U bent hier :  Rijksregister »Toegang tot het Rijksregister

Toegang tot het Rijksregister

  • print

Toegang tot het Rijksregister

Onder "Toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen" moet worden verstaan:

  • de toegang tot de informatiegegevens
  • de mededeling van de informatiegegevens
  • het gebruik van het identificatienummer

1. Wie kan toegang krijgen tot het Rijksregister?

Krachtens artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, wordt de machtiging om toegang te hebben tot de informatiegegevens, om er mededeling van te verkrijgen of om het identificatienummer te gebruiken, door het Sectoraal Comité van het Rijksregister verleend aan:

  1. de Belgische openbare overheden voor de informatiegegevens die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie;

  2. de openbare of private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het Sectoraal Comité van het Rijksregister (zie infra);

  3. de natuurlijke of rechtspersonen die handelen als onderaannemer van de Belgische openbare overheden en de openbare of private instellingen van Belgisch recht bedoeld in 1° en 2°; de eventuele onderaanneming gebeurt op verzoek, onder controle en verantwoordelijkheid van deze overheden en instellingen; deze onderaannemers moeten zich er formeel toe verbinden de bepalingen van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, te respecteren en zij nemen daartoe de nodige maatregelen, waarvan zij melding maken aan de personen waarvoor zij als onderaannemer optreden;

  4. de notarissen en de gerechtsdeurwaarders voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie;

  5. de Orde van apothekers met als doel aan hun leden de hoofdverblijfplaats mee te delen van een cliënt aan wie een geneesmiddel dat gevaarlijk is voor de gezondheid, werd afgeleverd;

  6. de Orde van de Vlaamse Balies en de « Ordre des barreaux francophones et germanophone » met als enig doel aan de advocaten de informatie mee te delen die zij nodig hebben voor de taken die zij als medewerkers van het gerecht vervullen.

2. Aanvragen voor toegang tot het Rijksregister

De wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (Belgisch Staatsblad van 28 maart 2003) vereenvoudigt de procedure voor toegang tot het Rijksregister, alsook de procedure om het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken.
De lange procedure, waarbij een koninklijk besluit verplicht is, wordt vervangen door een nieuwe procedure, waarvan de belangrijkste kenmerken hieronder vermeld worden.

De procedure, die uit meerdere fasen bestaat, resulteert in de machtiging om toegang te hebben tot (bepaalde) informatiegegevens van het Rijksregister of om mededeling ervan te verkrijgen.
Er moet opgemerkt worden dat de procedure identiek is voor de toegang tot de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, de mededeling van de informatiegegevens en/of het gebruik van het identificatienummer.

1. Indiening van de aanvraag
2. Technisch en juridisch advies
3. Beraadslaging

  1. Indiening van de aanvraag

    • De machtigingsaanvragen voor toegang tot en mededeling van de informatiegegevens en voor gebruik van het identificatienummer moeten gericht worden aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, die de aanvragen zal doorsturen naar het Sectoraal Comité van het Rijksregister:

      Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

      Drukpersstraat 35
      1000 Brussel

      De aanvraag moet schriftelijk gebeuren. Daartoe heeft de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een formuliermodel ter beschikking gesteld op haar website op het volgende adres:

      http://www.privacycommission.be/nl/machtigingsprocedure-rr

      Die aanvraag moet allerlei informatie bevatten opdat het Sectoraal Comité van het Rijksregister ze ontvankelijk voor onderzoek zou kunnen verklaren:

      • alle gegevens van de aanvrager en de vermelding van een contactpersoon (en zijn/haar contactgegevens);

      • de vermelding van de eventuele onderaannemer(s), alsook een kopie van de overeenkomst met de onderaannemer(s), waarbij deze laatste(n) zich er formeel toe engageert (engageren) de wetgeving betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer te respecteren;

      • de wettelijke basis, d.w.z. de wettelijke of reglementaire bepalingen die de aanvraag of de bedoelde opdracht van algemeen belang verantwoorden;

      • de nauwkeurige beschrijving van de doeleinden, die vastgelegd, expliciet en rechtmatig moeten zijn;

      • de opsomming van de gegevens waarvoor de toegang of de mededeling gevraagd wordt; elk informatiegegeven moet adequaat, relevant en niet overmatig zijn;

      • de beschrijving van het type van toegang of mededeling: permanente of punctuele toegang of mededeling van gegevens (jaarlijks, maandelijks, wekelijks, …);

      • de duur waarvoor de machtiging tot toegang of mededeling gevraagd wordt en de bewaringsduur van de gegevens, alsook de redenen ter verantwoording van deze termijnen;

      • enkel intern gebruik van deze gegevens of mededeling ervan aan derden en indien aan derden, natuurlijk aan wie;

      • wat het gebruik van het identificatienummer betreft, vermelding van de netwerkverbindingen wanneer het identificatienummer gebruikt zal worden als identificatiesleutel in het kader van uitwisseling of mededeling van persoonsinformatiegegevens en, in voorkomend geval, vermelding van de bij die netwerkverbindingen betrokken instanties, die eveneens gemachtigd zijn om het identificatienummer te gebruiken.

        Naast de motivatie van de eigenlijke aanvraag hecht het Sectoraal Comité van het Rijksregister zeer veel belang aan de veiligheidsmaatregelen die getroffen worden om de gegevens afkomstig uit het Rijksregister van de natuurlijke personen, te beschermen.

    • Aanwijzing van de consulent inzake veiligheid en veiligheidsbeleid

      • Artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen verplicht iedere openbare overheid, openbare of private instelling die de toegang tot of de mededeling van informatiegegevens van het Rijksregister verkregen heeft of die het identificatienummer mag gebruiken, ertoe, al dan niet onder haar personeel, een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer aan te wijzen

        Deze consulent inzake informatieveiligheid, wiens identiteit meegedeeld zal worden aan het Sectoraal Comité van het Rijksregister, moet volledig onafhankelijk een oordeel kunnen vellen over de informatieveiligheid. Daarom wenst het Sectoraal Comité de volgende inlichtingen te ontvangen omtrent die persoon:

        • het functieprofiel van de aangewezen veiligheidsconsulent, met vermelding van zijn/haar plaats binnen de organisatie, de te bereiken resultaten en de vereiste competenties;

        • de opleiding die de betrokkene gekregen heeft of nog moet krijgen;

        • de tijd die de betrokkene kan besteden aan zijn/haar functie als consulent inzake informatieveiligheid;

        • de andere functies die de betrokkene eventueel uitoefent en die niet incompatibel mogen zijn met de functie van consulent inzake informatieveiligheid;

        • de informatiegegevens betreffende het informatieveiligheidsbeleid dat hij/zij uitgewerkt heeft om de beoogde verwerking van de gegevens te beveiligen.

      • Met betrekking tot deze laatste vermelding inzake het door de veiligheidsconsulent uitgewerkte veiligheidsplan, moet het volgende document zeer nauwkeurig ingevuld worden: «Evaluatieformulier voor elkeen die toegang tot of verbinding met het Rijksregister vraagt en aangaande de referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens»; dit formulier is beschikbaar op de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer:

        http://www.privacycommission.be/sites/privacycommission/files/documents/toelichting-evaluatievragenlijst-rr.pdf

        Deze vragenlijst bepaalt dat het Sectoraal Comité van het Rijksregister enkele documenten toegestuurd moet krijgen, waaronder het informatieveiligheidsplan.

  2. Technisch en juridisch advies

    Zodra het Sectoraal Comité van het Rijksregister van oordeel is dat het aanvraagdossier volledig is, stuurt het de aanvraag door naar de beheersinstelling van het Rijksregister, namelijk de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Deze beschikt over vijftien dagen om een juridisch en technisch advies uit te brengen.

  3. Beraadslaging

    • Het Sectoraal Comité heeft 30 dagen om een beslissing te nemen over de machtigingsaanvraag. Deze termijn gaat in vanaf de datum van ontvangst van het juridisch en technisch advies of twee weken na de datum dat het Comité dat advies had moeten ontvangen.

      De beslissing wordt vastgelegd in een beraadslaging, die doorgestuurd wordt naar de aanvrager en naar de beheersinstelling, namelijk de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.

      De machtiging om toegang te hebben tot of mededeling te krijgen van de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen of om het identificatienummer te gebruiken, bevat de concrete voorwaarden waaraan voldaan moet worden om het toegangsrecht te kunnen doen gelden.

    • In zijn beraadslaging gaat het Sectoraal Comité, naar gelang van het aanvraagdossier, ofwel de desbetreffende aanvraag weigeren of goedkeuren. Het Sectoraal Comité kan eveneens modaliteiten vastleggen voor de machtigingen tot toegang of mededeling die uitgereikt worden. Zo kan het de voorwaarden en modaliteiten preciseren volgens welke de toegang tot de gegevens van het Rijksregister uitgevoerd zal worden:

      • welke gegevens voor welke doeleinden;

      • eventueel, machtiging om enkel toegang te hebben tot de historiek van de wijzigingen aan (bepaalde) gegevens, om een onbeperkte toegang te hebben of vanaf een welbepaalde datum of voor een welbepaalde periode;

      • een permanente toegang of enkel mededeling op jaar-, maand- of weekbasis, …

    • Het Sectoraal Comité kan bovendien een machtiging geven om toegang te hebben tot of mededeling te krijgen van de informatiegegevens of om het identificatienummer te gebruiken, maar evenwel beslissen om de gevolgen van de beraadslaging op te schorten, bijvoorbeeld omdat de aanvrager geen veiligheidsplan bezorgd heeft, geen informatieveiligheidsconsulent aangewezen heeft of omdat deze laatste niet over voldoende autonomie beschikt om zijn/haar functie in die hoedanigheid correct uit te voeren.

    • Daarnaast kan het Sectoraal Comité van het Rijksregister, in bepaalde omstandigheden, wanneer er talrijke aanvragen ingediend worden met het oog op de verwezenlijking van éénzelfde doeleinde, beslissen om slechts één machtiging toe te kennen.

    Teneinde deze machtiging te kunnen krijgen, moeten de betrokken instellingen het Sectoraal Comité van het Rijksregister een schriftelijke en ondertekende verklaring bezorgen, waarbij zij zich ertoe verbinden de in de beraadslaging vermelde voorwaarden na te leven; daarna worden de contactgegevens van die instellingen gepubliceerd op de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en meegedeeld aan de diensten van het Rijksregister.

    Het Sectoraal Comité van het Rijksregister stelt een typebrief ter beschikking die gedownload kan worden op de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en die ingevuld teruggestuurd moet worden naar het Sectoraal Comité om de algemene machtiging te kunnen bekomen.

Uitvoering van de toegang

Het Rijksregister kan 24u/24 en 7 dagen/7 geraadpleegd worden.

Om bijwerkingen uit te voeren is het Rijksregister toegankelijk van 7u. tot 20u30 van maandag tot vrijdag en van 9u tot 13u op zaterdag.

Het verkrijgen van dit recht houdt ook in dat, het verboden is deze gegevens rechtstreeks aan de betrokken persoon te vragen. Vanaf het moment waarop een gegeven gecommuniceerd is aan het Rijksregister en het daarin werd geregistreerd, is de betrokken persoon niet meer verplicht dit gegeven rechtstreeks te communiceren aan de autoriteiten, organisaties en personen die de toelating hebben om de gegevens in het Rijksregister te consulteren. Dit is het principe van de interne inzameling vastgelegd in artikel 6, § 2 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen.

De toegang werd toegekend. En daarna?

De machtiging om toegang te hebben tot de gegevens van het Rijksregister, er informatie uit te halen of het rijksregisternummer te gebruiken omvat de concrete voorwaarden waaraan men moet voldoen om het toegangsrecht uit te oefenen.

Zodra de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken een beslissing van de beraadslaging ontvangt, zal er een brief verstuurd worden waarin de betrokkene wordt uitgenodigd contact op te nemen met de dienst Externe Relaties op volgend adres :

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken

Algemene Directie Instellingen en Bevolking
Dienst Externe Relaties
Koloniënstraat 11
1000 Brussel
IPIB-ExterneBetrekkingen(at)rrn.fgov.be

Contactpersonen van de dienst Externe Relaties :

Photo of Etienne  VAN VERDEGEM (NL) Etienne VAN VERDEGEM (NL)
Dienstchef
 02/518.22.12
 02/518.27.12
Photo of Stefan  VAN DE VENSTER (NL) Stefan VAN DE VENSTER (NL)
Attaché
 02/518.20.74
 02/518.25.74
Photo of Zisso  BORAKIS (FR) Zisso BORAKIS (FR)
Attaché
 02/518.20.98
 02/518.25.98

In deze brief wordt aan de betrokkene ook gevraagd een aantal … formulieren in te vullen (deel A en B of deel C) en ze per post of per mail terug te sturen naar de Dienst Externe Relaties (externe.relaties(at)rrn.fgov.be) . Het formulier A bevat de identificatiesgegevens van de aanvrager, formulier 'B' bevat de technische specificaties ; formulier 'C' betreft het beheer van de gebruikers.

Deze formulieren zijn beschikbaar in het menu 'Formulieren'".

Manieren om toegang te hebben tot het Rijksregister

De toegelaten gebruikers van het Rijksregister kunnen toegang krijgen tot het Rijksregister via een datatransmissienetwerk.

Manieren om toegang te hebben tot het Rijksregister alsook de procedure tot toegang tot het Rijksregister via internetnavigator (RRRNWEB).

Formulieren

Status BELPIC :
Status RR :
BELPIC werkt stabiel
BELPIC (toegang tot de "natuurlijke personen") is operationeel maar sommige functionaliteiten zijn verstoord
BELPIC is momenteel buiten dienst
Rijksregister werkt stabiel
Het Rijksregister (toegang tot de "natuurlijke personen") is operationeel maar sommige functionaliteiten zijn verstoord
Rijksregister is momenteel buiten dienst