Pour que les lettres de convocation puissent être distribuées aisément par LA POSTE, elles doivent répondre aux conditions suivantes :

1°     Lettres de convocation sous enveloppe ou à découvert
-          Dimensions minimales         :   90 x 140 mm
-          Dimensions maximales        :    120 x 235 mm
-          Poids maximal                     :     20 gr.
-          Epaisseur maximale             :     5 mm
-          Place de l’adresse : - parallèle à la dimension la plus grande de l’envoi.
                                     - dans une zone de 15 mm à partir du bord gauche, droit et inférieur et 40 mm à partir du bord
                                        supérieur.
                                     -  l’adresse doit mentionner le code postal du lieu de destination.

Les envois à découvert doivent en outre être suffisamment solides et entièrement clos pour éviter des détériorations éventuelles et simplifier le traitement.

2°     Expédition sous forme de carte

En plus des conditions susmentionnées, le papier dans lequel les envois sont confectionnés doit être suffisamment solide (140 gr/m²) et il faut au moins que la moitié droite des envois soit réservée à l’adresse du destinataire, à l’impression du timbre à date et aux indications de service éventuelles.