La décision concernant la demande est prise, sans préjudice de délégation, par un membre compétent du personnel dirigeant d’une instance environnementale disposant d’informations en matière d’environnement. Si l’instance environnementale n’a pas de personnel, la décision est prise par la personne compétente conformément à la réglementation applicable et aux statuts.
L’instance environnementale doit répondre à la demande par écrit, c’est-à-dire qu’elle peut communiquer sa décision au demandeur par courrier, e-mail ou fax, tout comme le demandeur est libre d’adresser sa demande à l’instance environnementale par courrier, e-mail ou fax. Soit la décision est négative et implique donc un rejet de la demande, soit elle est partiellement positive, c’est-à-dire que la consultation ou la communication se fera sur une partie des informations environnementales demandées, soit intégralement positive.
La législation fédérale en matière de publicité ne définit aucun délai dans lequel la décision doit être prise, mais bien un délai dans lequel la décision doit être communiquée au demandeur. Ce délai est de 30 jours et peut, si nécessaire, être étendu à 45 jours. En cas de prolongation, celle-ci doit être motivée dans le délai initial de trente jours. Le délai ne peut être prolongé que pour deux raisons : soit il n’est pas possible d’opérer le traitement de la demande dans le délai prévu en raison de son caractère trop volumineux; soit parce que la vérification des motifs d’exception à appliquer éventuellement requiert un délai plus long. Le délai commence à courir le lendemain de la réception de la demande.
Si la décision est négative, elle doit être motivée de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception qui trouvent leur raison d’être dans une loi, un décret ou une ordonnance peuvent être invoqués. Ces motifs d’exception ne se trouvent pas nécessairement uniquement dans la législation en matière de publicité. Que l’instance environnementale soit une autorité administrative ou non : la motivation doit être rédigée aux mêmes conditions et exceptions en vigueur pour la loi du 29 juillet 1991 relative à la motivation formelle des actes administratifs.
Si un document administratif contient une œuvre protégée par les droits d’auteur, l’instance environnementale doit le signaler.
Si votre demande contient une proposition afin d'avoir accès aux informations en matière d’environnement demandées pour une durée limitée, il existe une obligation de motivation complémentaire si une instance environnementale ne peut respecter le délai proposé par le demandeur pour rendre l’information accessible. Cette motivation ne doit pas être communiquée dans le délai proposé par le demandeur.