • Comment doit-on justifier sa demande d’accès ? Quelles sont les finalités qui peuvent justifier un accès aux données du Registre national des personnes physiques, leur communication ou l’utilisation du numéro d’identification?

    Les autorités publiques belges peuvent accéder aux informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance et les organismes publics ou privés de droit belge peuvent accéder aux informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches qui auront été reconnues comme telles par le Comité sectoriel du Registre national.

    Il en est de même en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification.

    Il convient dès lors de vérifier si les finalités pour lesquelles l'accès est demandé correspondent aux critères définis par la loi.

    Lors de l'examen d'une demande d'accès aux données, de communication de ces mêmes données ou d'utilisation du numéro d'identification, le Comité sectoriel du Registre national vérifiera si les finalités présentent les trois caractéristiques suivantes.

    Les finalités poursuivies doivent en effet être :

    • déterminées : « Que va-t-on faire exactement avec les données ? » ;
    • explicites : « Sont-elles décrites de telle façon qu'elles soient parfaitement compréhensibles non seulement pour le Comité sectoriel mais également pour chaque citoyen ? » ;
    • légitimes : « Sont-elles expressément prévues par une loi, un décret ou une ordonnance ou peuvent-elles être qualifiées d'intérêt général ? ».

    Selon la Commission de la protection de la vie privée, la finalité poursuivie pourra être considérée comme étant d'intérêt général lorsque l'intérêt du responsable à traiter les données est supérieur à celui de la personne dont les données sont consultées à ce que ses données ne soient pas traitées.

  • Peut-on demander à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques à des fins de facturation ?

    Oui, du moins à partir du moment où le demandeur répond aux différentes conditions de compétence (voir la question ci-dessus: « Qui peut accéder aux données du Registre national des personnes physiques? ») et de sécurité (voir question ci-dessous: « Concrètement, comment procéder pour introduire une demande d'accès ou de communication aux données du Registre national ou d'utilisation du numéro d'identification? ») et intervient dans le cadre de l'accomplissement d'une tâche reconnue par le Comité sectoriel comme étant d'intérêt général.

    Le Comité sectoriel estime en effet que la facturation de services prestés dans le cadre d'activités d'intérêt général peut être considérée comme inhérente à la mission d'intérêt général.

    A titre d'exemple, on peut notamment citer certaines intercommunales chargées de la fourniture d'eau ou de gaz et d'électricité, les hôpitaux, les laboratoires agréés de biologie clinique,… qui ont été autorisés à accéder aux données du Registre national des personnes physiques afin de pouvoir procéder de façon efficace à la facturation de leurs prestations ainsi que pour les opérations de recouvrement de factures.

    Evidemment, dans cette hypothèse, seul l'accès aux informations strictement nécessaires à ces opérations est autorisé. L'information relative à la nationalité paraît en effet inadéquate lorsqu'il s'agit d'adresser une facture à un client.

  • A quelles données peut-on accéder ?

    Les données auxquelles on veut accéder doivent être adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la (aux) finalité(s) poursuivie(s). Il s'agit là de vérifier le critère de proportionnalité. Cet examen va porter sur chacune des données dont l'accès est demandé, et donc pas seulement sur l'accès en général. Pour chaque donnée, il convient dès lors de se poser la question de savoir si l'accès à cette donnée est:

    • adéquat et pertinent : « L'accès à cette donnée est-il vraiment nécessaire et me permettra-t-il d'accomplir avec une efficacité accrue la tâche envisagée ? »;
    • non excessif, ce critère se fondant par rapport à la protection de la vie privée de la personne concernée: « N'existe-t-il pas un moyen d'obtenir l'information recherchée qui serait plus respectueux de la vie privée ? ».

    Par exemple, certains organismes ont demandé, à des fins de facturation, à être autorisés à accéder à l'information relative à la nationalité. Il en est de même en ce qui concerne les données relatives au lieu de naissance ou de décès. Il s'agit là de données dont l'accès sera le plus souvent jugé inadéquat et non pertinent; y accéder serait excessif car non respectueux de la vie privée.

    Concernant l'accès aux informations légales ainsi qu'aux types d'informations qui y sont associés, il convient par ailleurs de signaler les règles suivantes.

    Premièrement, lorsque le Comité sectoriel du Registre national autorise l'accès à une information légale déterminée, l'ensemble des types d'information (TI) associés à cette information au moment de l'autorisation est communiqué au demandeur (voir la question n° 1 de la 2ième partie: « Qu'est-ce qu'un TI (type d'information) ? »).

    Ensuite, en ce qui concerne les autorisations d'accès qui ont été octroyées avant l'adoption de l'arrêté royal du 8 janvier 2006 déterminant les types d'information associés aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, soit par arrêté royal, soit par délibération, l'accès est autorisé à l'ensemble des types d'information associés à chacune des informations dont ils peuvent avoir accès, dans la mesure où ces types d'information ont été déterminés dans la version initiale dudit arrêté royal du 8 janvier 2006.

    Enfin, seules les données qui existent au moment de l'autorisation d'accès, que celle-ci soit octroyée par un arrêté royal ou par une délibération, peuvent être communiquées. L'accès à de nouvelles informations qui, entre-temps, auraient été créées, doit donc faire l'objet d'une nouvelle demande d'autorisation. Il en va de même en ce qui concerne les types d'information qui seraient ultérieurement associés à une information légale.

  • Concrètement, comment procéder pour introduire une demande d’accès ou de communication aux données du Registre national des personnes physiques ou d’utilisation du numéro d’identification?

    Plusieurs étapes jalonnent la procédure permettant, peut-être, au terme de celle-ci, d'être autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques ou à certaines d'entre-elles.

    Il est à noter que la procédure est identique pour solliciter l'accès aux données du Registre national des personnes physiques, leur communication et/ou l'utilisation du numéro d'identification.

    En bref :

    • introduction de la demande
    • mesures de sécurité
    • avis technique et juridique
    • délibération

     

    ⇒ Introduction de la demande

    Les demandes d'autorisation d'accès, de communication de données et d'utilisation du numéro d'identification doivent être adressées à la Commission de la protection de la vie privée qui transmettra la demande au Comité sectoriel du Registre national.

    Commission de la protection de la vie privée
    Rue de la Presse, 35
    1000 Bruxelles

    La demande doit être adressée par écrit. A cet effet, la Commission de la protection de la vie privée a mis sur son site à la disposition du public un modèle de formulaire :

    http://www.privacycommission.be/fr/procedure-autorisation-rn#section-2

    Dans cette demande, plusieurs informations doivent figurer pour que le Comité sectoriel du Registre national puisse considérer la demande comme étant en état d'être examinée:

    • les coordonnées complètes du demandeur ainsi que l'indication d'une personne de contact (et ses coordonnées),
    • l'indication du ou des sous-traitant(s) éventuel(s), ainsi qu'une copie de la convention conclue avec le ou les sous-traitant(s) par laquelle ce(s) dernier(s) s'engage(nt) formellement à respecter la législation relative à la protection de la vie privée,
    • la base légale, c'est-à-dire les dispositions légales ou réglementaires justifiant la demande ou la tâche d'intérêt général qui est envisagée,
    • la description précise des finalités poursuivies, celles-ci devant être déterminées, explicites et légitimes,
    • l'indication des données dont l'accès ou la communication est demandé, chacune des informations devant être adéquate, pertinente et non excessive,
    • le type d'accès ou de communication qui est demandé: un accès ou une communication de données, de façon permanente ou ponctuelle (annuelle, mensuelle, hebdomadaire,…),…
    • d'une part, la durée pour laquelle l'autorisation d'accès ou de communication est demandée et, d'autre part, la durée pendant laquelle les données seront conservées, ainsi que les raisons justifiant ces délais,
    • s'il est envisagé d'utiliser ces données uniquement en interne ou si elles seront communiquées à des tiers, et bien évidemment, qui sont ces tiers,
    • en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification, indication des connexions au réseau lorsque le numéro d'identification sera utilisé comme clé d'identification dans le cadre d'échanges ou de communication d'informations à caractère personnel et, le cas échéant, indication des instances concernées par ces connexions également autorisées à utiliser le numéro d'identification.

    Outre la motivation de la demande proprement dite, le Comité sectoriel du Registre national attache également une très grande importance aux mesures de sécurité qui seront adoptées en vue de protéger les données issues du Registre national des personnes physiques.

     

    ⇒ Désignation du consultant en sécurité et politique de sécurité

    En bref :

    • désignation d'un consultant en sécurité de l'information
    • politique de sécurité et plan de sécurité
    • logging
    1. L'article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques impose à chaque autorité publique, organisme public ou privé autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, à en recevoir communication ou à utiliser le numéro d'identification, l'obligation de désigner, au sein ou en dehors de son personnel, un consultant en sécurité de l'information et en protection de la vie privée.

      Ce consultant en sécurité de l'information, dont l'identité devra être communiquée au Comité sectoriel du Registre national, doit être en mesure d'apprécier en toute indépendance la sécurité de l'information. C'est pourquoi le Comité sectoriel souhaite que lui soient également communiqués des renseignements suivants:

      • le profil de fonction du consultant en sécurité désigné, avec l'indication de sa place au sein de l'organisation, les résultats à atteindre et le compétences requises,
      • la formation que l'intéressé a reçue ou dont il bénéficiera,
      • le temps que l'intéressé peut consacrer à sa fonction de consultant en sécurité de l'information,
      • les autres fonctions que l'intéressé exerce éventuellement et qui ne peuvent pas être incompatibles avec celle de consultant en sécurité de l'information,
      • des informations relatives à la politique de sécurité de l'information qu'il a mise en place pour sécuriser le traitement de données envisagé.
    2. Concernant cette dernière mention relative au plan de sécurité mis en place par le consultant en sécurité, il convient notamment de remplir de façon très précise et rigoureuse la « Déclaration de conformité relative à la sécurité du système d'information faisant l'objet de la demande d'autorisation d'accès ou de connexion au registre national » ainsi que la «Proposition de désignation d'un conseiller en sécurité de l'information », mis à la disposition du public sur le site de la Commission de la protection de la vie privée :

      http://www.privacycommission.be/fr/procedure-autorisation-rn (in fine)

      Selon la Commission de la protection de la vie privée, la sécurité des informations doit être testée sur la base des sept caractéristiques suivantes:

      • la confidentialité (seules les personnes habilitées peuvent avoir accès aux informations),
      • l'intégrité (les données ne peuvent pas être modifiées),
      • la disponibilité (les données doivent être accessibles et utilisables),
      • l'imputabilité (identification de l'auteur des données et de celui qui traite les données),
      • la non-répudiation (être en mesure de prouver que les données ont subi un traitement sans qu'il ne soit possible de le nier ultérieurement),
      • l'authenticité (pouvoir prouver que les données se rapportent à une personne déterminée et pas à une autre),
      • fiabilité.

      Un des aspects importants du plan de sécurité, tels que l'identification des supports, l'information du personnel, la gestion d'urgence des incidents,…, consiste en la mise en place d'un système d'archivage des consultations, également appelé « logging ».

    3. Chaque bénéficiaire d'une autorisation d'accès au Registre national des personnes physiques doit en effet être en mesure de pouvoir préciser quelle personne a consulté quelles données au sujet d'une personne déterminée, à quel moment et pour quelle raison. C'est pourquoi il est plus que recommandé de mettre en place un système de logging permettant de conserver la trace de l'ensemble des consultations et ce, sur une période d'au moins 10 ans.

     

    ⇒ Avis technique et juridique

    Une fois qu'il estime que le dossier de demande est complet, le Comité sectoriel du Registre national envoie la demande à l'autorité de gestion du Registre national des personnes physiques, à savoir à la Direction générale Institutions et Population du Service public Intérieur. Celle-ci dispose alors de quinze jours pour rendre un avis juridique et technique.

     

    ⇒ Délibération

    En Bref :

    • délibération
    • refus ou autorisation, modalités
    • suspension des effets de l'autorisation
    • autorisations générales
    • Le Comité sectoriel dispose de 30 jours pour statuer sur la demande d'autorisation. Ce délai prend cours à compter de la réception de l'avis juridique et technique ou à compter de l'expiration du délai de 15 jours au terme duquel ledit avis aurait dû être fourni.

      La décision est consignée dans une délibération. Celle-ci est ensuite communiquée au demandeur ainsi qu'à l'autorité de gestion, à savoir à la Direction générale Institutions et Population du Service public fédéral Intérieur.

      L'autorisation d'accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification reprend les conditions concrètes auxquelles il faut satisfaire pour pouvoir exercer le droit d'accès.

    • Dans sa délibération, le Comité sectoriel, au vu du dossier de demande qui lui aura été présenté, va soit refuser, soit accepter de répondre favorablement à la demande qui lui aura été soumise. Le Comité sectoriel peut également modaliser les autorisations d'accès ou de communication qu'il délivre. Ainsi, il pourra préciser les conditions et modalités selon lesquelles l'accès aux données du Registre national pourra être mis en œuvre:

      • quelles données pour quelles finalités,
      • le cas échéant, autorisation d'accéder à l'historique des modifications apportées aux données ou à certaines d'entre elles uniquement, sur une période illimitée ou à partir d'une date précise ou sur une période bien déterminée,
      • un accès permanent ou une seule communication, celle-ci pouvant être annuelle, mensuelle, hebdomadaire,…
    • Le Comité sectoriel peut par ailleurs accorder une autorisation d'accès ou de communication ou d'utilisation du numéro d'identification mais néanmoins décider de suspendre les effets de la délibération, par exemple, au motif que le demandeur ne lui pas communiqué un plan de sécurité ou que le consultant en sécurité de l'information n'a pas été désigné ou qu'il ne dispose pas de l'indépendance suffisante pour remplir correctement sa fonction en cette qualité.

      En effet, à de nombreuses reprises, le Comité sectoriel a refusé d'accepter la désignation du consultant en sécurité au motif que ce dernier occupait au sein de l'organisation du demandeur (le plus souvent au sein du service Informatique) une position incompatible avec la fonction même de consultant en sécurité de l'information; le consultant étant dès lors à la fois juge et partie étant donné qu'il devrait surveiller une politique de sécurité qu'il applique lui-même et qu'il y aurait par conséquence un risque de conflit d'intérêt dans son chef.

    • Par ailleurs, dans certaines circonstances, face à un nombre important de demandes introduites en vue de l'accomplissement d'une même finalité, le Comité sectoriel du Registre national peut également accorder une autorisation unique.

      Pour pouvoir se prévaloir de cette autorisation, les organismes concernés doivent adresser au Comité sectoriel du Registre national une déclaration écrite et signée par laquelle ils s'engagent adhérer aux conditions exposées dans ladite délibération; les coordonnées de ces organismes sont ensuite publiées sur le site de la Commission de la protection de vie privée et communiquées aux services du Registre national.

      Le Comité sectoriel du Registre national met à disposition du public une lettre type qu'il est possible de télécharger à partir du site de la Commission de la protection de la vie privée et qu'il convient de compléter et d'envoyer au Comité sectoriel afin de pouvoir se prévaloir de l'autorisation générale.

      Attention ! Seules les demandes introduites sous cette forme sont déclarées recevables par le Comité sectoriel du Registre national.

      On peut citer, par exemple, la délibération n°21/2009 du 25 mars 2009 portant autorisation unique pour les hôpitaux d'accéder au Registre national des personnes physiques et d'utiliser le numéro d'identification des personnes physiques en vue de la vérification et de l'actualisation des données d'identification de leurs patients, de leur identification univoque au sein du dossier médical visé à l'article 15 de la loi précitée du 7 août 1987 ainsi qu'en vue de la gestion de la facturation.

      Ou la délibération n°35/2010 du 6 octobre 2010 portant autorisation unique pour les laboratoires agréés de biologie clinique afin d'accéder au Registre national des personnes physiques et d'utiliser le numéro d'identification de ce registre en vue de la vérification et de l'actualisation des données d'identification des patients, de leur identification univoque dans les dossiers des laboratoires ainsi que de la gestion de la facturation.

  • Est-il possible d’accéder aux informations des registres de population par le biais du Registre national des personnes physiques?

    Oui.

    En application de l'article 16,12°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, le Comité sectoriel du Registre national peut « obliger les communes, lorsque les autorités publiques belges ou les organismes publics et privés de droit belge qui remplissent une mission d'intérêt général (…), peuvent demander aux communes en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance, d'autres informations que celles mentionnées à l'article 3, à fournir ces données par le biais du Registre national », ce même article précisant en outre que les données ainsi fournies ne sont pas conservées au Registre national, ce qui veut dire que ces informations ne peuvent pas être considérées comme étant des informations légales au sens de la loi précitée du 8 août 1983.

    Cette autorisation peut porter sur n'importe quelle donnée enregistrée dans les registres de la population. Ces données sont énumérées dans l'arrêté royal du 16 juillet 1992 déterminant les informations mentionnées dans les registres de la population et dans le registre des étrangers.

    Pour solliciter l'accès à ces informations, à l'instar des informations légales du Registre national des personnes physiques, il convient d'introduire une demande écrite auprès de la Commission de la protection de la vie privée en signalant:

    • ses coordonnées complètes ainsi que l'indication d'une personne de contact (et ses coordonnées),
    • la base légale, c'est-à-dire les dispositions légales ou réglementaires justifiant la demande ou la tâche d'intérêt général qui est envisagée,
    • la description précise des finalités poursuivies, celles-ci devant être déterminées, explicites et légitimes,
    • l'indication des données dont l'accès ou la communication est demandé, chacune des informations devant être adéquate, pertinente et non excessive,
    • d'une part, la durée pour laquelle l'autorisation d'accès ou de communication est demandée et, d'autre part, la durée pendant laquelle les données seront conservées, ainsi que les raisons justifiant ces délais,
    • s'il est envisagé d'utiliser ces données uniquement en interne ou si elles seront communiquées à des tiers.

    Comme pour l'accès aux données légales, le Comité sectoriel du Registre national portera une attention particulière aux mesures de sécurité adoptées en vue de préserver la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données obtenues.

  • Où est-il possible de consulter les autorisations d’accès ?

    L'ensemble des autorisations permettant l'accès aux données du Registre national des personnes physiques, leur communication et l'utilisation du numéro d'identification, que ce soit par une loi, un arrêté royal ou une délibération, est consultable à l'adresse suivante:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/acces-au-registre-national/

  • Je suis un généalogiste: puis-je consulter le Registre national des personnes physiques à des fins de recherche généalogique?

    Non.

    En l'état actuel de la législation relative au Registre national des personnes physiques, les généalogistes ne peuvent pas accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, ni les consulter, ni en recevoir communication.

    Il est cependant renvoyé à la question de la 1ière partie: « Quelle est la différence entre le Registre national des personnes physiques et les registres de l'Etat civil ? », où il est notamment question, in fine, de l'accès des généalogistes aux données enregistrées dans les registres de l'état civil et ceux de la population.

  • Est-il possible de consulter le Registre national des personnes physiques à des fins de recherche scientifique?

    Oui.

    La loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques indique que l'autorisation d'accéder aux informations légales, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification est accordée par le Comité sectoriel du Registre national aux « organismes publics ou privés de droit belge pour les informations nécessaires à l'accomplissement de tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par le comité sectoriel précité ».

    Dans la mesure où les universités ou des établissements d'enseignement supérieur belges jouissent de la personnalité juridique, ils peuvent tout à fait être autorisés à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, à en recevoir communication et/ou à utiliser le numéro d'identification dans le cadre de recherches ou d'études scientifiques, mais également statistiques ou historiques. Les recherches ou études envisagées doivent cependant être considérées par le Comité sectoriel du Registre national comme poursuivant un objectif d'intérêt général.

    La procédure à suivre pour introduire auprès du Comité sectoriel une demande d'accès ou de communication de données à des fins scientifiques est la même que celle prévue pour toute demande d'accès aux informations du Registre national des personnes physiques, de communication de ces données et/ou d'utilisation du numéro d'identification, que ce soit en ce qui concerne la description de la ou des finalités poursuivie(s), le caractère proportionnel des données demandées par rapport à ces finalités ou les mesures de sécurité,...

    A de nombreuses reprises, des groupes de recherche relevant des différentes universités belges ont ainsi obtenu l'autorisation d'accéder à des informations enregistrées au Registre national des personnes physiques ou d'en obtenir communication dans le cadre de la réalisation d'études ou de recherche portant sur des thèmes divers et variés.

    Par exemple, des groupes de recherche universitaires ont ainsi obtenu la communication d'informations du Registre national des personnes physiques dans le cadre d'études ou de recherches menées, principalement, dans le domaine de la santé mais également dans les domaines relevant de la sociologie (évolution démographique, mouvements de la population, …), de la criminologie (toxicomanie, évolution de la criminalité, sentiment d'insécurité,…), sur les habitudes de consommation, sur les modes de déplacement, en matière d'enseignement,...

    Il convient de signaler que généralement, les demandes introduites à des fins scientifiques visent à obtenir la communication de données sous la forme d'échantillons aléatoires. En effet, le Registre national des personnes physiques, dans la mesure où y sont enregistrées non seulement des données actuelles mais également l'historique de ces données, permet de toutes sortes de combinaisons de critères de stratification.

    Et à partir de ces échantillons représentatifs de la population, il est également souvent envisagé de procéder à des enquêtes, que ce soit par voie postale, par téléphone ou en questionnant directement les personnes concernées en « face to face ».

    Attention !

    Il est important de rappeler qu'avant de procéder à ces enquêtes, les promoteurs doivent souscrire préalablement à un Code de bonne conduite qui a été officialisé dans l'avis n°27/2008 du 3 septembre 2008 de la Commission de la protection de la vie privée.

    Ce Code de bonne conduite prévoit notamment qu'en cas d'envoi de questionnaires écrits pour une enquête unique, il appartiendra aux services du Registre national d'envoyer les questionnaires accompagnés d'une lettre d'introduction expliquant l'enquête en question, ainsi que les éventuels rappels. Les services du Registre national ne transmettent au promoteur de l'enquête que les seules données permettant une analyse des refus de répondre constatés.

    Dans le cas d'enquêtes téléphoniques ou orales, les données relatives aux personnes faisant partie de l'échantillon pourront être communiquées au promoteur de l'enquête à condition que celui-ci s'engage à respecter un certain nombre de conditions:

    • avoir obtenu le consentement de la personne concernée, après l'avoir préalablement informée quant aux finalités de l'enquête;
    • que les interviewers aient reçu une formation adéquate;
    • pouvoir assurer la sécurité des données à caractère personnel, notamment en procédant au codage des informations;
    • publier des rapports et des publications ne contenant que des données anonymes.

    Il est par ailleurs important de signaler l'existence d'un « Vade-mecum du chercheur », très complet, qui informe les chercheurs quant aux dispositions légales qui leur sont applicables lors d'une recherche au cours de laquelle des données à caractère personnel, en ce compris celles du Registre national des personnes physiques, sont utilisées.

    Ce « Vade-mecum du chercheur » est disponible sur le site Internet de la Commission de la protection de la vie privée à l'adresse suivante:

    http://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/vade-mecum-du-chercheur_0.pdf

  • Comment obtenir un échantillon ?

    En vertu de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, le Comité sectoriel du Registre national peut autoriser, à partir des données enregistrées au Registre national des personnes physiques, la constitution d'échantillons portant sur un certain nombre de données.

    Ces demandes interviennent le plus souvent dans le cadre de recherche scientifique (voir la question précédente : « Est-il possible de consulter le Registre national des personnes physiques à des fins de recherche scientifique ? ») mais peuvent également être demandées à d'autres fins à partir du moment où le caractère d'intérêt général peut être démontré.

    Le Registre national des personnes physiques, dans la mesure où y sont enregistrées non seulement des données actuelles mais également l'historique de ces données, permet de pouvoir modaliser les demandes de constitution d'échantillons selon non seulement l'âge, le sexe, le lieu de résidence, … mais également en combinant ces différents de critères de stratification.

    La constitution d'un échantillon peut être demandée à des fins statistiques; dans ce cas, seules des données anonymes sont nécessaires. Mais le plus souvent, les échantillons sont demandés afin de réaliser des enquêtes, ce qui nécessite de disposer de données d'identification des personnes faisant partie de l'échantillon afin de pouvoir les contacter, ne serait-ce que pour savoir si elles sont d'accord de participer à l'enquête envisagée, mais également afin de pouvoir procéder à l'enquête proprement dite, soit en leur envoyant un questionnaire par voie postale, soit en les questionnant par téléphone ou oralement, ce qu'on appelle également en « face to face ».

    Il est important de rappeler qu'avant de procéder à ces enquêtes, les promoteurs doivent souscrire préalablement à un Code de bonne conduite qui a été officialisé dans l'avis n°27/2008 du 3 septembre 2008 de la Commission de la protection de la vie privée.

    Ce Code de bonne conduite prévoit qu'en cas d'envoi de questionnaires écrits pour une enquête unique, il appartiendra aux services du Registre national d'envoyer les questionnaires accompagnés d'une lettre d'introduction expliquant l'enquête en question, ainsi que les éventuels rappels. Les services du Registre national ne transmettent au promoteur de l'enquête que les seules données permettant une analyse des refus de répondre constatés.

    Dans le cas d'enquêtes téléphoniques ou orales, les données relatives aux personnes faisant partie de l'échantillon pourront être communiquées au promoteur de l'enquête à condition que celui-ci s'engage à respecter un certain nombre de conditions (énumérées et décrites dans ledit Code de bonne conduite):

    • avoir obtenu le consentement de la personne concernée, après l'avoir préalablement informée quant aux finalités de l'enquête;
    • que les interviewers aient reçu une formation adéquate;
    • pouvoir assurer la sécurité des données à caractère personnel, notamment en procédant au codage des informations;
    • publier des rapports et des publications ne contenant que des données anonymes.

    Dès lors, à partir du moment où ces conditions sont rencontrées, notamment en matière de sécurité des informations, et plus particulièrement encore en ce qui concerne l'impossibilité, dans les rapports et publications suivant l'enquête, de pouvoir identifier les personnes participant aux enquêtes, les équipes de chercheurs peuvent recevoir les données relatives aux personnes constituant l'échantillon et prendre directement contact avec elles.

  • J’ai obtenu une autorisation d’accès : que dois-je faire ?

    En bref :

    • prise de contact avec le service des Relations extérieures
    • formulaires A et B ou C, en cas de demande de communication
    • différentes transactions possibles
    • types d'accès au réseau du Registre national des personnes physiques

     

    ⇒ Le Service des Relations extérieures

    L'autorisation d'accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, d'en obtenir communication ou d'utiliser le numéro d'identification reprend les conditions concrètes auxquelles il faut satisfaire pour pouvoir exercer le droit d'accès.

    Dès que la Direction générale Institutions et Population du Service public fédéral Intérieur reçoit la délibération, un courrier est adressé au bénéficiaire afin de l'inviter à prendre contact avec le Service des Relations extérieures dont les coordonnées sont les suivantes:

    Service public fédéral Intérieur
    Direction générale Institutions et Population
    Service des Relations extérieures
    Rue des Colonies, 11
    1000 Bruxelles

    Coordonnées des personnes de contact du Service Relations extérieures:

     

    ⇒ Formulaires de connexion

    Dans ce courrier, il est également demandé au bénéficiaire de compléter différents formulaires de connexions (volets A et B ou volet C) et de les renvoyer, par la poste ou par e-mail audit Service des Relations extérieures (relations.exterieures(at)rrn.fgov.be). Le formulaire « A » reprend les données d'identification du demandeur, le formulaire « B » reprend les spécifications techniques; le formulaire « C » concerne les demandes de communication d'informations.

    Ces formulaires sont disponibles ici:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/acces-au-registre-national/

     

    ⇒ Différentes transactions possibles

    Différentes transactions sont possibles pour accéder au réseau du Registre national des personnes physiques, chaque transaction étant désignée par un code. Ces différentes transactions varient selon les informations qu'il est possible de consulter, et ce, avec ou sans accès à l'historique des modifications apportées à ces données.

    → Consultation des seuls nom et prénoms (code de transaction 02).

    → Interrogation phonétique. Il s'agit des codes de transaction 10, 18, 20 et 40, selon que le nombre d'informations que l'on peut introduire pour effectuer la recherche, le code 20 permettant en outre d'accéder à l'historique de l'information relative à l'adresse et le code 40 permettant la consultation de la date de naissance ou du numéro d'identification.

    → Interrogation sur la base du numéro d'habitation, le code 36 permettant de connaître le numéro d'identification de l'ensemble des personnes du ménage alors que le code 37 ne permet de connaître que le numéro d'identification de la personne de référence, ce qu'on appelait auparavant le « chef de ménage ».

    → Interrogation sur la base du numéro d'identification. Il existe de nombreux codes de transaction selon les informations que celui qui interroge le Registre national est autorisé à consulter et selon qu'il ait accès ou non à l'historique des modifications apportées aux données. Pour choisir le « bon » code d'application, il y a donc toujours lieu de se référer à la base légale, qu'il s'agisse d'un arrêté royal ou d'une délibération, accordant l'autorisation d'accès ou de communication.

    → Interrogation limitée à certains types d'information (TI). Ainsi, les codes 66, 67, 75 et 76 permettent de préciser le type de TI (au maximum 5) que l'on veut consulter.

    Pour ceux qui souhaiteraient davantage de renseignements, ils sont invités à consulter le document suivant:

    Le fichier « Registre national des personnes physiques »

     

    ⇒ Types d'accès au réseau du Registre national

    Le Registre national des personnes physiques permet aux utilisateurs autorisés l'accès au Registre national par le biais d'un réseau de transmission de données.

    Différents types d'accès à ce réseau ont été développés. Leur énumération ainsi que leur description technique figurent dans le document suivant:

    Types de réseaux permettant l'accès au Registre national

    Il est possible de consulter le Registre national des personnes physiques 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

    Pour les mises à jour, le Registre national des personnes physiques est accessible de 7h30 à 20h30 du lundi ou vendredi et de 9 h à 13 h le samedi.

  • Je souhaite modifier mon autorisation initiale : que dois-de faire ?

    En bref :

    • toute modification d'une autorisation d'accès ou de communication doit être autorisée par le Comité sectoriel du Registre national,
    • principe selon lequel seules les informations et les types d'informations associés à une information légale existant au moment de l'autorisation peuvent être communiqués et/ou consultés.

    En fonction de l'évolution des tâches incombant à certaines autorités publiques ou à la suite de la création de nouvelles informations légales enregistrées au Registre national des personnes physiques, il se peut que l'autorisation d'accès ou de communication initialement accordée ne corresponde plus à la réalité des besoins et qu'une révision de cette autorisation soit nécessaire.

    Toute demande de modification d'une autorisation précédemment accordée, que ce soit par arrêté royal ou par décision de la Commission de la protection de la vie privée ou du Comité sectoriel, doit faire l'objet d'une nouvelle demande auprès dudit Comité sectoriel.

    Par exemple, il peut s'agir d'une demande d'élargissement du champ d'application territorial ou d'une demande visant à accéder à d'autres informations qui s'avèrent indispensables dans le cadre de l'accomplissement des missions.

    Le Comité sectoriel du Registre national se limitera à examiner, dans un premier temps, si la nouvelle demande intervient ou non dans le cadre de la même finalité que pour laquelle l'autorisation précédente a été accordée et, le cas échéant, vérifiera si la nouvelle finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime.

    Ensuite, le Comité sectoriel vérifiera si ce qui est demandé est réellement adéquat, pertinent et non excessif par rapport à la finalité.

    Il convient à ce propos d'attirer l'attention sur l'un des principes régissant le fonctionnement du Registre national des personnes physiques, selon lequel chaque autorisation d'accès ou de communication ne porte que sur les seules informations et types d'informations qui existent au moment de l'autorisation, un type d'information, ou en abrégé « TI », étant une donnée qui compose une information légale (voir la question n° 1 de la 2ième partie : « Qu'est-ce qu'un TI (type d'information) ? ».

    Ainsi, seules les informations légales existant au moment de l'autorisation d'accès peuvent être communiquées et l'accès à de nouvelles informations qui, entre-temps, auraient été créées, doit donc faire l'objet d'une nouvelle demande d'autorisation.

    Il en va de même lorsque le Comité sectoriel du Registre national autorise l'accès à une information légale déterminée: seuls les TI associés à cette information au moment de l'autorisation peuvent être communiqués ou consultés par le demandeur. Si d'autres types d'informations sont entre-temps associés à cette information légale, il conviendra d'introduire une nouvelle demande d'accès à ces TI particuliers.

  • De quel type de connexion ai-je besoin pour accéder au Registre national des personnes physiques?

    Ces aspects, très techniques, sont décrits dans les documents suivants, disponibles aux adresses suivantes:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/fr/rn/acces/fichier-rn.pdf

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/acces-au-registre-national/

  • Un souci de connexion se présente : à qui le signaler et qui peut m’aider à le résoudre ?

    Pour tous les problèmes et/ou questions relatifs au réseau du Registre national des personnes physiques, vous pouvez contacter le Helpdesk Belpic:

    • par téléphone: 02 518 21 16 (francophone)
                              02 518 21 17 (néerlandophone)
    • par fax: 02 518 26 16
    • par e-mail: helpdesk.belpic(at)rrn.fgov.be

    Vous pouvez également contacter directement le Service Exploitation : pour la partie technique, les personnes de contact sont les suivantes:

  • Combien cela coûte-t-il ?

    Les tarifs pour les diverses prestations fournies par le Registre national des personnes physiques sont disponibles à l'adresse suivante:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/tarifs/

    Ces tarifs sont définis par l'arrêté royal du 2 avril 2003 relatif aux rétributions auxquelles donnent lieu les prestations du Registre national des personnes physiques, publié au Moniteur belge du 19 mai 2003.

    Les montants sont indexés.

Statut BELPIC :
Statut RN :
BELPIC fonctionne de manière stable
BELPIC (accès aux "personnes physiques") est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
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