Selon l'article 1^er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, celui-ci consiste en un « système de traitement d'informations qui assure, conformément aux dispositions de la présente loi, l'enregistrement, la mémorisation et la communication d'informations relatives à l'identification des personnes physiques ».

Loin de constituer une sorte de Big brother permettant de nous contrôler et de nous ficher à distance à des fins plus ou moins vagues ou obscures, le Registre national des personnes physiques est en réalité une banque de données enregistrant un nombre limité par la loi d’informations légales permettant l’identification des personnes physiques qui y sont inscrites. Le Registre national des personnes physiques est à cet effet la source originale ou « authentique » pour ce qui concerne ces informations et à ce titre, joue un rôle très important lorsqu’il s’agit de pouvoir établir son identité, notamment en cas de fraude à l’identité. Il permet également de procéder à une mise à jour rapide et efficace des différents fichiers administratifs tenus par les services publics.

Le fonctionnement et la gestion de ce fichier que constitue le Registre national des personnes physiques, ainsi que l’accès aux données qui y sont enregistrées ou leur communication, sont par ailleurs strictement réglés par des normes légales et réglementaires visant à assurer au maximum la sécurité et la confidentialité des informations relatives aux personnes physiques.

Pour mieux cerner ce qu’est le Registre national des personnes physiques, il peut préalablement être intéressant de décrire les circonstances dans lesquelles ce fichier central a été créé (voir la question : « Depuis quand le Registre national des personnes physiques existe-t-il ? (historique) »).

Il peut par ailleurs être intéressant de connaître les différentes fondements légaux qui règlent son fonctionnement (voir la question : «Quelles sont les bases légales régissant le Registre national des personnes physiques? »).

Enfin, peut-être est-il également utile de pouvoir distinguer le Registre national des personnes physiques d’autres banques de données.

Le Registre national des personnes physiques est en réalité le résultat d’une pratique administrative trouvant son origine dans les registres de population communaux.

Ces registres de population ont été instaurés dès le 19^ième siècle, plus précisément à la suite de la réalisation, en 1846, du premier recensement général du Royaume. Les registres de population, officiellement mis en place par la loi du 2 juin 1856, constituaient déjà à cette époque un système d’enregistrement de la population en vue d’en faciliter les premiers enregistrements scientifiques permettant de recenser de manière précise la population et d’enregistrer les mouvements de population.

Concrètement, dans chaque commune, étaient tenus des registres contenant les principales données d’identification des personnes résidant sur le territoire de la commune. Ces registres étaient rectifiés et complétés en fonction des résultats du recensement général de la population, prévu tous les dix ans. Tout changement de résidence d’une commune à une autre y était consigné.

Il est ainsi intéressant de noter que dès l’instauration des registres de la population, le critère d’inscription fut le fait de résider à titre principal sur le territoire de la commune. Aujourd’hui encore, la législation actuelle concernant les registres de la population ainsi que le Registre national des personnes physiques se fonde sur la notion de résidence principale, celle-ci étant « soit le lieu où vivent habituellement les membres d'un ménage composé de plusieurs personnes, unies ou non par des liens de parenté, soit le lieu où vit habituellement une personne isolée » (voir article 3 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour).

Les registres de population conservaient et mettaient donc à jour les données relatives à l’identification et à la localisation des citoyens. Au fil du temps, d’autres informations ont été enregistrées dans les registres de population et ceux-ci sont devenus la base de l’action administrative des communes dans différents domaines, que ce soit pour l’établissement des listes des électeurs, pour organiser l’aide sociale mais également pour percevoir les taxes locales,… Peu à peu, les autres niveaux de pouvoir se sont également servis des registres de population pour faciliter leurs propres missions.

A la fin des années 60, les registres de population communaux se sont de plus en plus systématisés et certains ont peu à peu été informatisés; les autorités communales procédaient ainsi à des mises à jour de plus en plus rigoureuses et rationnelles mais, cependant, chacune de leur côté et à leur façon.

En 1968, face à cette informatisation progressive mais disparate des fichiers administratifs et étant donné la nécessité de rationaliser la mise à jour desdits fichiers, que ceux-ci soient informatisés ou non, il a été décidé, au niveau fédéral, par une décision du Conseil des Ministres de l’époque, de mettre en place un système centralisé.

Fut ainsi instauré, au sein du département de la Fonction publique, plus particulièrement auprès de la Direction générale de l’Administration générale, un « Registre national des personnes physiques » reprenant à l’échelle nationale, d’une part, les données d’identification et de localisation des personnes inscrites aux registres de la population tenus par les communes mais également, d’autre part, celles des registres consulaires reprenant les Belges immatriculés auprès d’un consulat ou d’une ambassade de Belgique à l’étranger.

Le Registre national des personnes physiques fut ainsi créé grâce à la collaboration de nombreuses communes soucieuses de participer à cet important projet de simplification administrative, et ce, bien avant que cette notion ne devienne le leitmotiv majeur de la pratique administrative de cette dernière décennie. Le Registre national des personnes physiques permettait en effet de simplifier considérablement les charges administratives pesant sur les communes mais était également en mesure de leur fournir un certain nombre de travaux informatiques tels que, par exemples, l’établissement de statistiques.

Au moment de la création du Registre national des personnes physiques, toutes les communes ne disposaient pas d’un équipement informatique leur permettant d’introduire directement les informations dans le fichier du Registre national des personnes physiques. Les informations étaient alors codées par les employés communaux et ce, de manière manuscrite sur des formulaires spécifiques; ces formulaires étaient ensuite transmis aux délégations régionales du Registre national des personnes physiques installées dans chaque province, qui se chargeaient de l’enregistrement informatique de ces données dans le fichier central. Dans le courant des années 80, les communes se sont de plus en plus informatisées et ont ainsi pu être directement connectées à la base de données centrale.

Durant une quinzaine d’années, le Registre national des personnes physiques fonctionnera avec les communes sur une base conventionnelle.

Des groupes de travail ont été organisés avec les premières communes affiliées au Registre national des personnes physiques afin d’arrêter la liste de données à transmettre au Registre national afin d’un faciliter l’accès tout en veillant à la protection de la vie privée. En effet, il ne s’agissait pas de procéder à un simple « copier-coller » des informations communales dans le Registre national des personnes physiques. L’instauration de cette liste de données a ainsi été fondée sur l’expérience des services communaux de population en matière d’identification et de localisation. D’ailleurs, actuellement, deux législations bien distinctes règlent, chacune à leur manière, d’une part, la tenue des registres de population (la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour, qui a notamment supprimé l’ancienne loi du 2 juin 1856 sur les registres de la population) et d’autre part, le Registre national des personnes physiques (la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques).

En effet, ce n’est qu’en 1983 que le législateur interviendra et organisera le Registre national des personnes physiques.

A cette époque, seules les données de base communes à la majorité des fichiers administratifs communaux étaient enregistrées au Registre national des personnes physiques: les nom et prénoms, les lieu et date de naissance, le sexe, la nationalité et l’adresse.

Etaient également enregistrées d’autres informations qui, par exemple, devaient, et doivent d’ailleurs toujours, être communiquées sans retard à certains services administratifs pour éviter des paiements d’indus et des frais de recouvrement. Il s’agit des informations relatives au lieu et à la date du décès, à la profession, à l’état civil ainsi qu’à la composition du ménage.

Entre-temps, la gestion du Registre national des personnes physiques est confiée au département de l’Intérieur.

En 1994, à l’occasion de la création du registre d’attente, créé dans chaque commune et centralisé au niveau du Registre national des personnes physiques pour permettre l’enregistrement des données relatives aux étrangers se déclarant réfugiés ou demandant la reconnaissance de la qualité de réfugié, deux nouvelles informations ont été enregistrées au Registre national des personnes physiques, à savoir celle relative à la mention du registre dans lequel une personne est inscrite (registres de population, registres consulaires ou registre d’attente) ainsi que celle relative à la situation administrative des personnes inscrites dans le registre d’attente.

Enfin, plus récemment, trois autres informations ont également été créées au sein du Registre national afin de suivre l’évolution technologique et sociologique. Il s’agit de l’information relative à l’existence du certificat d’identité et de signature, celle relative à la cohabitation légale et celle relative à la situation de séjour des étrangers, les deux premières informations ayant été introduites par la loi du 25 mars 2003 (qui a notamment créé la carte d’identité électronique) et la troisième information, par l’article 166 de la loi programme du 27 décembre 2006 (voir la question suivante : « Quelles sont les bases légales régissant le Registre national des personnes physiques ? »).

L'autorité de gestion du Registre national des personnes physiques est actuellement la Direction générale Identité et Affaires citoyennes (en abrégé « DGIAC ») du Service public fédéral Intérieur. C'est également cette direction qui est chargée de la gestion des fichiers centraux enregistrant les données relatives aux cartes d'identité, à savoir le Registre des cartes d'identité et le Registre des cartes d'étrangers.

A ces fins, a d'ailleurs été institué, par l'article 92 de la loi-programme du 9 juillet 2004, un Service de l'Etat à gestion autonome séparée chargé de la gestion des cartes d'identité ainsi que du Registre national; il appartient notamment à ce Comité de gestion d'établir le budget annuel, et d'approuver le plan d'investissement annuel.

La Direction générale Identité et Affaires citoyennes, dont font partie les services du Registre national des personnes physiques, est localisée à l'adresse suivante:

Service public fédéral Intérieur
Direction générale Identité et Affaires citoyennes
Parc Atrium
Rue des Colonies, 11
1000 Bruxelles.

L'organigramme de cette direction générale est disponible à l'adresse suivante:

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La Direction générale Identité et Affaires citoyennes regroupe différents services dont celui du Registre national des personnes physiques.

Le Service du Registre national est lui-même constitué de deux composantes : le Service Applications, s'occupant notamment de la programmation et de la mise en œuvre des accès, et le service Exploitation, qui s'occupe plus particulièrement la maintenance du système.

Au sein de cette Direction générale, un autre service est également chargé des relations avec le public, qu'il s'agisse des citoyens qui se poseraient des questions, ou d'organismes qui souhaitent accéder aux données du Registre national des personnes physiques ou en recevoir la communication ou encore mettre en œuvre une autorisation qu'ils ont obtenue.

Ce service s'appelle le Service Gestion des clients et est joignable via l'adresse suivante : helpdesk.belpic@rrn.fgov.be

Il est possible de consulter les données du Registre national des personnes physiques 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Pour les mises à jour, le Registre national des personnes physiques est accessible de 7h30 à 20h30 du lundi ou vendredi et de 9 h à 13 h le samedi.

Toutes les informations relatives au Registre national des personnes physiques sont bien évidemment disponibles sur ce site :

https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/acces-au-registre-national/

Il est à cet égard intéressant de mentionner les différentes circulaires qui ont été diffusées (et qui sont disponibles sur le présent site) afin d'attirer l'attention des utilisateurs et des communes sur divers aspects concernant l'application de la législation relative au Registre national des personnes physiques:

https://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/reglementation/circulaires/

Par ailleurs, les sites suivants peuvent également s'avérer être très intéressants:

Législation:

• Législation consolidée
• Moniteur belge
• Conseil d'Etat
• Banque de données du Conseil d'Etat
• Banque Carrefour de la législation

Institutions belges:

• Commission de la protection de la vie privée
• Chambre des Représentants
• Sénat
• Cour Constitutionnelle (ancienne Cour d'arbitrage)

Sites intéressants:

• Banque Carrefour de la Sécurité sociale
• Portail fédéral
• Service public fédéral Justice
• Europe

Le Registre national des personnes physiques est un système d'enregistrement des données d'identification. Ces données sont « récoltées » auprès de différentes sources:

• les registres de population et le registre des étrangers tenus et mis à jour par les administrations communales ; ces registres constituent la principale source du Registre national des personnes physiques;
• les registres tenus par les postes diplomatiques et les postes consulaires belges à l'étranger, ces registres enregistrant les données des ressortissants belges qui ne sont pas enregistrés dans les registres de la population d'une commune belge car ils résident à l'étranger et qui ont décidés de s'inscrire en tant que tels auprès d'un poste diplomatique ou consulaire;
• le registre d'attente en ce qui concerne les demandeurs d'asile, pour lequel l'Office des étrangers possède une compétence générale en ce qui concerne la tenue à jour des informations. Il convient à ce propos de signaler qu'en plus de l'Office des étrangers, certaines informations sont également communiquées par d'autres instances intervenant dans la procédure d'accueil des demandeurs d'asile: le Commissariat général aux réfugiés et apatrides, l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile (en abrégé, FEDASIL), le Conseil du Contentieux des étrangers, le Conseil d'Etat ainsi que les directeurs des centres d'accueil pour réfugiés.

En application de l'article 4 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, les autorités chargées de la tenue de ces différents registres sont chargées de transmettre d'office au Registre national des personnes physiques les informations légales, à savoir les quatorze informations mentionnées à l'article 3, alinéa 1^er, de cette même loi.

Ce sont ces mêmes autorités qui sont responsables de la conformité des informations transmises aux actes et documents qu'elles détiennent.

Il convient premièrement de procéder à une petite précision terminologique puisque par « registres de population », il y a lieu d'entendre les registres de population ainsi que le registre des étrangers, dans lesquels sont inscrits non seulement les Belges mais également les étrangers admis ou autorisés à séjourner plus de trois mois sur le territoire du Royaume ainsi que ceux autorisés à s'y établir.

Le Registre national des personnes physiques trouve sa principale source dans les registres de la population. En effet, le Registre national des personnes physiques a précisément été créé en vue d'instaurer un système centralisé procédant à un enregistrement automatisé des informations d'identification et de localisation enregistrées au niveau des communes.

Etant donné que le Registre national des personnes physiques reçoit les informations légales directement des registres de population, en principe, aucune différence ne doit exister entre les informations enregistrées au Registre national des personnes physiques et celles des registres de population. Si, cependant, tel n'était pas le cas, il existe une procédure de rectification de données (voir la question : « Que faire si je constate que mes données enregistrées au Registre national sont erronées ou incomplètes ? »).

Cependant, bien que très proches et intimement liés, le Registre national des personnes physiques se distingue des registres de la population sur plusieurs points:

• quant à la législation; en effet, alors que le Registre national des personnes physiques est régi par la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, les registres de population sont quant à eux organisés par la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour ainsi que par les quatre arrêtés royaux d'exécution du 16 juillet 1992;
• quant au champ d'application, communal, en ce qui concerne les registres de population, et national, en ce qui concerne le Registre national des personnes physiques; on pourrait même ajouter que dans la mesure où le Registre national des personnes physiques enregistre également des données issues des registres consulaires, son champ d'application s'étend au-delà des frontières du Royaume;
• quant aux informations qui y sont enregistrées; en effet le Registre national des personnes physiques ne conserve, à l'heure actuelle, que quatorze informations légales alors que les registres de population conservent bien plus d'informations – il est à cet effet renvoyé à l'arrêté royal du 16 juillet 1992 déterminant les informations mentionnées dans les registres de la population et dans le registre des étrangers;
• quant à l'accessibilité des données: il existe des procédures différentes permettant l'accès, soit aux données du Registre national des personnes physiques, soit à celles mentionnées dans les registres de la population, ces procédures différant notamment en ce qui concerne l'autorité compétente, le mode d'introduction de la demande, les instances ou personnes pouvant introduire une telle demande ainsi qu'en ce qui concerne les finalités pour lesquelles la demande peut être acceptée; ...

A l'heure actuelle, les informations enregistrées pour chaque personne physique dans le Registre national des personnes physiques sont moins nombreuses que celles reprises dans les registres de population tenus par les communes. Cependant, il convient de signaler que depuis sa création, le Registre national des personnes physiques s'est peu à peu enrichi de nouvelles informations légales, celles-ci étant au départ « uniquement » des informations enregistrées au niveau communal.

Ainsi, par le passé, des parlementaires ont par exemple proposé que l'information relative à la filiation ou celle relative à la capacité juridique, qui constituent actuellement des données enregistrées uniquement au niveau des registres de population, deviennent également des informations légales enregistrées au Registre national, notamment afin que l'accès à ces données par les autorités compétentes et habilitées à les consulter soit facilité.

A ce jour, ces propositions de lois n'ont cependant pas encore abouti.

Par ailleurs, en application de l'article 3, alinéa 3, de cette même loi du 8 août 1983, les communes peuvent également demander que les services du Registre national des personnes physiques enregistrent d'autres informations que les informations légales.

Dans la pratique, la majorité des communes font ainsi application de cet article 3, alinéa 3, et l'ensemble des données enregistrées au niveau communal le sont également au niveau centralisé, par les services du Registre national. Il est cependant à ce propos important d'insister sur le fait que dans la pratique, ces données dites « de population » sont enregistrées par les « services du Registre national » et non pas « au Registre national des personnes physiques ». En effet, cet enregistrement est réalisé à la demande et pour le compte des communes mais les données concernées ne perdent en aucune façon leur qualité de « donnée population»: seules la législation et la réglementation en matière de registres de population s'appliquent.

Il conviendrait en réalité de poser la question différemment, à savoir: « Quelle est la différence entre les registres de population et les registres de l'Etat civil ? ».

En effet, à l'instar des registres de la population, les registres de l'état civil sont tenus à l'échelle communale. L'article 164 de la Constitution stipule ainsi que « la rédaction des actes de l'état civil et la tenue de ces registres sont exclusivement dans les attributions des autorités communales ».

Par contre, à l'heure actuelle, il n'existe pas, ou du moins pas encore, de registre centralisé de l'Etat civil. Vu le manque de parallélisme, il parait dès lors difficile d'opérer une comparaison entre les registres de l'état civil et le Registre national des personnes physiques.

Dans chaque commune est donc tenu un registre de l'état civil dans lequel sont consignés les actes de l'état civil, c'est-à-dire tous les actes officiels qui, en quelque sorte, résument toute une vie : naissance, mariage, reconnaissance de la filiation et décès.

C'est sur la base de ces actes de l'état civil que certaines informations des registres de la population sont introduites. Il s'agit notamment des données relatives aux nom et prénoms, au sexe, à la filiation (qui n'est pas encore, il faut le rappeler, une donnée légale enregistrée au Registre national des personnes physiques), au mariage, au décès.

Mais au-delà de ces ressemblances, ces deux types de registres sont relativement différents, ne serait-ce qu'en ce qui concerne les autorités compétentes pour l'application de la législation en la matière: le Ministre de la Justice ainsi que le Procureur du Roi et le Tribunal de Première Instance, en ce qui concerne les registres de l'Etat civil, le Ministre de l'Intérieur, en ce qui concerne les registres de population.

Ensuite, d'un point de vue plus pratique, force est de constater qu'il existe une différence assez marquée entre ces deux types de registres en ce qui concerne l'informatisation. Alors que la « tendance », au niveau des registres de la population, est vers une informatisation accrue, les officiers de l'état civil restent encore très attachés aux écrits scripturaux, même si l'on note que de plus en plus de communes optent pour des systèmes intégrés, reliant les réseaux informatiques des différents services communaux entre eux, ce qui facilitent l'échange automatique et systématisé des informations.

Enfin, la principale différence entre ces deux types de registres réside dans les finalités que poursuivent les registres de l'état civil et ceux de la population.

Les registres de l'état civil ont ainsi pour vocation de rendre publics les différents actes qu'ils contiennent. Il est à cet effet renvoyé à l'article 45 du Code civil qui prévoit le principe de la publicité des actes de l'état civil, du moins en ce qui concerne les actes de plus de 100 ans ne mentionnant pas la filiation des personnes que ces actes concernent. Le Tribunal de Première Instance peut néanmoins, sur simple demande et pour autant que l'on puisse justifier d'un intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime, autoriser des recherches ou la délivrance d'une copie conforme ou d'un extrait mentionnant la filiation des personnes que l'acte concerne.

Par contre, l'accès aux données des registres de la population est plus limité et n'est autorisé que lorsque les conditions précises, définies par la réglementation sont respectées et ce, en vue de protéger la vie privée des personnes qui y sont inscrites.

Ainsi, en vertu de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, la consultation des registres est interdite aux personnes privées; elle n'est autorisée dans le chef des services communaux qu'à des fins de gestion interne. Quant à la consultation par d'autres autorités ou organismes publics, elle n'est autorisée que par ou en vertu de la loi. Par ailleurs, la communication aux tiers d'informations contenues dans les registres de la population s'effectue sous la forme d'extraits ou de certificats; la demande écrite et signée doit mentionner la disposition légale ou réglementaire prévoyant ou autorisant la communication de ces informations.

Cette différence en ce qui concerne la publicité et l'accessibilité des informations enregistrées dans ces deux types de registres apparaît assez distinctement dans le cadre des demandes d'accès introduites par des généalogistes.

Par exemple, un généalogiste spécifiquement mandaté par un notaire pour des recherches en matière successorale (recherche d'héritiers, établissement de la qualité d'héritier) justifie d'un intérêt légitime suffisant eu égard aux dispositions du Code civil relatives aux successions (voir les articles 718 et suivants du Code civil) pour obtenir un extrait des registres ou un certificat établi d'après les registres de la population concernant un habitant bien déterminé de la commune (application des articles 3 et 4 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 précité).

Par contre, un généalogiste ne peut pas consulter matériellement le fichier papier ou le fichier digitalisé reprenant l'ensemble des données contenues dans les registres de la population pour procéder à ses recherches. Il lui est de même interdit de consulter les registres de la population, même plus de 100 ans après le décès de la personne concernée. Cela s'explique par le fait que les registres de la population contiennent également des données qui concernent l'époux, les enfants et les petits-enfants et d'autres personnes composant le ménage. Même après le décès d'une personne, la fiche de population concernant cette personne peut donc encore contenir des informations concernant d'autres personnes encore en vie et il existe un risque que la consultation de la fiche de population, même 100 ans après le décès d'une personne, constitue une intrusion dans la vie privée d'une personne.

Par contre, en ce qui concerne les actes de l'état civil de plus de 100 ans, ceux-ci sont consultables aux archives du Royaume.

On notera cependant que le Code civil stipule que nul ne peut obtenir une copie conforme d'un acte de l'état civil datant de moins de 100 ans s'il ne peut justifier d'un intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime. Dans le cas d'espèce, il appartient au Tribunal de Première Instance d'autoriser la délivrance de copies ou d'extraits des registres de l'état civil. Reste néanmoins que la notion d'un « intérêt familial, scientifique ou de tout autre intérêt légitime » est relativement large par rapport à la nécessité de devoir produire la base légale ou réglementaire justifiant la demande d'accès aux registres de la population.

Il convient par ailleurs de noter également, qu'en l'état actuel de la législation, les généalogistes ne peuvent pas accéder aux informations du Registre national des personnes physiques.

• Le registre d'attente a été créé par la loi du 24 mai 1994 créant un registre d'attente pour les étrangers qui se déclarent réfugiés ou qui demandent la reconnaissance de la qualité de réfugié.

  Dans chaque commune, est donc tenu un registre d'attente enregistrant les données relatives aux étrangers qui se déclarent réfugiés ou qui demandent la reconnaissance de la qualité de réfugié, ce registre étant centralisé par le Registre national des personnes physiques, ce qui permet à chaque commune d'accéder aux informations relatives à l'ensemble des candidats réfugiés.

  Par un arrêté royal du 3 février 1995, ce registre d'attente conserve également les données relatives aux membres de la famille des demandeurs d'asile.

  Outre les informations déjà prévues aux registres de la population et au registre des étrangers, le registre d'attente enregistre également les données relatives à la situation administrative particulière liée au fait d'être demandeur d'asile (processus d'examen de la reconnaissance du statut de réfugié, les différentes décisions administratives prises à l'égard de la personne concernée,...). Ces données particulières liées à la situation administrative sont déterminées dans l'arrêté royal du 1^er février 1995 déterminant les informations mentionnées dans le registre d'attente et désignant les autorités habilitées à les y introduire.

  Ces deux nouvelles informations ont ainsi été ajoutées dans le Registre national des personnes physiques à l'occasion de la création du registre d'attente afin de pouvoir enregistrer ces données particulières: d'une part, la mention du registre dans lequel une personne est inscrite (il s'agit de la 10^ième information légale), ce qui correspond en réalité au statut d'inscription, et, d'autre part, l'information relative à la situation administrative des demandeurs d'asile (il s'agit de la 11^ième information légale).

  Il appartient au Ministre qui a l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers dans ses attributions ou son délégué, dans la pratique à l'Office des étrangers, de procéder à l'inscription dans le registre d'attente et ce, dès l'arrivée de ces personnes en Belgique ou dès que leur présence sur le territoire a été constatée. Les demandeurs d'asile y restent inscrits jusqu'à ce qu'ils obtiennent le statut de réfugié, auquel cas, ils font l'objet d'une inscription au registre des étrangers (registres de population), ou jusqu'à ce qu'ils aient quitté le territoire.

  Les données issues du registre d'attente font partie intégrante du Registre national des personnes physiques, au même titre que les données issues des registres de la population et du registre des étrangers.

  Etant donné le caractère particulièrement sensible de ces données, la loi du 24 mai 1994 a prévu un système plutôt restrictif pour accéder à ces informations puisque seules les autorités appelées, d'une manière ou d'une autre, à intervenir dans la procédure d'octroi ou de refus du statut de réfugié ou qui exercent des attributions d'aide sociale ou de contrôle à l'égard des demandeurs d'asile, et citées nominativement dans la loi même du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, pouvaient accéder aux données relatives aux personnes inscrites dans le registre d'attente.

  C'est pourquoi durant un certain nombre d'années, la pratique administrative a considéré que le registre d'attente était constitué de dossiers concernant les demandeurs d'asile dont l'accès à l'ensemble des données devait être expressément autorisé par la loi.

  Cependant, en 2004, dans son avis n°16/2004 du 25 novembre 2004, la Commission de la protection de la vie privée a modifié sa position et a considéré qu'il convenait d'opérer une distinction entre les informations dites « signalétiques », c'est-à-dire communes à toute personne inscrite au Registre national des personnes physiques (nom, prénoms, date de naissance, …), de celles concernant plus spécifiquement le fait d'être inscrit au registre d'attente.

  Ainsi, depuis ce revirement de jurisprudence de la part de la Commission de la protection de la vie privée, chaque instance autorisée à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques ou à certaines d'entre elles peut accéder indifféremment aux données dites « signalétiques » relatives aux Belges et étrangers inscrits aux registres de la population et à celles relatives aux personnes inscrites dans le registre d'attente.

  Pour plus de précisions relatives aux données dites « signalétiques », il est renvoyé à la question n° 1 de la 2ème partie: « Que sont les « données signalétiques » ? ».

  Il appartient au Registre national d'accorder les autorisations d'accès aux données spécifiques liées au fait d'être inscrit au registre d'attente.

Selon l'article 1^er, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, celui-ci est un système de traitement d'informations qui assure l'enregistrement, la mémorisation et la communication d'informations relatives à l'identification des personnes physiques.

A ce titre, le Registre national des personnes physiques est la source authentique pour toutes les données d'identification relatives aux personnes physiques. Il est en quelque sorte le pilier de la communication électronique en ce qui concerne les informations d'identification des personnes physiques.

Le 2^ième paragraphe de cet article 1^er précise les missions légales du Registre national des personnes physiques. Il lui appartient ainsi de mettre à la disposition des autorités, organismes et personnes habilités un fichier national en:

• facilitant l'échange d'informations entre les administrations,
• permettant la mise à jour automatique des fichiers du secteur public en ce qui concerne les informations générales sur les citoyens,
• rationalisant la gestion communale des registres de la population,
• simplifiant certaines formalités administratives exigées des citoyens.

En bref, le Registre national des personnes physiques constitue la source authentique des données d'identification des personnes physiques mais constitue également un outil performant de communication électronique de ces mêmes données, au service, non seulement des autorités administratives mais également des citoyens. Il permet en effet d'éviter la collecte d'informations et des mises à jour multiples disparates des différents fichiers du secteur public.

⇒ A l'instar des registres de la population, le Registre national des personnes physiques permet de pouvoir localiser précisément les citoyens: « Ou cette personne habite-t-elle ? Qui habite à cette adresse ?... », ce qui permet, en cas de besoin, d'assurer la protection de leur intégrité physique dans toute une série de circonstances (incendie, calamité naturelle, prévention des crimes et délits en général...).

En conservant et en préservant l'identité des citoyens, le Registre national des personnes physiques, source de référence en matière d'identification, participe également à la prévention et à la lutte contre la fraude à l'identité et l'usurpation d'identité, et permet aux citoyens, par exemple victimes d'une telle fraude, d'établir ou de rétablir leur identité.

⇒ Ensuite, une des missions explicitement attribuées au Registre national des personnes physiques vise à simplifier certaines formalités administratives exigées des citoyens.

Il est souvent demandé aux citoyens de produire des extraits de toutes sortes, concernant la composition de famille, des certificats de domicile,... ce qui les oblige à se rendre auprès de leur administration communale.

Afin de limiter ces désagréments, la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques a institué le principe de la collecte unique.

En effet, à partir du moment où une autorité est autorisée à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, elle n'est plus autorisée à demander ces informations directement aux citoyens. Ainsi, être autorisé à accéder aux informations du Registre national génère l'interdiction de demander directement ces mêmes données à la personne concernée.

Par exemple, le Service public fédéral Finances, qui est autorisé à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, ne peut plus vous demander de produire un extrait ou un certificat relatif à l'une ou l'autre information enregistrée audit registre.

De même, les autorités disposant d'un accès aux données du Registre national des personnes physiques ne peuvent pas s'adresser aux citoyens en vue de mettre à jour leurs fichiers de données.

⇒ Dans le même esprit, l'article 4 de la loi précitée du 8 août 1983 stipule que les informations enregistrées et conservées par le Registre national des personnes physiques font foi jusqu'à preuve du contraire. Ces informations peuvent être valablement utilisées en remplacement des informations contenues dans les registres: un extrait électronique provenant du Registre national des personnes physiques par le biais de l'application « Mondossier » (voir la question :« Qu'est-ce que « Mondossier » ? ») a donc la même valeur qu'un extrait papier délivré par les autorités communales à partir des registres de la population.

⇒ Par ailleurs, grâce à sa carte d'identité électronique, chaque citoyen dispose d'un moyen sécurisé lui permettant de s'authentifier et de signer dans le cadre de ses communications électroniques dans la sphère publique et dans la sphère privée. A l'aide de sa carte d'identité électronique, il peut également accéder, via l'application « Mondossier », à ses données enregistrées au Registre national des personnes physiques via Internet, ce qui lui permet de vérifier leur exactitude et, le cas échéant, demander à ce que l'on procède à leur rectification. En outre, grâce à cette application, le citoyen peut prendre connaissance des transactions effectuées sur son dossier durant les 6 derniers mois ainsi que l'auteur de ces transactions.

Disposer d'un dossier électronique enregistré auprès du Registre national des personnes physiques présente également un autre avantage découlant du fait que ce dossier suit automatiquement la personne lorsqu'elle change de résidence. La nouvelle commune de résidence, ou le poste diplomatique, s'il s'agit d'un Belge qui va s'établir à l'étranger et se fait inscrire auprès de la mission diplomatique ou du poste consulaire, reprend simplement la gestion du dossier de la personne concernée.

En effet, cas de déménagement, il convient de signaler le changement d'adresse à l'administration communale, soit auprès de laquelle on est déjà inscrit, s'il s'agit d'un déménagement sur le territoire de la même commune, soit auprès de celle où l'on envisage de s'installer, s'il s'agit d'une autre commune. Cette déclaration peut se faire en se rendant personnellement auprès des services communaux, par courrier, par fax ou par mail.

En vue de faciliter cette démarche administrative, les services du Registre national des personnes physiques ont développé une application particulière permettant au citoyen de signaler son prochain déménagement aux autorités communales concernées. Cette application, appelée « Declar », est accessible via l'application « Mondossier ». Elle est cependant encore à l'heure actuelle à l'état de projet et n'est opérationnelle que dans certaines communes pilotes (vous êtes bien évidemment invité à vous renseigner auprès de votre administration communale). Elle est néanmoins appelée à se développer.

A ce propos, il convient également de signaler que certaines communes ont aussi développé leur propre application informatique permettant la déclaration de changement d'adresse. L'application « Mondossier » mentionne, le cas échéant, le lien vers les applications informatiques de ces communes.

⇒ Enfin, n'oublions pas que même si le Registre national des personnes physiques est effectivement accessible à certaines instances de contrôle (police, SPF Finances, services de contrôle de l'ONEM, ...), le Registre national des personnes physiques est également consulté par d'autres instances telles que celles qui procèdent au paiement des allocations familiales, des pensions et autres allocations ou services. Dans le cadre de l'accomplissement de toutes ces missions, le Registre national des personnes physiques participe, quoiqu'il en soit, à l'intérêt général, celui-ci ne pouvant en effet être atteint que sur la base d'une identification et d'une localisation correcte des citoyens.

Actuellement, de nombreuses institutions publiques disposent d'un accès au Registre national des personnes physiques en vue de leur permettre de remplir leur missions: la plupart des services publics fédéraux, régionaux et communautaires, les provinces et les communes, de nombreuses intercommunales (distribution de gaz et d'électricité, distribution d'eau, gestion des déchets, ...), organismes de sécurité sociale, les CPAS, les notaires, les avocats, les huissiers de justice, ...

Une identification précise des personnes physiques est en effet essentielle pour permettre à ces différentes autorités publiques et organismes d'assurer efficacement et de manière cohérente les compétences qui leurs sont attribuées.

En facilitant l'échange d'informations entre les administrations et en permettant, en qualité de source authentique, la mise à jour automatique des données des différents fichiers de personnes physiques tenus par les différentes administrations publiques, le Registre national des personnes physiques facilite grandement l'action administrative et ce, à tous les niveaux de pouvoir.

Ainsi, sans le Registre national des personnes physiques, l'ensemble de ces institutions disposant de banques de données ou de fichiers de personnes nécessaires à l'accomplissement de leurs missions n'auraient d'autres recours que de s'adresser à chacune des communes et même, le cas échéant, aux postes diplomatiques ou consulaires, afin d'obtenir les informations qui leur sont nécessaires à la constitution de ces banques de données ou de fichiers. Ces mêmes institutions ne cesseraient très certainement pas de réclamer auprès des citoyens des attestations et certificats de toutes sortes.

Afin de disposer de données actualisées, elles se verraient par ailleurs contraintes de mettre à jour elles-mêmes leurs propres bases de données ou fichiers, avec tous les risques d'insécurité, de non fiabilité et de non exhaustivité des données que cela impliquerait puisqu'il n'existerait pas de possibilité de mise à jour automatique des données à partir d'une seule source.

Sans le Registre national des personnes physiques, il convient également de signaler que la charge de travail incombant aux communes serait considérablement accrue, voir excessive, ce qui aurait inévitablement pour conséquence des retards dans le traitement des demandes, retards répercutés aux niveaux des autres instances, par exemple, chargées d'octroyer pensions et autres allocations...

Le Registre national des personnes physiques permet donc également de réduire considérablement la charge administrative et les coûts liés à la collecte des données d'identification et de leur mise à jour.

Le Registre national des personnes physiques constitue dès lors véritablement le pilier de la communication des informations d'identification des personnes physiques.

Le Registre national des personnes physiques permet par ailleurs de préserver davantage la qualité des données. En effet, le fait que l'ensemble des données sont enregistrées de façon centralisée au sein du Registre national des personnes physiques et que ce dernier constitue la source authentique en matière de données d'identification des personnes physiques, des enregistrements multiples et disparates sont évités, de même que les risques d'erreurs et d'incohérences qu'implique nécessairement la tenue de différents fichiers gérés par diverses instances.

Il convient également de signaler que c'est notamment sur la base des données enregistrées au Registre national des personnes physiques que sont publiés les chiffres annuels de population ainsi que les diverses statistiques concernant la population et ses mouvements.

Enfin, le Registre national des personnes physiques est en mesure de fournir, à l'adresse des communes ou d'autres organismes, des travaux informatiques, tels que par exemple l'établissement de statistiques (composition du ménage, listes des rues, ...).

Dans un souci de protection de la vie privée, le fonctionnement et la gestion du Registre national des personnes physiques sont strictement régis par des normes légales et réglementaires visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données relatives à l'identification des personnes physiques. Ces normes interviennent au moment de la collecte et de l'enregistrement des informations mais régissent également l'accès aux desdites informations ainsi que leur communication et leur traitement.

Pouvant ainsi se prévaloir des garanties de sécurité nécessaires et suffisantes, le Registre national des personnes physiques constitue la source primaire (ou de référence) et fiable en ce qui concerne les données d'identification; cela signifie qu'il convient de s'y référer en premier lieu pour tout ce qui concerne l'identification des personnes physiques. A ce titre, il est chargé de l'enregistrement desdites données, de leur stockage et de leur mise à disposition des utilisateurs autorisés.

Dans son avis n°14/2005 du 28 septembre 2005, la Commission de la protection de la vie privée, a ainsi rappelé ce postulat:

(…) Le Registre national est la source primaire d'identification. Il contient en effet les données de toutes les personnes qui sont inscrites en Belgique dans les registres de population, les registres des étrangers, les registres d'attente, les registres de population diplomatiques et consulaires et auxquelles s'appliquent en principe, les diverses dispositions relatives à la sécurité sociale. Le Registre national est une source authentique dont le but fondamental est l'identification.

Le fait que le Registre national des personnes physiques constitue la source authentique en matière d'identification a notamment des implications quant à la qualité des données qui y sont enregistrées. Ainsi, l'article 4 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques consacre la force probante des données légales du Registre national des personnes physiques puisque ces données peuvent dorénavant être valablement utilisées en remplacement des informations contenues dans les registres de population.

En qualité de source authentique, le Registre national des personnes physiques constitue également un outil performant permettant de lutter contre la fraude à l'identité. En effet, fort de ses garanties en ce qui concerne la qualité des données qui y sont enregistrées, il permet au citoyen de disposer d'une identité fiable, unique et attestée par l'autorité. Le citoyen peut ainsi « conserver » son identité dont il peut s'en prévaloir à l'égard des tiers et des autorités. Par ailleurs, le Registre national des personnes physiques permet également de détecter les tentatives de fraudes éventuelles.

Dans les prochaines années, au vu de l'augmentation significative de la criminalité liée à l'usurpation d'identité, le Registre national des personnes physiques, en qualité de source authentique, sera amené à jouer un rôle de plus en plus important dans le cadre de la lutte contre ce type de criminalité.

Est inscrit au Registre national des personnes physiques:

• tout Belge résidant en Belgique et tout étranger résidant en Belgique et qui est admis ou autorisé à s'établir ou à séjourner dans le Royaume (inscription obligatoire dans les registres de population et le registre des étrangers),
• tout Belge résidant à l'étranger qui se fait inscrire dans les registres consulaires tenus dans les missions diplomatiques ou les postes consulaires belges à l'étranger (inscription facultative dans les registres consulaires),
• tout étranger qui se déclare réfugié ou qui demande la reconnaissance de la qualité de réfugié et qui n'est pas inscrit à un autre titre dans les registres de la population (inscription obligatoire dans le registre d'attente).

Pour chaque personne inscrite au Registre national des personnes physiques, est constitué un dossier électronique d'identification lié à un identifiant unique, à savoir le numéro d'identification. Le dossier électronique est établi dès la naissance ou dès que la personne concernée s'établit en Belgique ou décide de s'inscrire auprès d'une mission diplomatique ou un poste consulaire.

Les personnes étrangères doivent bien évidemment remplir les conditions de séjour déterminées par la législation sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.

Il convient également de signaler deux catégories particulières de personnes:

• les fonctionnaires européens: l'identité des fonctionnaires européens résidant, pour une durée plus ou moins longue sur le territoire du Royaume, ainsi que celle de leur famille, est communiquée aux autorités communales par les différentes institutions européennes dont ils relèvent. Ces fonctionnaires européens ne sont pas à proprement parlé inscrit dans les registres de population et le registre des étrangers mais ils font l'objet d'une mention. Rien n'empêche cependant un fonctionnaire européen de se rendre auprès de sa commune afin de se faire inscrire dans les registres de population, la mention étant alors supprimée et remplacée par l'inscription aux registres de la population. A noter que les personnes faisant l'objet d'une mention dans les registres de la population bénéficient, aux mêmes conditions que les personnes inscrites dans les mêmes registres, de l'ensemble des services offerts par la commune, que ce soit au niveau administratif, social, culturel, sportif et autres. La mention permet cependant d'être dispensé d'accomplir les formalités liées à l'inscription en qualité de ressortissant étranger qui sont déterminées par la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.
• les diplomates et les personnes jouissant d'immunités analogues à celles du corps diplomatique sont dispensés d'inscription dans les registres de la population et ne figurent dès lors pas au Registre national des personnes physiques. Il en est de même pour les membres du personnel militaire du SHAPE et de l'OTAN qui ne doivent pas non plus être inscrits dans les registres de la population et ne sont dès lors pas enregistré au Registre national des personnes physiques ; cette exception ne s'applique cependant pas aux membres de leur famille, ni au personnel civil.

Tout Belge résidant à l'étranger a la possibilité de s'inscrire auprès d'un poste diplomatique ou consulaire. Par le fait de cette inscription, la personne concernée est automatiquement également enregistrée au Registre national des personnes physiques.

Cette inscription lui permettra, par exemple, de pouvoir participer aux élections législatives belges.

Il est à ce propos intéressant de faire remarquer qu'un Belge n'ayant jamais vécu en Belgique et ne s'étant jamais fait immatriculé auprès d'un poste diplomatique ou consulaire, ne sera jamais enregistré au Registre national des personnes physiques.

L’inscription des ressortissants étrangers dans les registres de population et le registre des étrangers et, partant, au Registre national des personnes physiques, est tributaire de la législation concernant l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.

En effet, pouvoir être inscrit aux registres de la population et au registre des étrangers, le ressortissant étranger doit avoir été admis ou autorisé à séjourner plus de trois mois dans le Royaume, autorisé à s'y établir, ou y être inscrit pour une autre raison conformément aux dispositions de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.

Ne seront par exemple pas inscrits au Registre national des personnes physiques les touristes ou des étudiants séjournant sur le territoire du Royaume dans le cadre, par exemple, du programme Erasmus.

Ces derniers peuvent cependant toujours solliciter leur inscription dans les registres de la population de la commune dans laquelle ils résident effectivement.

Sont considérés comme étant ressortissants de l’Union européenne non seulement les ressortissants des pays appartenant à l’Espace économique européen, c’est-à-dire les ressortissants de l’un des 27 Etats membres de l’Union européenne, ainsi que les ressortissants de la Norvège, de l’Islande et du Liechtenstein ainsi que de la Suisse.

Dès qu’un ressortissant de l’Union européenne se présente auprès de l’administration communale afin de se faire inscrire dans les registres de population, plus particulièrement dans le registre des étrangers, il sera temporairement inscrit au registre d’attente (avec un code particulier pour les distinguer des demandeurs d’asile) jusqu’à ce qu’il soit procédé au contrôle de résidence. Si ce dernier est positif, l’intéressé est inscrit au registre des étrangers. En cas de contrôle négatif, il sera procédé à la radiation d’office de cette personne dans le registre d’attente.

Il figurera donc au Registre national des personnes physiques dès sa déclaration auprès de la commune.

Les fonctionnaires et agents des institutions de l’Union européenne, à savoir le Parlement, le Conseil, la Commission et le Comité économique et social, ainsi que leur famille, ne sont pas inscrits dans les registres de la population mais font l'objet d'une mention. Cette mention vaut inscription aux registres de la population, leur identité, ainsi que celle des membres de leur famille étant communiquées aux autorités communales par les différentes institutions européennes dont ils relèvent.

Rien n’empêche cependant un fonctionnaire européen de se rendre auprès de sa commune afin de se faire inscrire dans les registres de population, la mention étant alors supprimée et remplacée par l’inscription aux registres de la population.

Les données relatives à ces personnes sont également enregistrées au Registre national des personnes physiques mais un code spécial permet de savoir qu’il s’agit d’une mention aux registres de la population et non pas d’une inscription.

Les personnes faisant l’objet d’une mention dans les registres de la population bénéficient, aux mêmes conditions que les personnes inscrites dans les mêmes registres, de l’ensemble des services offerts par la commune, que ce soit au niveau administratif, social, culturel, sportif et autres. La mention permet cependant d’être dispensé des formalités liées à l’inscription en qualité de ressortissant étranger qui sont déterminées dans la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers.

Si un fonctionnaire européen continue à résider en Belgique après la cessation de ses fonctions auprès de l’une des institutions de l’Union européenne, il pourra être admis ou autorisé au séjour, conformément à la législation précitée relative à l'accès au territoire, au séjour, à l'établissement et à l'éloignement des étrangers.

Non.

Les législations relatives aux registres de la population et au Registre national des personnes physiques doivent être considérées comme étant d’ordre public. Il n’est pas possible de s’y soustraire en refusant, par exemple, d’être inscrit dans le registre de la population de la commune dans laquelle on réside et/ou au Registre national des personnes physiques.

Quid pour celui qui voudrait alors disparaître dans la nature ?

Il est difficilement envisageable, dans notre société actuelle, de vivre en marge de la société ou de passer totalement inaperçu. Cette situation impliquerait non seulement de se soustraire à toutes les obligations incombant aux citoyens mais également, et surtout, de ne plus pouvoir faire valoir ses droits. Il s’agirait également de parvenir à ne plus être référencé dans aucune base de données publique : celles des Finances, de la Division de l’Immatriculation des véhicules, des mutuelles, des banques,…

Ce qui nous amène inévitablement à penser aux SDF et sans-abri. En effet, que ce soit au niveau des droits sociaux, économiques, électoraux,…, la société actuelle est organisée de telle sorte qu’il est impossible de pouvoir bénéficier de ses droits les plus élémentaires sans devoir justifier de son identité. C’est pourquoi la législation en matière de population a prévu un certain nombre de mécanismes permettant à ces personnes démunies de tout de pouvoir se faire inscrire à des adresses de référence et ce, afin de permettre à ces personnes de pouvoir bénéficier de l’ensemble de leurs droits, notamment ceux leur permettant d’obtenir les moyens de subsistance suffisants.

Il convient par ailleurs d’évoquer une autre catégorie de personnes qui, à l’heure actuelle, ne font pas l’objet d’une inscription dans les registres de la population et au Registre national des personnes physiques alors qu’elles résident sur le territoire du Royaume. Il s’agit des personnes se trouvant en situation de séjour irrégulière sur le territoire du Royaume, c’est-à-dire les illégaux, notion qui recouvre non seulement les ressortissants d’un pays étrangers qui se trouvent sur le territoire belge sans avoir accompli la moindre démarche pour solliciter l’autorisation de séjourner sur le territoire mais également d’autres catégories de personnes comme, par exemple, les étrangers qui n’ont pas obtempéré à une décision d’éloignement et dont la présence est pourtant constatée au delà du délai de l’ordre de quitter le territoire, des mineurs étrangers non accompagnés, …

Dans la mesure du possible, oui.

Le Registre national des personnes physiques a en effet pour objectif de rassembler les données relatives aux personnes physiques de la façon la plus exhaustive et complète possible mais également de la manière la plus correcte possible.

Afin de réaliser cet objectif, différents mécanismes existent, qui permettent notamment de vérifier la résidence effective des citoyens et ainsi permettre aux autorités habilitées de contrôler l’application correcte de la réglementation: « Qui habite où ? », « Cette personne réside-t-elle réellement à cette adresse ? », « S’agit-il d’une résidence fictive en vue de bénéficier illégalement d’avantages divers ? »,…

Il convient premièrement d’évoquer les contrôles de résidence organisés en application de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour. Ces contrôles sont notamment effectués par les agents de quartier mais également, en cas de contestation ou même de contentieux, par des inspecteurs de population dépendant des différentes délégations régionales du Registre national des personnes physiques instaurées dans chaque province.

Des opérations de synchronisation entre différents fichiers peuvent également être organisées.

Ainsi, des opérations périodiques de comparaison des informations enregistrées au Registre national des personnes physiques avec celles correspondantes enregistrées dans la Banque-Carrefour, permettent de mettre en évidence les éventuelles discordances et de procéder à des vérifications approfondies et aux rectifications qui s’imposent de part et d’autre. D’autres opérations de synchronisation périodiques avec différents fichiers, tels ceux tenus par la Division de l’Immatriculation des véhicules, par le Service public fédéral Santé publique, … sont également envisagés dans un avenir relativement proche.

Les informations enregistrées au Registre national des personnes physiques sont énumérées à l'article 3, alinéa 1^er, alinéa 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Il s'agit des informations suivantes :

1. le nom et les prénoms,
2. le lieu et la date de naissance,
3. le sexe,
4. la nationalité,
5. la résidence principale,
6. le lieu et la date du décès ou, en cas de déclaration d'absence, la date de la transcription de la décision déclarative d'absence,
7. la profession,
8. l'état civil,
9. la composition du ménage,
10. la mention du registre dans lequel la personne concernée est inscrite,
11. la situation administrative des personnes visées à l'article 2, alinéa 1^er, 3°, à savoir des demandeurs d'asile,
12. le cas échéant, l'existence du certificat d'identité et de signature,
13. la cohabitation légale,
14. la situation de séjour pour les étrangers.

En réalité, ces différentes informations contiennent parfois davantage d'informations. Ainsi, par exemple, la première information « 1° nom et prénoms » est non seulement composée par le nom patronymique et par le ou les prénoms mais également, le cas échéant, par le titre de noblesse et/ou le pseudonyme ainsi que par l'information relative au changement éventuel de nom, de prénoms ou de titre de noblesse.

Ces différentes « composantes » d'une information légale sont appelées des « types d'informations » ou, en abrégé, des « TI ».

Ces différents « TI » associés aux informations légales ont été déterminés et énumérés dans l'arrêté royal du 8 janvier 2006 déterminant les types d'information associés aux informations visées à l'article 3, alinéa 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, entre-temps complété par les arrêtés royaux des 22 janvier 2007 et 27 janvier 2008. Pour plus d'informations concernant les « TI », il est renvoyé à la question n° 1 de la 2^ième partie : « Qu'est-ce qu'un TI (type d'information) ?».

Par ailleurs, le Registre national des personnes physiques enregistre toutes les modifications apportées aux informations énumérées ci-dessus. Il entre en effet dans les missions dévolues au Registre national d'accomplir cette obligation de mémorisation. A noter que pour connaître de ces modifications, il faut y être expressément autorisé (voir la question n°4 de la 2^ième partie: « En quoi consistent les modifications apportées aux données enregistrées au Registre national des personnes physiques ? »).

Les informations sont conservées pendant trente ans à compter du jour du décès de la personne.

Les informations du Registre national des personnes physiques trouvent leurs sources:

• dans les registres de population et le registre des étrangers tenus à jour par les administrations communales;
• dans les registres tenus par les postes diplomatiques et les postes consulaires belges à l'étranger, ces registres enregistrant les données des ressortissants belges qui ne sont pas enregistrés dans les registres de la population d'une commune belge car ils résident à l'étranger et qu'ils ont décidés de s'inscrire en tant que tels auprès d'un poste diplomatique ou consulaire;
• dans le registre d'attente en ce qui concerne les demandeurs d'asile, pour lequel l'Office des étrangers possède une compétence générale en ce qui concerne la tenue à jour des informations.

Le Registre national des personnes physiques étant la source authentique, il convient de s’y référer pour ce qui concerne les données d’identification.

En application de l’article 4 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, les informations enregistrées et conservées par le Registre national font foi jusqu’à preuve du contraire.

Ces informations peuvent être valablement utilisées en remplacement des informations contenues dans les registres de population: un extrait électronique provenant du Registre national des personnes physiques obtenu par le biais de l’application « Mondossier » a la même valeur qu’un extrait papier délivré par les autorités communales à partir des registres de la population.

L'article 22 de la Constitution stipule que « chacun a droit au respect de sa vie privée et familiale, sauf dans les cas et conditions fixés par la loi ».

Par ailleurs, le choix des informations devant être enregistrées au Registre national des personnes physiques relève de la compétence exclusive du législateur fédéral, c'est-à-dire de nos représentants politiques siégeant à la Chambre des représentants et au Sénat.

Les données médicales sont des données particulièrement sensibles dont le traitement est strictement réglementé, notamment par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Cependant, a priori, rien n'empêcherait le législateur de décider un jour de procéder à l'enregistrement de telles informations.

Par le passé, certains députés et sénateurs ont déjà proposé, non pas d'enregistrer les données médicales au Registre national des personnes physiques, mais d'utiliser la carte d'identité électronique comme clef d'accès à une banque de données médicales. Ces propositions de loi prévoyaient notamment qu'il appartiendrait aux citoyens de déterminer eux-mêmes les données qu'ils souhaiteraient rendre disponibles dans cette banque de données médicales: par exemple, le groupe sanguin, les allergies éventuelles, le diabète, certaines maladies,... Seuls les services médicaux, tels les services d'urgence, accèderaient à cette banque de données via les cartes d'identité électroniques, celle du médecin, pour accéder à la banque de données, et celle du patient pour déterminer les éventuelles données médicales.

Ces propositions de loi, ainsi que celles prévoyant, par exemple, d'inscrire le groupe sanguin directement sur la carte d'identité, n'ont cependant jamais abouti, notamment eu égard à l'avis n°13/2005 formulé le 7 septembre 2005 par la Commission de la protection de la vie privée qui s'est montrée très critique à l'encontre de ces propositions de loi.

En effet, la loi sur la protection de la vie privée règlemente l'enregistrement et l'utilisation de ces données sensibles d'une manière beaucoup plus stricte que les autres données à caractère personnel: il est ainsi en principe interdit de collecter, d'enregistrer ou de demander la communication des données considérées comme étant sensibles, en ce compris les données d'ordre médical, cette interdiction étant assortie de sanctions pénales.

Ces données sensibles ne peuvent être traitées que dans certains cas très spécifiques, notamment après avoir obtenu le consentement écrit de la personne concernée (sauf si les données sont demandées par l'employeur ou si la personne concernée se trouve dans une situation de dépendance vis-à-vis du responsable du traitement qui l'empêche de refuser librement de donner son consentement, à moins que la personne concernée puisse tirer un avantage du fait du traitement de ses données).

Ces données peuvent également être traitées dans le cadre de l'administration de soins ou si cela s'avère nécessaire en vertu de la législation sur le travail ou dans le cadre d'une étude scientifique.

Par exemple, les mutuelles sont autorisées à enregistrer des données d'ordre médical relatives à leurs affiliés à partir du moment, du moins, où elles ne communiquent pas ces données sans le consentement des personnes concernées.

Autre exemple : un groupe de recherche universitaire pourra, après avoir cependant obtenu les autorisations nécessaires, notamment du Comité sectoriel Sécurité sociale et Santé, collecter et enregistrer des données médicales dans le cadre d'une étude sur l'efficacité de certains traitements pour soigner des maladies particulières.

Mais qu'en est-il du Registre national des personnes physiques ? A première vue, il n'entre pas dans les missions qui lui sont dévolues, d'enregistrer des données médicales. Celles-ci ne constituent en effet pas des données d'identification au sens propre du terme, ni des données permettant la localisation des citoyens.

Si le législateur décidait cependant de procéder à l'enregistrement de telles données, celles-ci bénéficieraient néanmoins de la protection particulière garantie par la loi sur la protection de la vie privée, tant en ce qui concerne la collecte que l'accès ou leur communication.

Il s'agit en réalité d'une véritable question de société à propos de laquelle le débat parlementaire doit jouer pleinement son rôle de garant de la démocratie et de protecteur de la vie privée.

A l'instar de la question précédente relative aux données médicales, rien, a priori, n'empêcherait le législateur de décider un jour de procéder à l'enregistrement dans le Registre national des personnes physiques de données relatives aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'orientation sexuelle.

L'article 22 de la Constitution stipule en effet que « chacun a droit au respect de sa vie privée et familiale » mais précise « sauf dans les cas et conditions fixés par la loi ».

Le choix des informations enregistrées au Registre national des personnes physiques relève donc de la compétence exclusive du législateur fédéral, c'est-à-dire de nos représentants politiques siégeant à la Chambre des représentants et au Sénat.

Cependant, il existe toute une série de mécanismes permettant la protection de la vie privée des citoyens, le premier, et non des moindres, étant la Constitution elle-même qui garantit, par exemple, la liberté de culte ou qui stipule, à l'article 11, que « la jouissance des droits et libertés reconnus aux Belges doit être assurée sans discrimination. A cette fin, la loi et le décret garantissent notamment les droits et libertés des minorités idéologiques et philosophiques.».

Ensuite, comme pour les données à caractère médical, la loi sur la protection de la vie privée règle de façon très stricte l'enregistrement ainsi que l'utilisation des données sensibles.

Il est ainsi en principe interdit de collecter, d'enregistrer ou de demander la communication des données considérées comme étant sensibles, cette interdiction étant assortie de sanctions pénales. Or, sont considérées comme étant des données sensibles toutes celles se rapportant à la race, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'orientation sexuelle, ainsi que celles, comme nous l'avons déjà signalé, relatives à la santé mais également concernant l'appartenance syndicale ou celles portant sur des suspicions, des poursuites ou des condamnations pénales ou administratives.

Ces données sensibles ne peuvent être traitées que dans certains cas très spécifiques, notamment après avoir obtenu le consentement écrit de la personne concernée, à l'exception, toutefois, des données judiciaires.

Comme en ce que concerne les données d'ordre médical, même le consentement de la personne ne permettra pas le traitement des données lorsque le responsable du traitement est l'employeur de la personne concernée ou si celle-ci se trouve dans une situation de dépendance vis-à-vis du responsable du traitement qui l'empêche de refuser librement de donner son consentement (sauf si la personne concernée peut tirer un avantage du fait du traitement de ses données).

Ces données sensibles pourront également faire l'objet d'un traitement si celui-ci est expressément requis par la législation sur le travail.

Il en est de même en ce qui concerne les données qui ont volontairement été rendues publiques par la personne concernée. Il serait par exemple difficile pour une personnalité politique d'évoquer la protection de la vie privée quant à son appartenance à tel ou tel parti.

Par ailleurs, les données concernant l'appartenance politique, l'appartenance syndicale, les convictions religieuses,… peuvent être traitées, respectivement, par les partis politique, les syndicats, les organisations religieuses,… à partir du moment, du moins, où ces organismes ne communiquent pas ces données sans le consentement des personnes concernées.

En ce qui concerne les données judiciaires, celles-ci ne peuvent faire l'objet d'un traitement que par une instance publique dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de ses missions, par un avocat pour la défense de ses clients, par toute personne pour la gestion de son propre litige ou si le traitement est nécessaire à la réalisation des finalités fixées légalement.

Sans oublier, bien évidemment, qu'il convient dans tous les cas de respecter le prescrit de la loi relative à la protection de la vie privée, que ce soit en ce qui concerne les finalités poursuivies, les modalités d'accès à ces données, l'obligation d'information à l'égard des personnes concernées, ...

Il convient évidemment d'évoquer également la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination, publiée au Moniteur belge du 30 mai 2007, qui interdit la discrimination fondée sur l'âge, l'orientation sexuelle, l'état civil, la naissance, la fortune, la conviction religieuse ou philosophique, la conviction politique, la langue, l'état de santé actuel ou futur, un handicap, une caractéristique physique ou génétique ou l'origine sociale.

Au regard de ce qui précède, il est difficilement envisageable, sans pour autant préjuger des intentions futures du législateur, que le Registre national des personnes physiques doive un jour enregistrer des informations concernant la race, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé, la vie et l'orientation sexuelles, des suspicions, des poursuites, des condamnations pénales ou administratives, …, ces données ne constituant en effet pas des données d'identification au sens propre du terme, ni des données permettant la localisation des citoyens.

Si le législateur décidait cependant de procéder à l'enregistrement de telles données, celles-ci bénéficieraient néanmoins de la protection particulière garantie par la loi sur la protection de la vie privée, tant en ce qui concerne la collecte que l'accès ou leur communication.

Comme pour les données médicales, l'enregistrement de telles données constitue une véritable question de société dont les enjeux sont multiples et les intérêts parfois opposés, à propos de laquelle le débat parlementaire doit jouer pleinement son rôle de garant de la démocratie et de protecteur de la vie privée.

Le dossier électronique est conservé au Registre national des personnes physiques pendant trente années après la date du décès.