L’exercice du droit d’accès

La demande

Comment l’introduire ?

La demande est adressée par écrit à l'instance environnementale qui dispose des informations environnementales demandées. « Par écrit » signifie par courrier, par fax ou par e-mail.

Sous quelle forme ?

Le législateur n'a pas imposé de forme spécifique sous laquelle introduire la demande, celle-ci doit seulement être introduite par écrit. Les demandes ne peuvent donc pas être introduites oralement ou par téléphone. Il existe bien la possibilité de rédiger une demande sur place ou de remplir un formulaire de demande si cette option est disponible. En tout cas, il n'est pas requis que la demande soit envoyée par pli recommandé.

Que contient-elle ?

Dans la mesure du possible, vous devez identifier les informations environnementales auxquelles vous souhaitez avoir accès. Il suffit toutefois que vous mentionniez clairement la matière sur laquelle elles portent. Il suffit en effet qu'un agent familiarisé avec la matière concernée, soit à même de déterminer les documents effectivement visés par votre demande.

Vous ne devez démontrer aucun intérêt.

Dans votre demande, vous pouvez également mentionner de quelle manière vous souhaitez exercer votre droit d'accès : soit en consultant les informations sur place, soit en obtenant des explications ou encore en obtenant une copie des informations demandées. Par ailleurs, vous indiquez également sous quelle forme ou quel format électronique les informations doivent de préférence être mises à disposition.

Pour qu'une instance environnementale puisse éventuellement envoyer les informations environnementales demandées, il est nécessaire qu'elle dispose de votre nom et de votre adresse. Cela peut également être une adresse e-mail.

Si certaines informations sont manquantes, vous pouvez toujours les fournir plus tard. L'absence de celles-ci au moment de la demande ne constitue en aucun cas une raison de rejeter la demande. Par ailleurs, une instance environnementale ne peut pas rejeter une demande parce qu'elle est manifestement trop vague. Dans ce cas, elle doit demander que le demandeur précise ou complète sa demande. Ce n'est qu’après que cela a été fait que la demande peut être rejetée en raison de sa formulation manifestement trop vague.

La demande peut également contenir une proposition de délai dans lequel le demandeur souhaite recevoir les informations environnementales. Si une instance environnementale ne peut satisfaire à la demande, elle doit motiver les raisons de cette impossibilité.

A qui l’adresser ?

La demande est adressée à l'instance environnementale fédérale compétente, même si celle-ci a déposé l'information environnementale aux archives.

Le traitement de la demande

L’enregistrement

Si une instance environnementale fédérale reçoit une demande, elle la consigne dans les meilleurs délais dans un registre en mentionnant la date de réception. L'instance environnementale envoie simultanément au demandeur un accusé de réception dans lequel elle mentionne que la demande a été enregistrée ainsi que la date de l'enregistrement.

Le moment de l'enregistrement ne constitue pas le point de départ du délai mais bien le moment de réception de la demande. La date de réception fait en effet courir les délais de réponse contraignants.

L'enregistrement apporte la preuve du moment auquel la demande a été reçue. En qualité de demandeur, vous avez un droit d'accès immédiat aux données relatives à l'enregistrement de votre demande.

L'obligation de renvoi

Si une instance environnementale constate qu'elle ne dispose pas de l'information environnementale demandée, elle envoie alors la demande dans les meilleurs délais à l'instance environnementale qui est supposée disposer de l'information environnementale.

Le premier examen

Une instance environnementale fédérale examine si la demande est suffisamment précise. Si la demande est manifestement trop vague, elle prend alors contact avec le demandeur et l'invite à préciser ou compléter sa demande dans les meilleurs délais. Elle communique les motifs pour lesquels la demande est formulée de manière trop vague. Dans la mesure du possible, elle indique également les données relatives aux informations demandées qui sont nécessaires pour pouvoir poursuivre le traitement de la demande.

Un nouveau délai de trente jours prend cours pour l'instance environnementale à partir du moment où le demandeur a précisé ou complété sa demande.

L’examen des motifs d’exception

Il faudra ensuite vérifier si un ou plusieurs motifs d’exception ne peuvent être invoqués.

Pour cela, il faudra d’abord tenir compte des motifs d’exception dits formels. Une instance environnementale peut refuser une demande qui porte sur une information environnementale qui est inachevée ou en cours d'élaboration et dont la divulgation peut être source de méprise. L'instance environnementale est obligée de refuser la divulgation et pour chaque cas spécial, elle doit par ailleurs mettre en balance l'intérêt général servi par la divulgation avec le refus de divulguer.

Une instance environnementale doit rejeter la demande si:

1. la demande est manifestement abusive ;
2. la demande reste manifestement formulée de façon trop générale après que l'instance environnementale a demandé de reformuler la demande.

Outre ces motifs d'exception formels, un certain nombre de motifs d'exception sont d'application sur le plan du contenu. Il y a lieu de faire une distinction entre des informations environnementales en général et des émissions.

Pour les informations environnementales en général, s'applique la règle qu'une instance administrative doit refuser la divulgation si l'intérêt public de la divulgation ne l'emporte pas sur l'un des intérêts suivants :

1. les libertés et droits fondamentaux des administrés et en particulier, la protection de la vie privée, à moins que la personne concernée n'ait consenti à la publicité ;
2. l'ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire ;
3. le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l'autorité fédérale avec les communautés et régions ;
4. la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
5. la procédure d'un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d'être jugée équitablement ;
6. la confidentialité des délibérations du gouvernement fédéral et des autorités responsables qui en relèvent ;
7. le caractère confidentiel des informations commerciales et industrielles, lorsque ces informations sont protégées afin de préserver un intérêt économique légitime, à moins que la personne d'où proviennent les informations n'ait consenti à la publicité ;
8. si la demande porte sur un avis ou une opinion communiqués volontairement et à titre confidentiel par un tiers à une instance environnementale, pour lesquels celui-ci a explicitement demandé la confidentialité, à moins qu'il n'ait consenti à la publicité ;
9. la protection de l'environnement à laquelle les informations se rapportent.

Dans la mesure où les informations demandées concernent des émissions dans l'environnement, seuls les motifs d'exception suivants peuvent être invoqués :

1. l'ordre public, la sécurité publique, en ce compris la protection physique des matières radioactives ou la défense du territoire ;
2. le caractère confidentiel des relations fédérales internationales de la Belgique avec les institutions supranationales et les relations de l'autorité fédérale avec les communautés et régions ;
3. la recherche ou la poursuite de faits punissables ;
4. la procédure d'un procès civil ou administratif et la possibilité pour tout personne d'être jugée équitablement.

Les exceptions fixées dans la loi s'appliquent sans préjudice des autres exceptions fixées par un décret ou une ordonnance relatives à l'exercice des compétences des communautés ou des régions.

La décision et son exécution

La décision

L'instance environnementale doit répondre à la demande par écrit (par courrier, courriel ou fax).

Soit la décision est négative et implique donc un rejet de la demande, soit elle est partiellement positive, c'est-à-dire que la consultation ou la communication se fera sur une partie des informations environnementales demandées, soit intégralement positive.

La législation fédérale en matière de publicité ne définit aucun délai dans lequel la décision doit être prise, mais bien un délai dans lequel la décision doit être communiquée au demandeur. Ce délai est de 30 jours et peut, si nécessaire, être étendu à 45 jours. En cas de prolongation, celle-ci doit être motivée dans le délai initial de trente jours. Le délai ne peut être prolongé que pour deux raisons : soit il n'est pas possible d'opérer le traitement de la demande dans le délai prévu en raison de son caractère trop volumineux; soit parce que la vérification des motifs d'exception à appliquer éventuellement requiert un délai plus long. Le délai commence à courir le lendemain de la réception de la demande.

Si la décision est négative, elle doit être motivée de manière concrète et pertinente. Seuls les motifs d'exception qui trouvent leur raison d'être dans une loi, un décret ou une ordonnance peuvent être invoqués. Ces motifs d'exception ne se trouvent pas nécessairement uniquement dans la législation en matière de publicité.

Si un document administratif contient une œuvre protégée par les droits d'auteur, l'instance environnementale doit le signaler.

Exécution de la décision

Une décision positive ou partiellement positive doit être exécutée dans les plus brefs délais et au plus tard dans les trente jours calendriers. Le délai de notification de la décision et le délai d'exécution sont tous les deux fixés à 30 jours calendriers maximum. En cas de prolongation, le délai d'exécution est aussi prolongé de 15 jours.

Les instances environnementales mentionnent, dans la mesure où les informations sont disponibles et si la demande en est faite, quelles sont les méthodes de mesurage utilisées pour la compilation des informations, y compris les méthodes d'analyse, d'échantillonnage et de préparation des échantillons, ou en faisant référence à une procédure standard utilisée. Cela doit permettre au demandeur d'évaluer la qualité des informations fournies.

Lorsque le demandeur se prévaut de son droit de consultation, l'instance environnementale qui a l'information environnementale en sa possession détermine, en concertation avec le demandeur, le lieu, la date et l'heure de consultation. En outre, le demandeur doit toujours avoir dans la pratique la possibilité d'exercer son droit de consultation.

Si le demandeur souhaite obtenir une information environnementale dans une des formes écrites ou dans un des formats électroniques, cette demande doit en principe être respectée. Si cela s'avère impossible, l'instance environnementale mentionne dans sa décision quels sont les autres formes ou formats électroniques disponibles.

Le paiement d’une rétribution

Le droit de consultation et le droit d'explication peuvent être exercés gratuitement.

Une rétribution ne peut être demandée que pour une copie et ne peut pas excéder le prix coûtant, c'est-à-dire le prix du papier, l'amortissement de la photocopieuse, l'encre,…mais pas les frais de personnel consentis aux fins de sa délivrance.

Pour les autorités administratives fédérales, les tarifs ont été fixés dans l'arrêté royal du 17 août 2007 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif ou d'un document qui contient des informations environnementales.

Si la copie est envoyée par la poste au demandeur, les frais doivent être payés avant l'envoi de la copie, par virement ou dépôt sur le compte postal du comptable des recettes de l’instance concernée. Dans ce cas, il convient d'ajouter les frais d'affranchissement.