Si une instance environnementale fédérale reçoit une demande, elle la consigne dans les meilleurs délais dans un registre en mentionnant la date de réception. L'instance environnementale envoie simultanément au demandeur un accusé de réception dans lequel elle mentionne que la demande a été enregistrée ainsi que la date de l'enregistrement.

Le moment de l'enregistrement ne constitue pas le point de départ du délai mais bien le moment de réception de la demande. La date de réception fait en effet courir les délais de réponse contraignants.
L'enregistrement apporte la preuve du moment auquel la demande a été reçue. En qualité de demandeur, vous avez un droit d'accès immédiat aux données relatives à l'enregistrement de votre demande.

Si une instance environnementale constate qu'elle ne dispose pas de l'information environnementale demandée, elle envoie alors la demande dans les meilleurs délais à l'instance environnementale qui est supposée disposer de l'information environnementale.

Une instance environnementale fédérale examine si la demande est suffisamment précise. Si la demande est manifestement trop vague, elle prend alors contact avec le demandeur et l’invite à préciser ou compléter sa demande dans les meilleurs délais.
Elle communique les motifs pour lesquels la demande est formulée de manière trop vague. Dans la mesure du possible, elle indique également les données relatives aux informations demandées qui sont nécessaires pour pouvoir poursuivre le traitement de la demande.

Un nouveau délai de trente jours prend cours pour l'instance environnementale à partir du moment où le demandeur a précisé ou complété sa demande.

Il faut ensuite vérifier si un ou plusieurs motifs d'exception ne peuvent pas être invoqués.

Un certain nombre de motifs d'exception s'appliquent à n'importe quelle information environnementale. Il s'agit d'abord du cas où la demande porte sur une information environnementale qui est inachevée ou en cours d'élaboration et dont la divulgation peut être source de méprise. L'instance environnementale est obligée de refuser la divulgation et pour chaque cas spécial, elle doit par ailleurs mettre en balance l'intérêt général servi par la divulgation avec le refus de divulguer.
Une instance environnementale doit rejeter la demande si:
1° la demande est manifestement abusive;
2° la demande reste manifestement formulée de façon trop générale après que l'instance environnementale a demandé de reformuler la demande.

Hormis ces motifs d’exception formels, un certain nombre de motifs d’exception sont d’application sur le plan du contenu. Il y a lieu de faire une distinction entre des informations environnementales en général et des émissions.

Pour les informations environnementales en général, s’applique la règle qu’une instance administrative doit refuser la divulgation si l’intérêt public de la divulgation ne l’emporte pas sur l’un des intérêts suivants:
1° les libertés et droits fondamentaux des administrés et en particulier, la protection de la vie privée, à moins que la personne concernée n’ait consenti à la publicité;
2° l’ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire;
3° le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l’autorité fédérale avec les communautés et régions;
4° la recherche ou la poursuite de faits punissables;
5° la procédure d’un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d’être jugée équitablement;
6° la confidentialité des délibérations du gouvernement fédéral et des autorités responsables qui en relèvent ;
7° le caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles, lorsque ces informations sont protégées afin de préserver un intérêt économique légitime, à moins que la personne d’où proviennent les informations n’ait consenti à la publicité,
8° si la demande porte sur un avis ou une opinion communiqués volontairement et à titre confidentiel par un tiers à une instance environnementale, pour lesquels celui-ci a explicitement demandé la confidentialité, à moins qu’il n’ait consenti à la publicité;
9° la protection de l’environnement à laquelle les informations se rapportent.

Dans la mesure où les informations demandées concernent des émissions dans l’environnement, seuls les motifs d’exception suivants peuvent être invoqués:
2° l’ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire;
3° le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l’autorité fédérale avec les communautés et régions;
4° la recherche ou la poursuite de faits punissables;
5° la procédure d’un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d’être jugée équitablement.
Mais à ces motifs d’exception s’applique également la règle selon laquelle il faut spécifiquement considérer le fait que l’intérêt général servi par la divulgation d’émissions l’emporte.

Les exceptions fixées dans la loi s’appliquent sans préjudice d’autres exceptions fixées par un décret ou une ordonnance relatives à l’exercice des compétences des communautés ou des régions.