Un document administratif désigne « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose ». On entend par instance administrative « une instance administrative visée à l’article 14 des lois coordonnées sur le Conseil d’Etat ».
La définition exacte d’une instance administrative n’est pas toujours claire. Le concept n’a en effet pas été défini par le législateur et le contenu ne devient clair qu’au cas pas cas. En outre, la jurisprudence n’est pas une donnée constante et a connu des évolutions qui ne sont pas toujours univoques.