L’exercice du droit d’accès

La demande

Comment ?

La demande est adressée par écrit à l’instance administrative qui dispose du document administratif concerné. A l’heure actuelle, il y a lieu d’entendre par « par écrit » : par courrier, par fax ou par e-mail.

Sous quelle forme ?

Le législateur n’a pas imposé de forme spécifique pour la demande, si ce n’est qu’elle doit être écrite. Les demandes verbales et téléphoniques sont par conséquent exclues. En revanche, il existe la possibilité de rédiger une demande sur place ou de compléter un formulaire de demande si ce dernier est disponible. Quoi qu’il en soit, il n’est pas nécessaire que la demande soit envoyée par courrier recommandé.

Que contient-elle ?

La loi ne fixe pas de contenu spécifique pour la demande si ce n’est qu’il convient, dans la mesure du possible, d’identifier le document administratif auquel vous souhaitez avoir accès. Si ce n’est pas possible, il suffit toutefois de donner suffisamment de précisions sur le contexte pour qu’un fonctionnaire, familiarisé avec la matière concernée, soit à même de déterminer les documents effectivement visés par votre demande.

Vous ne devez pas apporter la preuve d'un intérêt, sauf si la demande a trait à des « documents à caractère personnel ». Un document à caractère personnel est un « document administratif comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d'un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne ». L'intérêt consiste dans ce cas en l'intérêt requis pour introduire un recours en annulation auprès du Conseil d'Etat. Cet intérêt doit par conséquent être personnel, direct, actuel et légitime. Le demandeur est réputé témoigner de l'intérêt requis si le document de nature personnelle a trait à sa propre personne.

Vous devez également mentionner dans la demande de quelle manière vous souhaitez exercer votre droit d'accès : par le biais d'une consultation, d'une explication ou de recevoir communication sous forme de copie.

Pour qu'une instance administrative puisse éventuellement envoyer le document administratif demandé, il faut qu'elle dispose également de votre nom et de vos coordonnées.

A qui adresser sa demande ?

La demande est adressée à l’instance administrative compétente, même si celle-ci a déposé le document dans une archive.

Le traitement de la demande

L’enregistrement

Lorsqu'une instance administrative reçoit une demande, elle la consigne dans les meilleurs délais dans un registre. L'envoi d'un accusé de réception et le délai de cet envoi dépendent des règles internes en vigueur au sein d'une instance administrative et figurent dans le protocole par lequel l'instance administrative concernée a concrétisé la charte de convivialité de l'administration.

Ce n'est pas le moment de l'enregistrement, mais bien le moment de l'arrivée de la demande, qui marque le début du délai.

L’obligation de renvoi

Si une instance administrative constate qu’elle n’a pas le contrôle du document administratif demandé, elle en informe sans retard le demandeur et lui communique la dénomination et l’adresse de l’instance administrative qui, selon elle, est compétente pour délivrer ce document.

Le premier examen

L’instance administrative examine si la demande est suffisamment claire et si l’intérêt est prouvé dans le cas où il s’avère que la demande a trait à un document à caractère personnel. Si l’intérêt requis fait défaut, la demande doit être refusée pour ce type de documents.

L’ examen des motifs d’exception

L'instance administrative examine ensuite si un ou plusieurs motifs d'exception doivent ou peuvent être invoqués. Cela vaut également pour les documents de nature personnelle, même s'il a été constaté que le demandeur témoignait de l'intérêt requis.

La loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration définit trois sortes de motifs d'exception.

Un premier groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 1. Ceux-ci doivent être invoqués et valent à l’égard de toutes les instances administratives, y compris les instances non fédérales (organiquement) dans la mesure où celles-ci exercent des compétences fédérales. L'élément spécifique de ces motifs d'exception est que la publication ne peut être refusée que si l'autorité administrative a constaté que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection de l'un des intérêts suivants :

1. la sécurité de la population ;
2. les libertés et les droits fondamentaux des administrés ;
3. les relations internationales fédérales de la Belgique ;
4. l'ordre public, la sûreté ou la défense nationale ;
5. la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
6. un intérêt économique ou financier fédéral, la monnaie ou le crédit public ;
7. le caractère par nature confidentiel des informations d'entreprise ou de fabrication communiquées à l'autorité ;
8. le secret de l'identité de la personne qui a communiqué le document ou l'information à l'autorité administrative à titre confidentiel pour dénoncer un fait punissable ou supposé tel.
9. la protection des données à caractère personnel, lors des traitements effectués dans le cadre du titre 2 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Un deuxième groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 2. Ceux-ci doivent également être invoqués et valent à l’égard de toutes les instances administratives, y compris les instances non fédérales dans la mesure où celles-ci exercent des compétences fédérales.

Dans ce contexte, la publication doit être refusée lorsque l'autorité administrative constate que la publication du document administratif porte atteinte :

1. à la vie privée, sauf si la personne concernée a préalablement donné son accord par écrit à la consultation ou à la communication sous forme de copie ;
2. à une obligation de secret instaurée par la loi ;
3. au secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles une autorité fédérale est associée ;
4. aux intérêts sur base desquels une information peut être classifiée conformément à la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification, aux habilitations, attestations et avis de sécurité ;
5. au secret des documents administratifs portant sur l'exécution d'une stratégie politique, entre des ministres/secrétaires d'Etat entre eux, entre un ministre/secrétaire d'Etat ou des ministres/secrétaires d'Etat et les membres de leurs organes stratégiques, entre les organes stratégiques entre eux, ou entre des ministres/secrétaires d'Etat et/ou organes stratégiques et un parti politique ou un groupe parlementaire ;
6. à la procédure d'un procès civil ou administratif et à la possibilité pour toute personne d'être jugée équitablement.

Le troisième groupe de motifs d'exception est défini à l'article 6, § 3. Ces motifs d'exception sont de nature facultative et ne peuvent être invoqués par les instances administratives que si la demande :

1. concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet;
2. concerne un avis ou une opinion communiquée librement et à titre confidentiel à l'autorité;
3. est manifestement abusive;
4. est formulée de façon manifestement trop vague.

La demande formulée de façon manifestement trop vague est une demande dont l'objet n'est pas clair. Dans ce cas, l'instance administrative invite le demandeur à préciser ou compléter sa demande dans les plus brefs délais. L'instance administrative communique dans la mesure du possible les motifs pour lesquels elle estime que la demande est formulée de manière trop vague. Dans la mesure du possible, elle indique également les données relatives aux informations demandées qui sont nécessaires pour pouvoir poursuivre le traitement de la demande. Un nouveau délai de trente jours prend cours pour l'instance administrative à partir du moment où le demandeur a précisé ou complété sa demande. Si le demandeur omet de préciser ou de compléter sa demande malgré la requête de l'instance administrative, le demandeur est réputé se désister de sa demande.

La décision et son exécution

La décision

La législation fédérale en matière de publicité ne mentionne pas de délai dans lequel la décision doit être prise, mais bien un délai dans lequel la décision doit être communiquée au demandeur. Ce délai est de 30 jours et peut si nécessaire être étendu à 45 jours. En cas de prolongation, celle-ci doit être motivée dans le délai initial de trente jours.

Si la décision est négative, le refus doit être motivé de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d’exception trouvant leur raison d’être dans une loi, un décret ou une ordonnance peuvent être invoqués. Ces motifs d’exception ne se trouvent pas nécessairement uniquement dans la législation sur la publicité.

Si un document administratif contient une œuvre protégée par les droits d’auteur, il y a lieu d’en faire mention.

L’exécution de la décision

Une décision positive ou partiellement positive doit être exécutée dans les meilleurs délais. Le législateur n’a pas défini de délai spécifique. Lorsque le demandeur opte pour le droit de consultation, la possibilité doit lui en être offerte en concertation.

Le paiement d’une rétribution

Le droit de consultation et le droit d'explication peuvent être exercés gratuitement.

Une rétribution ne peut être demandée que pour une copie. Cette rétribution ne peut pas être supérieure au prix coûtant (c'est-à-dire le prix du papier, de l'amortissement de la photocopieuse, de l'encre, etc.) mais pas les frais de personnel consentis aux fins de sa délivrance.

Pour les autorités administratives fédérales, les tarifs sont fixés dans l'Arrêté Royal du 17 août 2007 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif ou d'un document qui contient des informations environnementales.