U bent hier :  Rijksregister » FAQ »Hoe toegang krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen?

Hoe toegang krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen?

  • print
Laatste nieuws

Geen nieuws in deze lijst:

Toon alle antwoorden
Verberg alle antwoorden
  • Hoe toegang krijgen tot de informatiegegevens Rijksregister van de natuurlijke personen ?

    Een van de belangrijkste taken van het Rijksregister van de natuurlijke personen is het beschikbaar maken identificatiegegevens met betrekking tot natuurlijke personen.

    Maar voor wie en hoe?

    Het derde deel van de "Vragen & antwoorden" probeert meer specifiek zo praktisch en concreet mogelijk de procedure uit te leggen voor toegang tot de informatie die is opgeslagen in het Rijksregister van de natuurlijke personen, de mededeling ervan of het gebruik van het identificatienummer.

    Verschillende vragen moeten eerst worden gesteld. De eerste vraag is wie toegang kan krijgen tot gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen. Zo legt de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen vast welke overheden, instanties, organisaties of personen er toegang toe hebben.

    Het is dan noodzakelijk om precies te weten waarvoor de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen nodig is. Elke aanvraag om toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen moet immers voldoen aan het beginsel van doelmatigheid, welke doelmatigheid bepaald, expliciet omschreven en legitiem moet zijn.

    Ten slotte moet nog bepaald worden welke informatie uit het Rijksregister van de natuurlijke personen echt nuttig is in het kader van de doelstellingen die de noodzaak van toegang tot dit register rechtvaardigen. Zo kan gecontroleerd worden of het criterium van proportionaliteit wordt gerespecteerd. De gegevens moeten immers toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn in verhouding tot het nagestreefde doel.

  • Wie kan toegang krijgen tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, deze meegedeeld krijgen of het identificatienummer gebruiken?

    In het kort :

    • de openbare overheden, voor de informatiegegevens die ze gemachtigd zijn te kennen krachtens een wet, decreet of ordonnantie;
    • de openbare of private instellingen van Belgisch recht voor de uitvoering van taken van algemeen belang;
    • de onderaannemers van de twee categorieën hierboven, onder de controle en de verantworodelijkheid hiervan;
    • de notarissen en gerechtsdeurwaarders;
    • de Orde van Apothekers;
    • de Orde van de Vlaamse balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone.

    De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen bepaalt welke overheden, organisaties en personen toegang kunnen krijgen tot de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, deze meegedeeld mogen krijgen en/of het identificatienummer mogen gebruiken.

    1. Zo bepaalt artikel 5 van deze wet dat :

      • de Belgische openbare overheden;
      • de openbare of private instellingen van Belgisch recht

      toegang mogen hebben tot het Rijksregister van de natuurlijke personen.

      Opgelet!

      Het is nog steeds noodzakelijk dat het verzoek om toegang gebeurt in het kader van de uitvoering van goed omlijnde taken en opdrachten. De wet bepaalt immers dat de Belgische openbare overheden alleen toegang krijgen tot de informatie die ze gemachtigd zijn te kennen op grond van een wet, een decreet of een ordonnantie.

      De openbare of private instellingen van Belgisch recht mogen, op hun beurt, alleen toegang krijgen tot de informatie die nodig is voor de vervulling van taken van algemeen belang die aan hen toevertrouwd werden bij of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of taken die als zodanig zijn erkend door het Sectoraal comité van het Rijksregister.

      Dezelfde voorwaarden gelden ook voor het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen (zie artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983, dat verwijst naar artikel 5 van dezelfde wet).

    2. Daarnaast machtigt de wet van 8 augustus 1983 ook uitdrukkelijk andere instanties om toegang te krijgen tot de informatie in het Rijksregister van de natuurlijke personen.

      Het gaat om:

      • notarissen en gerechtsdeurwaarders, voor de informatie die ze gemachtigd zijn te kennen op grond van een wet, een decreet of een ordonnantie;
      • de Orde van Apothekers, om aan haar leden het adres te kunnen meedelen van een klant aan wie een gevaarlijk medicijn voor de gezondheid werd gegeven;
      • de Orde van Vlaamse Balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone, om aan advocaten de informatie te kunnen doorgeven die ze nodig hebben voor de taken die zij verrichten als assistent van justitie.
    3. Ten slotte geeft voornoemde wet van 8 augustus 1983 ook aan dat de onderaannemers van een Belgische openbare overheid of van een Belgisch rechtsorgaan ook toegang krijgen tot het Rijksregister van de natuurlijke personen onder de controle en verantwoordelijkheid van deze laatsten.

      De aandacht moet ook gevestigd worden op het feit dat deze natuurlijke of rechtspersonen die fungeren als onderaannemers, zich eerst formeel moeten verbinden tot naleving van niet enkel van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, maar ook die van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

      Zo moet de onderaannemer voldoende waarborgen bieden ten aanzien van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen inzake de verwerking. In dit opzicht wordt verwezen naar artikel 16, § 1 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, die de voorwaarden bepaalt waaraan de overeenkomst tussen de begunstigde van een toegangsmachtiging en zijn onderaannemer moet voldoen.

      Zowel de verbintenis als de overeenkomst van onderaanneming worden aan het Sectoraal comité van het Rijksregister doorgegeven.

    4. Een belangrijk punt dient echter benadrukt te worden.

      Het feit dat men deel uitmaakt van de instanties bedoeld in artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 betekent niet dat men is vrijgesteld van de verplichting om specifiek te worden gemachtigd door de bevoegde autoriteit, te weten het Sectoraal comité van het Rijksregister, welk comité de bepalingen en voorwaarden voor de toegang regelt.

  • Mogen privébedrijven toegang krijgen tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen?

    De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen bepaalt dat de openbare of privéorganisaties van Belgisch recht, met inbegrip van particuliere bedrijven, alleen toegang kunnen krijgen tot de informatie die nodig is voor de vervulling van taken van algemeen belang die aan hen toevertrouwd werden bij of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of taken die als zodanig zijn erkend door het Sectoraal comité van het Rijksregister.

    Binnen deze voorwaarden mogen privébedrijven, maar ook vzw's, intercommunales... gemachtigd worden voor toegang tot alle of een deel van de gegevens die zijn opgenomen in het Rijksregister van de natuurlijke personen. Het Sectoraal comité van het Rijksregister zal bijzondere aandacht besteden aan de nagestreefde doelstellingen, des te meer als het moet oordelen of deze van algemeen belang zijn.

    Dezelfde overwegingen gelden voor aanvragen van het gebruik van het identificatienummer.

  • Hoe kan men een aanvraag tot toegang rechtvaardigen? Welke doelstellingen kunnen de toegang tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, de raadpleging ervan of het gebruik van het identificatienummer rechtvaardigen?

    De Belgische overheden mogen toegang krijgen tot de informatie waarvan ze het recht hebben ze te kennen krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, en de openbare of privéorganisaties van Belgisch recht mogen toegang kunnen krijgen tot de informatie die nodig is voor de vervulling van taken van algemeen belang die aan hen toevertrouwd werden bij of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of taken die als zodanig zijn erkend door het Sectoraal comité van het Rijksregister.

    Hetzelfde geldt voor het gebruik van het identificatienummer.

    Het is daarom noodzakelijk na te gaan of het doel waarvoor toegang wordt gevraagd, voldoet aan de criteria vastgelegd in de wet.

    Bij het overwegen van een verzoek om toegang tot de gegevens, mededeling van deze gegevens of gebruik van het identificatienummer, zal het Sectoraal Comité van het Rijksregister controleren of de doelstellingen aan de volgende drie kenmerken voldoen.

    De nagestreefde doelstellingen moeten immers :

    • bepaald zijn : « Wat gaat men precies doen met de gegevens? » ;
    • expliciet zijn : « Worden ze zo beschreven dat niet enkel het Sectoraal comité, maar elke burger ze kan begrijpen? » ;
    • legitiem zijn : « Worden ze expliciet vermeld in een wet, een decreet of een ordonnantie of zijn ze van algemeen belang? ».

    Volgens de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kan het nagestreefde doel worden beschouwd als van algemeen belang als het belang van de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van de gegevens hoger is dan dat van de persoon wiens gegevens worden geraadpleegd dat zijn gegevens niet behandeld worden.

  • Kan men toegang vragen tot de informatie in het Rijksregister van de natuurlijke personen met het oog op facturatie?

    Ja, in ieder geval vanaf het moment dat de aanvrager aan de verschillende voorwaarden van bevoegdheid (zie vraag hierboven: "Wie kan toegang krijgen tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, deze meegedeeld krijgen of het identificatienummer gebruiken?") en veiligheid voldoet (zie vraag hieronder:"In het Hoe moet men concreet te werk gaan om een aanvraag tot toegang of mededeling van de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen of tot gebruik van het identificatienummer, in te dienen?") en tussenkomt in het kader van een taak die door het Sectoraal comité als van algemeen belang wordt beschouwd.

    Het Sectoraal Comité is van oordeel dat de facturering van diensten bewezen in het kader van activiteiten van algemeen belang beschouwd kan worden als inherent aan de opdracht van algemeen belang.

    Als voorbeeld kunnen we een aantal intercommunales aanhalen die verantwoordelijk zijn voor de levering van gas en elektriciteit, ziekenhuizen, erkende klinische biologielaboratoria , ... die toestemming hebben gekregen om toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen om hun diensten efficiënt te kunnen factureren en facturen te innen.

    In dit geval wordt uiteraard alleen de toegang toegestaan tot de informatie die strikt noodzakelijk is voor deze handelingen. Informatie over de nationaliteit lijkt immers overmatig als het gaat om een factuur naar een klant sturen.

  • Tot welke gegevens kan men toegang krijgen?

    De gegevens waartoe men toegang wil moeten toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn in verhouding tot de doelstelling(en). Het gaat hier om de controle van het criterium van proportionaliteit. Dit onderzoek gaat over elk gegeven waartoe de toegang gevraagd werd en dus niet enkel over de toegang in het algemeen. Voor elk gegeven moet dus de vraag gesteld worden of de toegang tot dit gegeven:

    • toereikend en ter zake dienend is: « Is de toegang tot dit gegeven echt nodig en zal dit het voor mij mogelijk maken om de bedoelde taak efficiënter te vervullen ? »;
    • niet overmatig is: dit criterium is gebaseerd op het respect voor de privacy van de betrokken persoon: « Bestaat er geen mogelijkheid om de gezochte informatie te krijgen door de privacy beter na te leven? ».

    Bepaalde organismen hebben voor hun facturatie bijvoorbeeld gevraagd om toegang te krijgen tot de informatie over de nationaliteit. Hetzelfde geldt voor gegevens over de plaats van geboorte of overlijden. Het gaat hier over gegevens waarvan de toegang meestal als niet toereikend en niet ter zake doend zal worden beschouwd. De toegang hiertoe zou overmatig zijn omdat de privacy niet gerespecteerd wordt.

    Wat de toegang tot de wettelijke informatiegegevens betreft, alsook tot de informatietypes die hieraan zijn verbonden, moet gewezen worden op de volgende regels.

    Ten eerste, als het Sectoraal comité van het Rijksregister de toegang tot een wettelijk informatiegegeven machtigt, worden alle informatietypes (IT) die verbonden zijn aan dit informatiegegeven op het moment van de machtiging meegedeeld aan de aanvrager (zie vraag nr. 1 van het 2e deel: « Wat is een IT (informatietype) ? »).

    Wat vervolgens de toegangsmachtigingen betreft die toegekend werden voor de aanneming van het koninklijk besluit van 8 januari 2006 tot bepaling van de informatietypes, verbonden met de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, ofwel per koninklijk besluit, ofwel per beraadslaging, wordt de toegang gemachtigd voor alle informatietypes die verbonden zijn aan elk informatiegegeven waartoe ze toegang mogen hebben, in de mate waarin deze informatietypes bepaald werden in de eerste versie van voornoemd koninklijk besluit van 8 januari 2006.

    Ten slotte mogen enkel de gegevens die bestaan op het momnet van de toegangsmachtiging meegedeeld worden, of deze nu toegekend wordt bij een koninklijk besluit of een beraadslaging. De toegang tot nieuwe informatiegegevens die ondertussen werden gecreëerd, moeten dus het voorwerp uitmaken van een nieuwe aanvraag tot machtiging. Hetzelfde geldt voor de informatietypes die nadien verbonden zouden worden aan een wettelijk informatiegegeven.

  • Hoe moet men concreet te werk gaan om een aanvraag tot toegang of mededeling van de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen of tot gebruik van het identificatienummer, in te dienen?

    Er zijn verschillende stappen in de procedure die misschien, na afloop ervan, leidt tot de machtiging om toegang te krijgen tot alle of bepaalde de informatiegegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen.

    De procedure is identiek om toegang tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, de mededeling ervan en/of het gebruik van het identificatienummer te vragen.

    In het kort :

    • indiening van de aanvraag
    • veiligheidsmaatregelen
    • technisch en juridisch advies
    • beraadslaging

     

    ⇒ Indiening van de aanvraag

    De aanvragen voor toegang, mededeling van de gegevens en gebruik van het identificatienummer moeten gericht worden aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer die deze zal doorsturen naar het Sectoraal comité van het Rijksregister.

    Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel

    De aanvraag moet schriftelijk verstuurd worden. Hiertoe heeft de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op haar site een model van formulier ter beschikking gesteld van het publiek:

    http://www.privacycommission.be/nl/machtigingsprocedure-rr

    Deze aanvraag moet volgende informatie bevatten opdat het Sectoraal comité van het Rijksregister de aanvraag kan beschouwen als mogelijk onderzoekbaar:

    • de volledige gegevens van de aanvrager en een aanduiding van een contactpersoon (en zijn contactgegevens),
    • de aanduiding van de eventuele onderaannemer(s) en een kopie van de overeenkomst met de onderaannemer(s) waardoor de laatste(n) zich er formeel toe verbinden de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven,
    • de wettelijke basis, dat wil zeggen de wettelijke of reglementaire bepalingen die de aanvraag of taak van algemeen belang rechtvaardigen,
    • de nauwkeurige beschrijving van de doelstellingen, die bepaald, expliciet en legitiem moeten zijn,
    • de bepaling van de gegevens waartoe toegang of waarvan mededeling wordt gevraagd, waarvan elk informatiegegeven toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig moet zijn,
    • de aard van de toegang of mededeling die gevraagd wordt: toegang tot of mededeling van de gegevens, permanent of regelmatig (jaarlijks, maandelijks, wekelijks, ...), ...
    • enerzijds, de periode waarvoor de machtiging om toegang of mededeling wordt gevraagd, en anderzijds, hoe lang de gegevens worden bewaard en de redenen voor deze termijnen,
    • of het de bedoeling is om deze gegevens alleen intern te gebruiken of dat ze zullen worden bekendgemaakt aan derden en natuurlijk wie deze derden zijn,
    • met betrekking tot het gebruik van het identificatienummer, een verduidelijking van de netwerkverbindingen indien het identificatienummer wordt gebruikt als identificatiesleutel in de uitwisseling of mededeling van persoonlijke informatie en, desgevallend, verduidelijking van de door deze verbindingen betrokken instanties die ook toegestaan zijn om het identificatienummer te gebruiken.

    Behalve de motivatie voor het verzoek zelf, hecht het Sectoraal comité van het Rijksregister ook veel belang aan de veiligheidsmaatregelen die genomen moeten worden om gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen te beschermen.

     

    ⇒ Aanwijzing van de consulent voor veiligheid en veiligheidsbeleid

    In het kort :

    • aanwijzing van een consulent in informatieveiligheid
    • veiligheidsbeleid en veiligheidsplan
    • logging
    1. Artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen verplicht iedere openbare overheid, openbare of private instelling die de toegang tot of de mededeling van informatiegegevens van het Rijksregister verkregen heeft, ertoe om, al dan niet onder haar personeel, een consulent aan te wijzen inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

      Deze consulent inzake informatieveiligheid, waarvan de identiteit meegedeeld zal moeten worden aan het Sectoraal comité van het Rijksregister, moet in staat zijn om in alle onafhankelijkheid de informatieveiligheid te beoordelen. Daarom wenst het Sectoraal comité dat volgende informatie eveneens wordt gegeven:

      • het functieprofiel van de aangewezen veiligheidsconsulent, met weergave van zijn plaats binnen de organisatie, de te bereiken resultaten en de vereiste competenties,
      • de opleiding die de betrokkene heeft genoten of zal krijgen,
      • de tijd die de betrokkene mag wijden aan zijn functie als consulent in informatieveiligheid,
      • de andere functies die de betrokkene eventueel uitvoert en die niet incompatibel mogen zijn met deze van consulent in informatieveiligheid,
      • informatie over het informatieveiligheidsbeleid dat hij heeft opgesteld om de bedoelde verwerking van gegevens te beveiligen.
    2. Wat deze laatste vermelding over het door de veiligheidsconsulent opgestelde veiligheidsplan betreft, moeten de "Conformiteitsverklaring inzake het informatiebeveiligingssysteem dat het voorwerp is van de machtigingsaanvraag voor toegang tot of verbinding met het Rijksregister" en het "Voorstel tot aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging" zeer precies en grondig ingevuld worden. Deze documenten zijn beschikbaar voor het publiek op de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer:

      http://www.privacycommission.be/nl/machtigingsprocedure-rr (onderaan)

      Volgens de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, kunnen de maatregelen om de veiligheid van persoonlijke gegevens getoetst worden aan de volgende zeven kenmerken:

      • vertrouwelijkheid (alleen bevoegde personen hebben toegang tot de informatie),
      • integriteit (de gegevens mogen niet worden gewijzigd),
      • beschikbaarheid (beschikbaarheid en bruikbaarheid van de gegevens),
      • verantwoording (het moet mogelijk zijn de auteur van de gegevens te identificeren, zowel als de persoon die ze behandelt) ,
      • niet-afwijzing (men moet kunnen aantonen dat de gegevens zijn verwerkt, zonder dat het mogelijk is om later ontkennen),
      • authenticiteit (men moet kunnen aantonen dat de gegevens betrekking hebben op een bepaalde persoon en niet op een andere),
      • betrouwbaarheid.

      Een van de belangrijke aspecten van het veiligheidsplan, zoals de identificatie van de dragers, de informatie van het personeel, de dringende behandeling van incidenten, bestaat in de aanmaak van een opslagsysteem voor de raadplegingen, ook wel « logging » genoemd.

    3. Iedereen die een machtiging tot toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen heeft, moet immers in staat zijn om nader te bepalen welke persoon welke gegevens heeft geraadpleegd voer een bepaalde persoon, op welk moment en waarom. Daarom wordt aangeraden om een loggingsysteem op te richten dat het mogelijk maakt om al deze raadplegingen bij te houden en dit over een periode van minstens tien jaar.

     

    ⇒ Technisch en juridisch advies

    Wanneer het aanvraagdossier volledig is, verstuurt het Sectoraal comité van het Rijksregister de aanvraag naar de beheersautoriteit van het Rijksregister van de natuurlijke personen, met name de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken. Deze beschikt dan over vijftien dagen om juridisch en technisch advies uit te brengen.

     

    ⇒ Beraadslaging

    In het kort :

    • beraadslaging
    • weigering of machtiging, modaliteiten
    • schorsing van de uitwerkingen van de machtiging
    • algemene machtigingen
    • Het Sectoraal comité heeft 30 dagen de tijd om uitspraak te doen over de aanvraag van een machtiging. Deze termijn gaat in vanaf de datum van ontvangst van het juridisch en technisch advies of na het verstrijken van 15 dagen waarna het advies had moeten worden verstrekt.

      De beslissing wordt vastgelegd in een beraadslaging. Deze wordt vervolgens meegedeeld aan de aanvrager en de beheersautoriteit, met name de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken.

      De machtiging tot toegang tot de informatie uit het Rijksregister van de natuurlijke personen, tot mededeling ervan of tot het gebruik van het identificatienummer bevat de specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan om het recht op toegang uit te oefenen.

    • In haar beraadslaging zal het Sectoraal Comité, met het oog op het dossier van aanvraag dat werd ingediend, ofwel weigeren ofwel aanvaarden om positief te reageren op het verzoek dat werd ingediend. Het Sectoraal comité kan de machtigingen tot toegang of mededeling die het uitreikt, ook beperken. Zo kan het voorwaarden specificeren waaronder de toegang tot het Rijksregister zal worden uitgevoerd:

      • welke gegevens voor welke doeleinden,
      • in voorkomend geval, toestemming tot toegang tot de geschiedenis van de wijzigingen toegang of slechts enkele van hen, over een onbeperkte periode of vanaf een bepaalde datum of tijdens een bepaalde periode,
      • permanente toegang of een enkele mededeling, die jaarlijks, maandelijks, wekelijks... kan zijn.
    • Het Sectoraal comité kan ook toestemming verlenen om toegang of mededeling te krijgen of het identificatienummer te mogen gebruiken, maar toch besluiten om de uitwerkingen van de beraadslaging te schorsen, bijvoorbeeld op grond van het feit dat de aanvrager niet voorziet in een veiligheidsplan of omdat de veiligheidsconsulent niet werd aangewezen of omdat hij niet over voldoende onafhankelijkheid beschikt om zijn functie correct uit te voeren in deze hoedanigheid.

      Bij vele gelegenheden weigerde het Sectoraal comité immers de benoeming van een veiligheidsconsulent te aanvaarden omdat deze binnen de organisatie van de aanvrager (meestal binnen de IT-afdeling) een positie vervulde die onverenigbaar is met de functie van consulent inzake informatiebeveiliging. De consulent is dan zowel rechter als partij aangezien hij toezicht moet houden op een veiligheidsbeleid dat op hem van toepassing is en er zou dus een potentieel belangenconflict van zijn kant kunnen zijn.

    • Bovendien kan het Sectoraal comité van het Rijksregister, in bepaalde omstandigheden, bij een groot aantal aanvragen die ingediend werden voor de vervulling van een enkel doel, ook een en dezelfde machtiging geven.

      Om gebruik te maken van deze machtiging, moeten de betrokken organismen een schriftelijke, ondertekende verklaring richten aan het Sectoraal comité van het Rijksregister waarmee ze beloven zich te houden aan de voorwaarden in die beraadslaging. De contactgegevens van deze organismen worden dan gepubliceerd op de site de Commissie voor de Bescherming van de Privacy en meegedeeld aan de diensten van het Rijksregister.

      Het Sectoraal comité van het Rijksregister biedt het publiek een modelbrief die van de website van de Commissie kan worden gedownload en die ingevuld moet worden en verstuurd naar het Sectoraal comité om gebruik te kunnen maken van de algemene machtiging.

      Opgelet ! Alleen aanvragen die in deze vorm worden ontvankelijk verklaard door het Sectoraal comité van het Rijksregister.

      Men kan bijvoorbeeld verwijzen naar beraadslaging nr. 21/2009 van 25 maart 2009 houdende het verlenen van een eenmalige machtiging aan de ziekenhuizen om toegang te krijgen tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken voor het controleren en actualiseren van de iedentificatiegegevens van hun patiënten en hun ondubbelzinnige identificatie in het medisch dossier bedoeld in artikel 15 van de Wet van 7 augustus 1987 alsook voor het facturatiebeheer.

      Of beraadslaging nr. 35/2010 van 6 oktober 2010 houdende het verlenen van een eenmalige machtiging aan de erkende laboratoria voor klinische biologie om toegang te krijgen tot het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken voor het controleren en actualiseren van de identificatiegegevens van patiënten, hun ondubbelzinnige identificatie in de dossiers van de laboratoria, alsook voor het facturatiebeheer.

  • Is het mogelijk om toegang te krijgen tot de informatie in de bevolkingsregisters via het Rijksregister van de natuurlijke personen?

    Ja.

    In toepassing van artikel 16,12°, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, kan het Sectoraal comité van het Rijksregister « de gemeenten verplichten, wanneer de Belgische openbare overheden of de openbare en private instellingen van Belgisch recht die een opdracht van algemeen belang vervullen (…), krachtens een wet, decreet of ordonnantie de gemeenten om andere dan de in artikel 3 vermelde informatiegegevens kunnen verzoeken, deze gegevens te verstrekken door toedoen van het Rijksregister ». Hetzelfde artikel verduidelijkt bovendien dat de aldus verstrekte gegevens niet in het Rijksregister worden bewaard, wat betekent dat deze informatiegegevens niet beschouwd kunnen worden als wettelijke informatiegegevens in de zin van voornoemde wet van 8 augustus 1983.

    Deze machtiging kan om het even welk gegeven in de bevolkingsregisters betreffen. Deze gegevens worden opgesomd in het koninklijk besluit van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die opgenomen wordt in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister.

    Om de toegang tot deze gegevens aan te vragen, moet, naar het voorbeeld van de wettelijke informatiegegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, een schriftelijke aanvraag gericht worden aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met vermelding van:

    • de volledige gegevens van de aanvrager en een aanduiding van een contactpersoon (en zijn contactgegevens),
    • de wettelijke basis, dat wil zeggen de wettelijke of reglementaire bepalingen die de aanvraag of taak van algemeen belang rechtvaardigen,
    • de nauwkeurige beschrijving van de doelstellingen, die bepaald, expliciet en legitiem moeten zijn,
    • de bepaling van de gegevens waartoe toegang of waarvan mededeling wordt gevraagd, waarvan elk informatiegegeven toereikend, terzake dienend en niet bovenmatig moet zijn,
    • enerzijds, de periode waarvoor de machtiging om toegang of mededeling wordt gevraagd, en anderzijds, hoe lang de gegevens worden bewaard en de redenen voor deze termijnen,
    • of het de bedoeling is om deze gegevens alleen intern te gebruiken of dat ze zullen worden bekendgemaakt aan derden.

    Net als voor de toegang tot de wettelijke informatiegegevens, hecht het Sectoraal comité van het Rijksregister bijzonder veel aandacht aan de veiligheidsmaatregelen die genomen zijn om de veiligheid, de vertrouwelijkheid en de integriteit van de verkregen gegevens te bewaren.

  • Waar kan men de toegangsmachtigingen raadplegen ?

    Alle toegangsmachtigingen tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, de mededeling ervan en het gebruik van het identificatienummer, door een wet, een koninklijk besluit of een beraadslaging, kunnen geraadpleegd worden op volgend adres :

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/toegang-tot-het-rijksregister/

  • Ik ben genealoog : mag ik het Rijksregister van de natuurlijke personen raadplegen voor genealogisch onderzoek?

    Nee.

    Volgens de huidige wetgeving over het Rijksregister van de natuurlijke personen, krijgen genealogen geen toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, mogen ze ze niet raadplegen en niet meegedeeld krijgen.

    Er wordt echter verwezen naar vraag van het eerste deel: "Wat is het verschil tussen het Rijksregister van de natuurlijke personen en het wachtregister?", waar sprake is van de toegang van genealogen tot de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.

  • Is het mogelijk om het Rijksregister van de natuurlijke personen te raadplegen voor wetenschappelijk onderzoek?

    Ja.

    De wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen bepaalt dat de machtiging om toegang te hebben tot de wettelijke informatiegegevens of om er mededeling van te verkrijgen of het identificatienummer te gebruiken, gegeven wordt door het Sectoraal comité van het Rijksregister aan de « openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité ».

    Voor zover Belgische universiteiten of hogescholen genieten van rechtspersoonlijkheid, kunnen ze wel worden gemachtigd om toegang te krijgen tot de informatie in het Rijksregister van de natuurlijke personen tot de communicatie, deze meegedeeld te krijgen en/of het identificatienummer te gebruiken in het kader van wetenschappelijke, maar ook statistische of historische onderzoeken of studies. De geplande onderzoeken of studies moeten echter door het Sectoraal comité van het Rijksregister beschouwd worden als van algemeen belang.

    De procedure die gevolgd moet worden voor om bij het Sectoraal comité een verzoek in te zoeken om toegang of mededeling van gegevens voor wetenschappelijke doeleinden is dezelfde als die voor elk verzoek om toegang tot de informatie in het Rijksregister van de natuurlijke personen, de mededeling ervan en/of het gebruik van het identificatienummer, hetzij wat betreft de omschrijving van het (de) nagestreefde doeleinde(n), de proportionaliteit van de gevraagde gegevens met betrekking tot deze doelstellingen of de veiligheidsmaatregelen ...

    Vele malen hebben onderzoeksgroepen van verschillende Belgische universiteiten zo toestemming verkregen om gegevens die zijn opgeslagen op het Rijksregister van de natuurlijke personen te raadplegen of meegedeeld te krijgen, in het kader van studies of onderzoek over verschillende onderwerpen.

    Zo hebben universitaire onderzoeksgroepen de mededeling verkregen van gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke in het kader van studies of onderzoeken, op het gebied van gezondheid, maar ook op het gebied van sociologie (demografie, volksverhuizingen, ...), criminologie (toxicomanie, evolutie in criminaliteit, onveiligheidsgevoel, ...), de consumptiegewoonten, manieren van reizen, onderwijs,...

    Het moet worden opgemerkt dat aanvragen voor wetenschappelijke doeleinden gewoonlijk toegang tot gegevens proberen te krijgen in de vorm van steekproeven. Sterker nog, omdat het niet alleen de actuele gegevens, maar ook de historische gegevens bevat, maakt het Rijksregister van de natuurlijke personen allerlei combinaties van stratificatiecriteria mogelijk.

    En vanuit deze representatieve steekproeven van de bevolking, is het ook vaak de bedoeling om over te gaan onderzoeken of per post, per telefoon of door het "face to face" interviewen van de rechtstreeks betrokken personen.

    Opgelet!

    Het is belangrijk te onthouden dat, voorafgaand aan deze onderzoeken, de promotoren zich eerst moeten onderwerpen aan een gedragscode die werd geformaliseerd in advies nr. 27/2008 van 3 september 2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

    Deze gedragscode bepaalt dat, indien het gaat om schriftelijke vragenlijsten voor een eenmalige bevraging, het Rijksregister zelf de vragenlijsten zal verzenden met introductiebrieven die de vragenlijst uitlegt, alsook de eventuele herinneringen. De diensten van het Rijksregister geven aan de onderzoeksinstelling enkel de informatie door die nodig is om een analyse van de non-respons mogelijk te maken.

    Voor mondelinge of telefonische bevragingen zal het Rijksregister de passende persoonsgegevens overmaken aan de onderzoeksinstelling, mits deze zich verbindt tot het naleven van volgende bepalingen:

    • de toestemming van de betrokkene gekregen hebben na hem op de hoogte te hebben gebracht van de doelstellingen van de vragenlijst;
    • de interviewers een gepaste opleiding hebben gegeven;
    • de beveiliging van de persoonsgegevens kunnen verzekeren, met name bij de codering ervan;
    • rapporten en publicaties maken die enkel anonieme gegevens bevatten.

    Bovendien moet gewezen worden op het bestaan van een « Vademecum voor de onderzoeker », dat zeer volledig is en de onderzoekers op de hoogte brengt van de wettelijke bepalingen die op hen van toepassing zij bij een opzoeking tijdens dewelke de gegevens van persoonlijke aard, waaronder deze in het Rijksregister van de natuurlijke personen, gebruikt worden.

    Dit « Vademecum voor de onderzoeker » is beschikbaar op de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op volgend adres:

    http://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/vademecum-voor-de-onderzoeker_0.pdf

  • Hoe een staal verkrijgen ?

    Krachtens de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, kan het Sectoraal comité van het Rijksregister machtigen tot de samenstelling van stalen over een zeker aantal gegevens vanaf gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen.

    Deze vragen komen het vaakst voor in een wetenschappelijk kader (zie vraag : "Is het mogelijk om het Rijksregister van de natuurlijke personen te raadplegen voor wetenschappelijk onderzoek ?"), maar kunnen eveneens gebeuren voor andere doeleinden, zolang het algemeen belang aangetoond kan worden.

    Omdat het niet alleen de actuele gegevens, maar ook de historische gegevens bevat, maakt het Rijksregister van de natuurlijke personen verschillende steekproeven mogelijk, niet alleen inzake leeftijd, geslacht, verblijfplaats, maar eveneens door deze verschillende stratificatiecriteria te combineren.

    De samenstelling van een steekproef kan gevraagd worden om statistische redenen : in dit geval zullen enkel anonieme gegevens nodig zijn. Maar meestal worden stalen gevraagd om bevragingen uit te voeren, wat het nodig maakt om over identificatiegegevens te beschikken van de personen die deel uitmaken van de steekproef, om contact met hen te kunnen opnemen, zelfs al is het maar om te weten of zij akkoord zijn met de deelname aan de beoogde bevraging, maar eveneens om tot de daadwerkelijke bevraging te kunnen overgaan. Deze kan gebeuren door een vragenlijst op te sturen met de post, door hen telefonisch of mondeling, zogenaamd "face to face" te bevragen.

    Het is belangrijk te onthouden dat, voorafgaand aan deze onderzoeken, de promotoren zich eerst moeten onderwerpen aan een gedragscode die werd geformaliseerd in advies nr. 27/2008 van 3 september 2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

    Deze gedragscode bepaalt dat, indien het gaat om schriftelijke vragenlijsten voor een eenmalige bevraging, het Rijksregister zelf de vragenlijsten zal verzenden met introductiebrieven die de vragenlijst uitlegt, alsook de eventuele herinneringen. De diensten van het Rijksregister geven aan de onderzoeksinstelling enkel de informatie door die nodig is om een analyse van de non-respons mogelijk te maken.

    Voor mondelinge of telefonische bevragingen zal het Rijksregister de passende persoonsgegevens overmaken aan de onderzoeksinstelling, mits deze zich verbindt tot het naleven van volgende bepalingen:

    • de toestemming van de betrokkene gekregen hebben na hem op de hoogte te hebben gebracht van de doelstellingen van de vragenlijst;
    • de interviewers een gepaste opleiding hebben gegeven;
    • de beveiliging van de persoonsgegevens kunnen verzekeren, met name bij de codering ervan;
    • rapporten en publicaties maken die enkel anonieme gegevens bevatten.

    Zodra deze voorwaarden zijn vervuld, met name deze inzake informatieveiligheid, en meer in het bijzonder betreffende de onmogelijkheid om in verslagen en publicaties na het onderzoek de personen die deelgenomen hebben aan de bevragingen, te kunnen identificeren, mogen de onderzoeksteams daarom de gegevens ontvangen over de personen die deel uitmaken van de steekproef en rechtstreeks contact met hen opnemen.

  • Ik heb een toegangsmachtiging gekregen : wat moet ik doen ?

    In het kort :

    • contact opnemen met de dienst Externe Betrekkingen
    • formulieren A en B of C, in geval van aanvraag tot mededeling
    • verschillende mogelijke transacties
    • soorten van toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen

     

    ? De dienst Externe Betrekkingen

    De machtiging om toegang te krijgen tot de gegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen, deze meegedeeld te krijgen of het identificatienummer te gebruiken, vermeldt de concrete voorwaarden waaraan voldaan moet zijn om het recht van toegang te kunnen uitoefenen.

    Zodra de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken de beraadslaging ontvangt, zal de begunstigde een brief ontvangen waarin hij wordt verzocht contact op te nemen met de dienst Externe Betrekkingen, waarvan de contactgegevens de volgende zijn:

    Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken
    Algemene Directie Instellingen en Bevolking
    Dienst Externe Betrekkingen
    Koloniënstraat 11
    1000 Brussel

    Gegevens van de contactpersonen binnen de dienst Externe Betrekkingen:

     

    ? Formulieren voor verbinding

    In deze brief wordt eveneens aan de begunstigde gevraagd om verschillende verbindingsformulieren in te vullen (luik A en B of luik C) en deze, via de post of per e-mail terug te sturen naar voormelde dienst Externe Betrekkingen (externe.betrekkingen(at)rrn.fgov.be). Het formulier « A » bevat de identificatiegegevens van de aanvrager, het formulier « B » de technische specificaties en het formulier « C » de aanvragen tot mededeling van informatiegegevens.

    De formulieren zijn beschikbaar op volgend adres :

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/toegang-tot-het-rijksregister/

     

    ? Verschillende mogelijke transacties

    Verschillende transactie zijn mogelijk om toegang te krijgen tot het netwerk van het Rijksregister van de natuurlijke personen, waarbij elke transactie aangeduid wordt met een code. Deze verschillende transacties variëren naargelang de informatiegegevens die geraadpleegd kunnen worden, en dit met of zonder toegang tot de historiek van de wijzigingen die aan deze gegevens werden aangebracht.

    ? Raadpleging van enkel de naam en voornamen (transactiecode 02).

    ? Fonetische ondervraging. Het gaat om de transactiecodes 10, 18, 20 en 40, volgnes het aantal informatiegegevens die men kan invoeren om de zoekopdracht uit te voeren. De code 20 maakt het bovendien mogelijk om toegang te krijgen tot de historiek van de adressen en de code 40 maakt het mogelijk om de geboortedatum of het identificatienummer te raadplegen.

    ? Ondervraging op straat en nummer. De code 36 maakt het mogelijk om het identificatienummer te kennen van alle personen van het gewin, terwijl de code 37 het enkel mogelijk maakt om het identificatienummer van de referentiepersoon te kennen, wie vroeger het "gezinshoofd" genoemd werd.

    ? Ondervraging op basis van het identificatienummer. Er bestaan vele transactiecodes volgens de informatiegegevens die degene die het Rijksregister ondervraagt gemachtigd is te kennen en volgens of hij al dan niet toegang heeft tot de historiek van de wijzigingen die aangebracht werden aan de gegevens. Om de "goede" toepassingscode te kiezen, moet hij dus altijd naar de wettelijke basis kijken, of dit nu een koninklijk besluit of een beraadslaging is en of deze nu toegang of mededeling toekent.

    ? Ondervraging beperkt tot bepaalde informatietypes (IT). Zo maken de codes 66, 67, 75 en 76 het mogelijk om de informatietypes (maximum 5) die men wil raadplegen, te verduidelijken.

    Wie meer informatie wil, kan volgend document raadplegen :

    Het bestand "Rijksregister van de natuurlijke personen"

     

    ? Soorten toegang tot het Rijksregister

    Het Rijksregister van de natuurlijke personen maakt het mogelijk voor de gemachtigde gebruikers mogelijk om toegang te krijgen tot het Rijksregister via een netwerk voor gegevenoverdracht.

    Er werden verschillende soorten van toegangen tot dit netwerk ontwikkeld. De opsomming en technische beschrijving ervan vindt u in volgend document:

    Types van netwerken die de toegang tot het Rijksregister mogelijk maken

    Het Rijksregister van de natuurlijke personen kan 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 geraadpleegd worden.

    Voor bijwerkingen is het Rijksregister van de natuurlijke personen beschikbaar van 7.30 tot 20.30 u. van maandag tot vrijdag en van 9 tot 13 u. op zaterdag.

  • Ik wil mijn oorspronkelijke machtiging wijzigen : wat moet ik doen?

    In het kort:

    • elke wijziging van een machtiging tot toegang of raadpleging moet goedgekeurd worden door het Sectoraal comité van het Rijksregister,
    • in principe mogen enkel de informatiegegevens en –types die verbonden waren met een wettelijk informatiegegeven op het moment van de machtiging meegedeeld en/of geraadpleegd worden

    Afhankelijk van de evolutie van de taken van bepaalde overheidsinstanties of als gevolg van de aanmaak van nieuwe wettelijke informatiegegevens opgenomen in het Rijksregister van de natuurlijke personen, is het mogelijk dat de machtiging voor toegang of mededeling die aanvankelijk werd toegekend, niet langer overeenkomt met de werkelijke behoeften en dat een herziening van deze machtiging noodzakelijk is.

    Elk verzoek om wijziging van een eerder verleende goedkeuring, hetzij bij koninklijk besluit of bij beslissing van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of het Sectoraal comité, moet een nieuwe aanvraag ingediend worden bij het Sectoraal comité.

    Het kan bijvoorbeeld gaan over de uitbreiding van het territoriale toepassingsgebied of over een verzoek om toegang te krijgen tot andere informatiegegevens die essentieel zijn in het kader van de uitvoering van de taken.

    Het Sectoraal comité van het Rijksregister zal zich er in eerste instantie toe beperken om te overwegen of het nieuwe verzoek al dan niet onder hetzelfde doel valt waarvoor de eerdere vergunning is verleend en, desgevallend, te controleren of het nieuwe beoogde doel welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is.

    Vervolgens zal het Sectoraal comité nagaan of wat gevraagd wordt toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is in verhouding tot de doelstelling.

    In dit verband moet gewezen worden op een van de beginselen voor de werking van het Rijksregister van de natuurlijke personen, waarbij elke machtiging tot toegang of mededeling alleen betrekking heeft op de informatietypes en informatiegegevens die bestaan op het moment van de machtiging. Dit informatiegegeven, of in het kort "IT" is een gegeven dat wettelijke informatie vormt (zie vraag nr. 1 van het 2e deel: "Wat is een IT (informatietype)?".

    Dus alleen de wettelijke informatiegegevens die bestaan op het moment van de machtiging tot toegang, mogen worden meegedeeld en voor de toegang tot nieuwe informatiegegevens die ondertussen zijn gemaakt, moet een nieuwe aanvraag worden ingediend.

    Dit geldt ook indien het Sectoraal comité van het Rijksregister de toegang machtigt tot juridische een bepaald wettelijk informatiegegeven: alleen de IT die met deze gegevens verbonden waren op het moment van de machtiging mogen worden meegedeeld aan of geraadpleegd door de aanvrager. Als inmiddels andere informatietypes verbonden zijn met dit wettelijke informatiegegeven, zal het nodig zijn om een nieuwe aanvraag voor toegang tot deze IT in te dienen.

  • Welke soort van verbinding heb ik nodig voor toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen?

    Deze zeer technische aspecten worden bescrehven in volgende documenten, beschikbaar op volgende adressen:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_upload/nl/rr/toegang/bestand-rr.pdf

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/toegang-tot-het-rijksregister/

  • Er is een probleem met de verbinding : aan wie moet ik dit melden en wie kan mij helpen om dit op te lossen ?

    Voor alle problemen met en/of vragen over het Rijksregister van de natuurlijke personen, kunt u contact opnemen met de Helpdesk Belpic:

    • per telefoon: 02 518 21 17 (Nederlandstalig)
                           02 518 21 16 (Franstalig)
    • per fax: 02 518 26 16
    • per e-mail: helpdesk.belpic(at)rrn.fgov.be

    U kunt eveneens rechtstreeks contact opnemen met de dienst Exploitatie : voor het technische gedeelte zijn de contactpersonen :

  • Hoeveel kost dit ?

    De tarieven voor de verschillende diensten van het Rijksregister van de natuurlijke personen zijn beschikbaar op volgend adres:

    http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/tarieven/

    Deze tarieven zijn vastgelegd bij het koninklijk besluit van 2 april 2003 betreffende de vergoedingen waartoe de prestaties van het Rijksregister van de natuurlijke personen aanleiding geven, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad op 19 mei 2003.

    De bedragen worden geïndexeerd.

Status BELPIC :
Status RR :
BELPIC werkt stabiel
BELPIC (toegang tot de "natuurlijke personen") is operationeel maar sommige functionaliteiten zijn verstoord
BELPIC is momenteel buiten dienst
Rijksregister werkt stabiel
Het Rijksregister (toegang tot de "natuurlijke personen") is operationeel maar sommige functionaliteiten zijn verstoord
Rijksregister is momenteel buiten dienst