Der Antrag wird schriftlich an die Umweltinstanz, die über die beantragten Umweltinformationen verfügt, gerichtet. "Schriftlich" bedeutet per Brief, Fax oder E-Mail. Wenn Sie einen persönlichen Zugang zu Umweltinformationen erhalten möchten, müssen Sie den Antrag per Brief oder per mit elektronischem Personalausweis unterzeichnete E-Mail übermitteln.

Der Gesetzgeber hat keine spezifische Form für die Einreichung dieses Antrags festgelegt; dieser muss nur schriftlich eingereicht werden. Anträge können daher weder mündlich noch per Telefon eingereicht werden. Dennoch besteht die Möglichkeit, einen Antrag vor Ort zu erstellen oder ein Antragsformular auszufüllen, wenn dieses vorhanden ist. Auf keinen Fall ist es erforderlich, den Antrag per Einschreiben zu senden.

Vorzugsweise geben Sie die Umweltinformationen, zu denen Sie Zugang haben möchten, an. Es genügt jedoch deutlich zu erklären, welche Angelegenheit diese Informationen betreffen. Es reicht nämlich aus, dass ein Beamter, der mit dem Bereich vertraut ist, versteht, was Sie wollen.

Sie brauchen kein Interesse nachzuweisen.

Im Antrag erklären Sie auch, wie Sie Ihr Zugangsrecht ausüben wollen, also ob Sie die Umweltinformationen einsehen, Erläuterungen dazu erhalten oder eine Abschrift davon mitgeteilt bekommen möchten. Außerdem geben Sie auch an, in welcher Form oder welchem elektronischen Format die Informationen vorzugsweise zur Verfügung zu stellen sind.

Damit eine Umweltinstanz gegebenenfalls die beantragten Informationen verschicken kann, ist es erforderlich, dass sie über Ihren Namen und Ihre Adresse verfügt. Dies kann eventuell auch eine E-Mail-Adresse sein.

Fehlen bestimmte Informationen, können Sie diese auch nachträglich übermitteln. Dass diese zum Zeitpunkt der Einreichung des Antrags fehlen, gilt auf keinen Fall als Grund, den Antrag abzulehnen. Außerdem darf eine Umweltinstanz den Antrag nicht aus dem Grund, dass er offensichtlich zu vage formuliert ist, ablehnen. In diesem Fall muss sie den Antragsteller schnellstmöglich darum bitten, seinen Antrag zu präzisieren oder zu vervollständigen. Erst wenn dies nicht gemacht wurde, kann der Antrag aufgrund seiner offensichtlich zu vagen Formulierung abgelehnt werden.

In dem Antrag kann auch eine Frist, innerhalb deren der Antragsteller die Umweltinformationen erhalten möchte, vorgeschlagen werden. Kann die Umweltinstanz diese Frist nicht einhalten, muss sie dies begründen.

Dieses flexible Verfahren findet keine Anwendung auf spezifische Fälle, in denen aufgrund der Sensibilität der beantragten Informationen zusätzliche Angaben erforderlich sind. Dies ist der Fall, wenn vertrauliche personenbezogene Daten, vertrauliche Betriebs- und Herstellungsinformationen oder Informationen, die von Dritten freiwillig verbreitet werden, beantragt werden und nach Interessenabwägung festgestellt wird, dass das Interesse der Bekanntmachung das geschützte Interesse nicht überwiegt. Kann der Antragsteller aber beweisen, dass er die Zustimmung der betreffenden Person eingeholt hat, kann die Bekanntmachung trotzdem erfolgen, selbst wenn der Antrag abgelehnt werden müsste, weil das Interesse der Bekanntmachung das geschützte Interesse nicht überwiegt. Kann der Antragsteller dies nicht vorab beweisen, muss in der Entscheidung mitgeteilt werden, dass der Antrag noch angenommen werden könnte, wenn die Umweltinstanz diese Zustimmung nachträglich erhalten sollte. Wenn der Antragsteller Zugang zu Informationen, die ihn betreffen, haben möchte, muss er sich ausweisen. Selbstverständlich bittet die Verwaltungsinstanz einen Betreffenden auch selbst um seine Zustimmung.

Der Antrag wird an die zuständige föderale Umweltinstanz gerichtet, auch wenn diese die Umweltinformationen in den Archiven hinterlegt hat.

Unmittelbarer Zugang zu den beantragten Umweltinformationen

Eine Umweltinstanz kann dafür sorgen, dass ein Antragsteller sein Zugangsrecht unmittelbar ausüben kann. Zu diesem Zweck muss sie die Umweltinformationen, die sofort vor Ort eingesehen werden können und von denen der Antragsteller eine Abschrift direkt mitgeteilt bekommen kann, auflisten. Es handelt sich hierbei um Umweltinformationen, die kein spezifisches Problem darstellen, insbesondere hinsichtlich eventueller Ausnahmen, und die im Voraus von den Umweltinstanzen als Informationen, die unmittelbar eingesehen oder mitgeteilt werden können, bestimmt wurden.

Wenn eine föderale Umweltinstanz einen Antrag erhält, vermerkt sie diesen schnellstmöglich in einem Register unter Angabe des Empfangsdatums. Die Umweltinstanz schickt dem Antragsteller eine Empfangsbestätigung, in der sie zugleich mitteilt, dass der Antrag registriert wurde und an welchem Datum er registriert wurde.

Ausgangspunkt der Frist ist hierbei der Zeitpunkt des Empfangs des Antrags und nicht der Zeitpunkt der Registrierung. Durch den Empfang setzen die verbindlichen Antwortfristen ein. Der Zeitpunkt, zu dem der Antrag empfangen wurde, wird mit der Registrierung nachgewiesen. Als Antragsteller haben Sie ein unmittelbares Zugangsrecht zu den Daten in Bezug auf die Registrierung Ihres Antrags.

Wenn eine Umweltinstanz feststellt, dass sie nicht über die beantragten Umweltinformationen verfügt, leitet sie den Antrag schnellstmöglich an die Umweltinstanz weiter, die wahrscheinlich über die Umweltinformationen verfügt.

Eine föderale Umweltinstanz überprüft, ob der Antrag hinreichend deutlich ist. Wenn der Antrag offensichtlich zu vage formuliert ist, nimmt sie Kontakt mit dem Antragsteller auf und fordert ihn auf, seinen Antrag schnellstmöglich zu präzisieren oder zu vervollständigen. Sie teilt mit, warum der Antrag zu vage formuliert ist. Soweit möglich gibt sie auch an, welche Angaben über die beantragten Informationen notwendig sind, damit der Antrag weiterbearbeitet werden kann.

Eine neue Frist von dreißig Tagen setzt für die Umweltinstanz ein ab dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller seinen Antrag präzisiert oder vervollständigt hat.

Anschließend muss überprüft werden, ob ein oder mehrere Ausnahmegründe geltend gemacht werden können.

Einige Ausnahmegründe sind auf alle Anträge auf gleich welche Umweltinformationen anwendbar. Zunächst handelt es sich um Anträge, die Umweltinformationen betreffen, die gerade vervollständigt werden oder noch nicht abgeschlossen sind und deren Bekanntmachung demzufolge Missverständnisse hervorrufen kann. Die Umweltinstanz muss die Bekanntmachung verweigern und für jeden Einzelfall muss sie außerdem das Allgemeininteresse an der Bekanntmachung gegen das spezifische Interesse an der Verweigerung der Bekanntmachung abwiegen.

Die Umweltinstanz muss den Antrag ablehnen, wenn dieser:

1. offensichtlich missbräuchlich ist,
2. offensichtlich zu allgemein formuliert bleibt, nachdem die Umweltinstanz den Antragsteller aufgefordert hat, den Antrag neu zu formulieren.

Neben diesen formellen Ausnahmegründen sind einige inhaltliche Ausnahmegründe anwendbar. Zu unterscheiden ist zwischen Umweltinformationen im Allgemeinen und Emissionen.

Für Umweltinformationen im Allgemeinen gilt, dass eine Umweltinstanz die Bekanntmachung verweigern muss, wenn das öffentliche Interesse an der Bekanntmachung den Schutz eines der folgenden Interessen nicht aufwiegt:

1. Grundrechte und -freiheiten der Bürger und insbesondere Schutz des Privatlebens, es sei denn, die betreffende Person hat der Bekanntmachung zugestimmt,
2. öffentliche Ordnung und Sicherheit, einschließlich des physischen Schutzes von radioaktiven Stoffen, oder Verteidigung des Landes,
3. vertraulicher Charakter der föderalen internationalen Beziehungen Belgiens und der Beziehungen Belgiens mit überstaatlichen Einrichtungen und der Beziehungen der Föderalbehörde mit den Gemeinschaften und Regionen,
4. Ermittlung oder Verfolgung strafbarer Handlungen,
5. Verfahren in einem Zivil- oder Verwaltungsprozess und Möglichkeit für jede Person, ein faires Verfahren zu erhalten,
6. Vertraulichkeit der Beratungen der Föderalregierung und der verantwortlichen Behörden, die ihr unterstehen,
7. vertraulicher Charakter der Betriebs- und Herstellungsinformationen, wenn diese Informationen geschützt sind, um ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse zu wahren, es sei denn, die Person, von der die Informationen stammen, hat der Bekanntmachung zugestimmt,
8. wenn der Antrag eine Stellungnahme oder Meinung betrifft, die ein Dritter einer Umweltinstanz freiwillig und vertraulich mitgeteilt hat und für die dieser ausdrücklich gebeten hat, dass sie vertraulich behandelt wird, es sei denn, er hat der Bekanntmachung zugestimmt,
9. Schutz der Umwelt, auf den sich die Informationen beziehen.

Wenn die beantragten Informationen Emissionen in die Umwelt betreffen, können nur folgende Ausnahmegründe geltend gemacht werden:

2. öffentliche Ordnung und Sicherheit, einschließlich des physischen Schutzes von radioaktiven Stoffen, oder Verteidigung des Landes,
3. vertraulicher Charakter der föderalen internationalen Beziehungen Belgiens und der Beziehungen Belgiens mit überstaatlichen Einrichtungen und der Beziehungen der Föderalbehörde mit den Gemeinschaften und Regionen,
4. Ermittlung oder Verfolgung strafbarer Handlungen,
5. Verfahren in einem Zivil- oder Verwaltungsprozess und Möglichkeit für jede Person, ein faires Verfahren zu erhalten.

Jedoch gilt auch für diese Ausnahmegründe die Regel, der zufolge spezifisch berücksichtigt werden muss, dass dem Allgemeininteresse an der Bekanntmachung von Emissionen besonderes Gewicht beizumessen ist.

Die im Gesetz festgelegten Ausnahmen finden Anwendung unbeschadet sonstiger durch ein Dekret bzw. eine Ordonnanz festgelegter Ausnahmen in Bezug auf die Ausübung der Befugnisse der Gemeinschaften oder der Regionen.

Unbeschadet einer etwaigen Befugnisübertragung wird die Entscheidung über den Antrag von einem zuständigen Mitglied des leitenden Personals der Umweltinstanz getroffen, die über die Umweltinformationen verfügt. Wenn die Umweltinstanz nicht über Personal verfügt, wird die Entscheidung von der zuständigen Person gemäß den geltenden Rechtsvorschriften und der geltenden Satzung getroffen.

Die Umweltinstanz muss den Antrag schriftlich beantworten. Dies bedeutet, dass die Umweltinstanz dem Antragsteller ihre Entscheidung per Brief, E-Mail oder Fax mitteilen kann, genau wie es dem Antragsteller freisteht, seinen Antrag per Brief, E-Mail oder Fax an die Umweltinstanz zu richten. Entweder ist die Entscheidung negativ und beinhaltet eine Ablehnung des Antrags oder sie ist teilweise positiv, was bedeutet, dass ein Teil der beantragten Umweltinformationen eingesehen werden kann oder mitgeteilt wird, oder sie ist in ihrer Gesamtheit positiv.

In den föderalen Bekanntmachungsrechtsvorschriften wird keine Frist bestimmt, innerhalb deren die Entscheidung getroffen werden muss, sondern eine Frist, binnen der die Entscheidung dem Antragsteller mitgeteilt werden muss. Diese Frist beträgt dreißig Tage und kann gegebenenfalls auf fünfundvierzig Tage erweitert werden. Muss die Frist verlängert werden, muss dies innerhalb der ursprünglichen Frist von dreißig Tagen begründet werden. Die Frist kann nur aus zwei Gründen verlängert werden, nämlich wenn die beantragten Informationen innerhalb der Frist von einem Monat nur schwer zu bearbeiten sind, weil sie zu umfangreich sind, oder wenn die Überprüfung der Ausnahmegründe, die eventuell angewendet werden müssen, eine längere Frist erfordert. Die Frist setzt ab dem Tag nach demjenigen ein, an dem der Antrag empfangen wurde.

Ist die Entscheidung negativ, muss sie mit konkreten und relevanten Gründen versehen sein. Es können nur Ausnahmegründe, die in einem Gesetz, einem Dekret oder einer Ordonnanz ihre Berechtigung finden, geltend gemacht werden. Diese Ausnahmegründe befinden sich nicht unbedingt nur in den Bekanntmachungsrechtsvorschriften. Ungeachtet dessen, ob die Umweltinstanz eine Verwaltungsbehörde ist oder nicht, muss die Begründung unter den Bedingungen und mit den Ausnahmen erfolgen, die für das Gesetz vom 29. Juli 1991 über die ausdrückliche Begründung der Verwaltungsakte gelten.

Beinhaltet eine Verwaltungsunterlage ein urheberrechtlich geschütztes Werk, muss die Umweltinstanz dies melden.

Haben Sie in Ihrem Antrag vorgeschlagen, für begrenzte Dauer Zugang zu den beantragten Umweltinformationen zu erhalten, gilt eine zusätzliche Begründungspflicht, wenn eine Umweltinstanz die vom Antragsteller vorgeschlagene Frist zur Bereitstellung der Informationen nicht einhalten kann. Diese Begründung muss nicht innerhalb der vom Antragsteller vorgeschlagenen Frist mitgeteilt werden.

Eine positive bzw. teilweise positive Entscheidung muss schnellstmöglich binnen dreißig Kalendertagen ausgeführt werden. Die Frist für die Mitteilung der Entscheidung und die Ausführungsfrist betragen beide höchstens dreißig Kalendertage. Bei Fristverlängerung wird auch die Ausführungsfrist um fünfzehn Tage verlängert.

Diese Fristen werden jedoch nicht addiert, sondern sie überschneiden sich. Daher ist es durchaus möglich, dass eine Umweltinstanz eine Entscheidung an demselben Tag trifft, an dem sie sie auch ausführt. Das Gegenteil ist auch vorstellbar: Eine Umweltinstanz könnte eine Entscheidung fünfzehn Tage nach dem Antrag treffen, aber diese erst am Ende der vorgesehenen maximalen Frist von dreißig Tagen ab Empfang des Antrags ausführen.

Sofern die Informationen verfügbar sind und beantragt werden, geben die Umweltinstanzen an, welche Messverfahren zur Erhebung der Informationen angewandt werden, einschließlich der Verfahren zur Analyse, Probenahme und Vorbehandlung der Proben, oder weisen sie auf ein angewandtes standardisiertes Verfahren hin. Dies muss dem Antragsteller ermöglichen, die Qualität der übermittelten Informationen zu beurteilen.

Wenn der Antragsteller sein Einsichtsrecht geltend machen will, bestimmt die Umweltinstanz, die die Umweltinformationen in ihrem Besitz hat, in Absprache mit dem Antragsteller Ort, Datum und Uhrzeit der Einsichtnahme. Außerdem muss der Antragsteller in der Praxis immer die Möglichkeit haben, sein Einsichtsrecht auszuüben

Wenn der Antragsteller Umweltinformationen in einer bestimmten schriftlichen Form oder einem bestimmten elektronischen Format erhalten möchte, muss diesem Ersuchen grundsätzlich nachgekommen werden. Erweist sich das als unmöglich, teilt die Umweltinstanz in ihrer Entscheidung mit, in welchen anderen schriftlichen Formen bzw. elektronischen Formaten die beantragten Umweltinformationen verfügbar sind. Von der Umweltinstanz wird ein Mindestmaß an gutem Willen erwartet, damit die vom Antragsteller beantragte Form nach Möglichkeit berücksichtigt wird ("können in angemessener Weise zur Verfügung stellen").

Das Einsichtsrecht und das Erläuterungsrecht können unentgeltlich ausgeübt werden.

Eine Gebühr kann nur für eine Abschrift verlangt werden. Diese Gebühr darf nicht über den Selbstkostenpreis, d.h. den Preis für das Papier, die Abschreibung des Kopierers, die Tinte usw., aber nicht die Personalkosten, die dadurch entstehen, hinausgehen.

Für die föderalen Verwaltungsbehörden wurden die Tarife im Königlichen Erlass vom 17. August 2007 zur Festlegung des Betrags der Gebühr für den Erhalt einer Abschrift einer Verwaltungsunterlage oder einer Unterlage über Umweltinformationen festgelegt.

Der Betrag der Gebühr wird für jeden Antrag pro Verwaltungsunterlage oder pro Unterlage über Umweltinformationen berechnet.

• Wird die Abschrift einer Verwaltungsunterlage in schwarz-weiß und in einem Format, das nicht größer als das DIN-A4-Format ist, ausgehändigt, so ist die Gebühr auf 0,05 Euro pro Seite festgelegt. Die ersten fünfzig Seiten sind kostenlos. Enthält die Unterlage jedoch mehr als hundert Seiten, so wird die Gebühr ab der hundertersten Seite auf 0,02 Euro pro Seite herabgesetzt.
• Wird die Abschrift einer Verwaltungsunterlage in schwarz-weiß und in einem Format, das größer als das DIN-A4-Format ist, jedoch das DIN-A3-Format nicht überschreitet, ausgehändigt, so werden die oben erwähnten pro Seite festgelegten Gebühren verdoppelt.
• Enthält eine Verwaltungsunterlage Seiten in verschiedenen Formaten, so wird die Gebühr berechnet, als handle es sich um zwei getrennte Anträge.
• Soll die beantragte Abschrift einer Verwaltungsunterlage ganz oder teilweise farbig oder größer als im DIN-A3-Format sein, so entspricht die Gebühr dem Selbstkostenpreis.
• Wird für die Abschrift einer Verwaltungsunterlage ein anderer Träger als Papier beantragt, so entspricht die Gebühr dem Selbstkostenpreis.
• Per E-Mail übermittelte Abschriften sind kostenlos. Die Gebühren sind bar zu zahlen, wenn der Antragsteller die Abschrift bei der Verwaltungsbehörde in Empfang nimmt. Diese stellt eine Empfangsbescheinigung als Zahlungsbeweis aus.

Wird die Abschrift dem Antragsteller per Post zugestellt, ist die Gebühr vor dieser Zustellung per Überweisung oder Einzahlung auf das Postscheckkonto des Buchhalters der Einnahmen der betreffenden Verwaltung zu zahlen. In diesem Fall werden die Portokosten zu dem Betrag der Gebühr hinzugerechnet.