Conformément à l'article 22 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif aux registres de la population et au registre des étrangers, le Ministre de l'Intérieur peut déléguer des fonctionnaires de son département pour inspecter les registres et pour compléter, par des explications orales, les instructions relatives aux changements de résidence. Ces fonctionnaires, vérifient également, lors de leurs inspections, la concordance des informations du Registre national des personnes physiques et des registres tenus par les communes.

La communication d'informations relatives aux actes de l'état civil relève du Code civil (Service public fédéral Justice) qui dispose, en son article 29 et sous certaines conditions, que toute personne peut se faire délivrer des copies et des extraits d'état civil par les Officiers d'état civil compétents.

Quant à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, elle est réglée par l'arrêté royal du 16 juillet 1992 qui, pour des raisons de protection de la vie privée, fixe de manière précise les conditions de délivrance d'un extrait ou certificat établi d'après les registres précités.

Ainsi, toute personne peut obtenir un extrait des registres de la population ou un certificat établi d'après ces registres, pour autant que les informations qu'ils contiennent la concernent. La délivrance de ces documents se fait auprès de la commune où cette personne est inscrite à titre de résidence principale.

Par contre, lorsqu'il s'agit d'un tiers, l'arrêté royal du 16 juillet précité prévoit en son article 3 que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.

Par conséquent, à défaut de disposition légale justificative, les communes ne peuvent pas communiquer à des tiers des informations (extraits ou certificats) tirées de leurs registres de la population.

De manière générale, c'est au tiers qui fait la demande de communication d'informations relatives à un autre citoyen qu'il incombe de fournir la base légale, et non pas à la commune de rechercher elle-même le fondement pertinent. De plus, chaque demande doit être analysée séparément, au cas par cas. Lorsque l'accès aux informations est autorisé, seules celles qui sont réellement nécessaires au vu de la finalité recherchée et requises par la base légale invoquée peuvent être communiquées.

Il y a lieu d'entendre, entre autres, les documents qui sont nécessaires aux fins d'exécution ou de poursuite d'une procédure déterminée par la loi, le décret ou l'ordonnance, notamment le Code civil, le Code judiciaire et le Code d'instruction criminelle.

A moins que la loi n'en dispose autrement, les extraits et certificats tirés des registres de la population et du registre des étrangers ne peuvent mentionner que les informations prévues à l'article 3, alinéa 1er de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, à savoir : les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance, le sexe, la nationalité, la résidence principale, le lieu et la date du décès, la profession, l'état civil, la composition du ménage, le type de registre d'inscription, et la situation administrative des personnes inscrites au registre d'attente, la cohabitation légale, s'il échet l'existence du certificat d'identité et de signature, dans le sens de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification.

Jusqu'il y a peu, les personnes qui effectuaient des recherches généalogiques ne pouvaient obtenir des informations contenues dans les registres de la population que lorsqu'elles faisaient explicitement mention dans leur demande de la disposition légale ou réglementaire dont ressortait le caractère nécessaire de cette recherche d'héritiers (par exemple, l'article 724 du Code civil, l'article 1168 du Code judiciaire ou l'article 42 de l'arrêté royal du 31 mars 1936 établissant le Code des droits de succession). Les personnes qui effectuaient des recherches généalogiques relatives à leur propre famille ne pouvaient à cette fin aucunement utiliser les informations contenues dans les registres de la population.

L'arrêté royal du 5 janvier 2014 modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers (Moniteur belge du 17 janvier 2014) prévoit toutefois une plus vaste possibilité d'accès aux registres de la population à des fins de recherches tant généalogiques qu'historiques et scientifiques.

Conformément à l'arrêté royal du 5 janvier 2014, il est possible d'obtenir des extraits ou certificats relatifs à des tiers à des fins généalogiques ou historiques ou d'autres fins scientifiques.

Si les extraits ou certificats demandés portent sur des registres de la population qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, ceux-ci peuvent être librement délivrés par l'administration communale, à condition que la personne concernée soit décédée. Si cela a été stipulé dans la demande, les extraits ou certificats demandés peuvent également mentionner la filiation ascendante.

Si les extraits ou certificats demandés concernent des registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, la commune ne peut les délivrer au demandeur que moyennant le consentement écrit de la personne sur laquelle portent ces registres ou de l'un de ses descendants. Ce consentement peut également contenir l'autorisation de mentionner la filiation ascendante sur l'extrait ou le certificat demandé.

Il existe en outre la possibilité de consulter librement, à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques, les registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, à condition que la personne concernée soit décédée. Par contre, les registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans ne sont pas consultables.

Il convient de vérifier si le généalogiste est mandaté par un notaire dans le cadre d'une recherche successorale. Dans l'affirmative, le généalogiste pourra accéder aux informations nécessaires à sa recherche via l'administration communale. (A noter toutefois que si le notaire souhaitait faire cette recherche lui-même, la réponse serait différente. Voir le cas relatif aux notaires ci-dessous.)

En dehors d'un mandat de notaire pour une recherche successorale, un généalogiste n'a pas le droit d'accéder au Registre national pour identifier des personnes vivantes. L'accès aux données pour des recherches personnelles ou pour des projets généalogiques ne lui est autorisé qu'à certaines conditions, comme indiqué sur les schémas précédents.

Pour appuyer sa demande, le notaire pourrait invoquer l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, et l'article 42, 3° du Code des droits de succession qui lui impose d'identifier tous les héritiers.

Toutefois, dans la mesure où les notaires disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 14 avril 2002 autorisant l'A.S.B.L. Fédération royale du Notariat belge à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification (Moniteur belge du 1er juin 2002).

Ce n'est pas à l'administration communale qu'il incombe de faire des recherches – à fortiori, dans le cadre de recherches successorales, pour des citoyens qui ne sont probablement pas inscrits sur le territoire de cette commune-là – mais au notaire d'utiliser son accès au Registre national.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour le notaire de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale. Cet accès se limitera aux données nécessaires pour la mission de recherche successorale.

Certains détectives privés invoquent à tort l'article 1^er, § 1^er, 2°, de la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé pour exiger un accès aux registres de l'état civil et aux registres de la population.

Cet article s'énonce comme suit :

Art. 1^er, § 1^er. Au sens de la présente loi, est considéré comme détective privé toute personne physique qui, dans un lien de subordination ou non, exerce habituellement, contre rémunération et pour le compte d'autrui, des activités consistant à :

2° recueillir des informations relatives à l'état civil, à la conduite, à la moralité et à la solvabilité de personnes.

Le fait d'être un détective agréé ne crée toutefois aucun droit particulier à l'égard :

• de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes pour étranger et aux documents de séjour et de ses arrêtés d'exécution ;
• de l'accès aux actes de l'état civil : l'article 29 du Code civil reste d'application.

Pour l'application de l'article 29 du Code civil, un détective privé est assimilé à un citoyen ordinaire (article 29, § 1^er, alinéa 1^er du Code civil). Il ne peut revendiquer à l'instar des notaires et des avocats le bénéfice de l'article 29, § 1^er, alinéa 2 du Code civil.

Un détective privé a, comme tout citoyen, un droit d'accès aux registres de la population afin d'y prendre connaissance des informations le concernant. Il ne peut toutefois pas faire valoir un mandat de son client pour demander des informations relatives à d'autres personnes et de surcroit, il n'existe actuellement aucune base légale qu'il pourrait valablement invoquer afin d'accéder aux données d'un citoyen tiers.

Les irrégularités éventuelles relatives à la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé peuvent être signalées au SPF Intérieur, Direction Sécurité et Prévention, Direction Sécurité privée, tél. 02/557.34.43 ou vps@ibz.fgov.be.

Dans la mesure où les huissiers de justice disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 16 mai 1986 autorisant l'accès des huissiers de justice audit Registre national (Moniteur belge du 19 juin 1986) et aux délibérations du Comité sectoriel RN autorisant l'accès des huissiers de justice au Registre national.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour l'huissier de justice de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale.

Dans la mesure où les avocats disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, ils ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population.

En outre, il est renvoyé à l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques ainsi qu'à l'arrêté royal du 26 février 1997 autorisant l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques afin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice (Moniteur belge du 14 mars 1997), à savoir pour établir des actes préalables à une procédure contentieuse ou pour intenter, conduire ou faire aboutir une cause qui leur est confiée.

Le recours aux registres de la population ne sera admis que de manière subsidiaire, lorsque les informations nécessaires ne pourront pas être obtenues du Registre national, à condition pour l'avocat de motiver et de justifier, d'un côté, le caractère insuffisant de son propre accès au Registre national et, d'un autre côté, la base légale sur laquelle il se fonde pour demander la communication de ces données à l'administration communale.

Pour rappel : le mandat ad litem, prévu à l'article 440, alinéa 2, du Code judiciaire, ne vaut que devant les Cours et Tribunaux.

En outre, si un avocat se présente à l'administration communale muni d'une procuration (comme pour tout autre tiers), il peut, en cette qualité, demander que lui soit communiquées toutes les données relatives à son mandataire.

L'article 19 de l'arrêté royal du 21 décembre 1967 portant règlement général du régime de retraite et de survie des travailleurs salariés dispose que l'Office national des Pensions est tenu de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéa 1^er et 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ou lorsqu'il vérifie l'exactitude de ces informations.

Le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent pas être obtenues auprès du Registre national.

Les institutions bancaires disposent d'une autorisation d'accès aux données du Registre national, par le biais d'Identifin et uniquement pour des finalités bien spécifiques. Elles ne peuvent pas, en vertu de l'article 6, § 1^er, de la loi du 8 août 1983 organisant le Registre national des personnes physiques, solliciter auprès des communes la communication de données issues de leurs registres de la population pour ces finalités-là.

En outre, l'arrêté royal du 25 mai 2005 (Moniteur belge du 27 juin 2005) détermine les personnes et institutions ayant accès au Registre des Cartes d'identité. L'accès au Registre des Cartes d'identité est réservé en principe aux membres de la police fédérale et locale, aux membres du personnel de la Direction générale de l'Office des étrangers du SPF Intérieur, ainsi qu'aux membres du personnel des administrations communales.

D'autre part, l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers stipule que toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi. Il faut entendre par là les documents qui sont nécessaires pour l'exécution d'une procédure déterminée par la loi.

L'article 4 du même arrêté prévoit également que ces extraits ou certificats peuvent faire mention du titre d'identité de la personne concernée. Dans le cadre strict de cette disposition réglementaire, les informations relatives au titre d'identité d'une personne peuvent être communiquées à des tiers qui justifient d'une disposition légale permettant la délivrance d'un tel extrait.

Il est toutefois recommandé d'être très prudent. Il est préférable de ne pas communiquer de données à des institutions bancaires et que ce soit le citoyen qui sollicite lui-même les informations qui s'avèrent nécessaires.

Depuis fin 2008, il est à signaler qu'il est possible de contrôler l'authenticité d'une carte d'identité via le site www.checkdoc.be. Celui-ci est destiné à lutter contre la fraude à l'identité et le vol de documents d'identité.

Son but est d'informer toute personne physique ou morale voulant réaliser une transaction financière, commerciale ou administrative pour laquelle un document d'identité est présenté si le document d'identité présenté est connu par les autorités belges comme volé, perdu, périmé ou non valide et, de cette manière, éviter à l'utilisateur de CHECKDOC d'être éventuellement victime d'une escroquerie basée sur la fraude à l'identité.

L'utilisateur-type est le loueur de voitures, la banque ou l'institution de crédit, le secteur de l'hôtellerie, le notaire, le commerçant, etc.

www.checkdoc.be est un moteur de recherche qui effectue une requête auprès du Registre national et de la banque de données des passeports sur la base du numéro d'identification du document présenté. En quelques secondes, l'utilisateur reçoit une réponse sous forme de « hit/no hit » et peut prendre une décision relative à sa transaction avec plus de sécurité.

Pour des raisons de protection de la vie privée, la communication des informations contenues dans les registres de la population est soumise à des conditions très restrictives. En vertu de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, une adresse ne peut être communiquée à un tiers que si une disposition légale est invoquée à l'appui de la demande.

Ainsi, rechercher une adresse (d'un proche, d'un ancien camarade de classe, etc) dans les registres et envoyer une lettre à cette adresse n'est pas autorisé étant donné que la recherche de l'adresse implique un traitement de données au sens du RGPD dans le chef de l'autorité communale, pour lequel aucune base légale n'existe.

Une zone grise subsiste toutefois dans certains cas particuliers.

Par exemple, un citoyen bien intentionné apprend que son frère, perdu de vue, vient de subir un accident et il souhaite connaître son adresse pour lui proposer de lui venir en aide. Ou encore, un hôpital demande la confirmation de l'adresse actuelle d'un donneur d'organe compatible pour une transplantation, car l'adresse figurant dans son dossier est obsolète.

Dans ces deux cas, aucun texte légal n'autorise la communication directe des données au tiers qui en fait la demande. L'administration communale n'a, à priori, pas non plus reçu le consentement du citoyen concerné.

La pratique consistant à envoyer un courrier à la personne afin de lui demander son accord pour la communication de son adresse au tiers implique déjà un traitement sans base légale, étant donné qu'une consultation du Registre national doit être faite pour trouver les coordonnées auxquelles envoyer le courrier. Néanmoins, une mise en balance des intérêts doit être opérée par l'administration communale entre le côté protection de la vie privée et le côté humain de la demande.

Non. La recherche de l'adresse n'est pas autorisée car elle implique un traitement de données au sens du RGPD dans le chef de l'autorité communale, pour lequel aucune base légale n'existe. En outre, il ne s'agit pas d'un traitement nécessaire au vu de la finalité recherchée. Des mesures moins attentatoires à la vie privée existent. (Voir notamment la décision n° 48/2021 de l'Autorité de protection des données relative à la vérification par un notaire de l'adresse d'une ancienne employée afin de lui envoyer ses écochèques. Le notaire a été réprimandé pour avoir utilisé son accès au Registre national pour des finalités qui lui sont propres.).

Il est également interdit au service du personnel de l'administration communale de consulter l'adresse du membre du personnel concerné lorsque ce dernier n'a pas consenti à la consultation de son adresse pour cette finalité. Il est évidemment toujours possible de contacter la personne par mail par exemple, pour lui demander si elle accepte que son adresse soit recherchée dans le but de lui remettre un cadeau de naissance.

Non, la commune n'est pas autorisée, en tant que personnalité juridique, à accéder aux données du Registre national pour ses propres besoins. (Voir notamment la décision n° 48/2021 de l'Autorité de protection des données relative à la vérification par un notaire de l'adresse d'une ancienne employée afin de lui envoyer ses écochèques. Le notaire a été réprimandé pour avoir utilisé son accès au Registre national pour des finalités qui lui sont propres.).

En outre, l'avocat ou l'huissier de justice chargé du recouvrement de créances pourra, lui, consulter le Registre national à cette fin.

Non, il n'existe pas de base légale valable que la compagnie d'assurance pourrait invoquer pour exiger la communication de ces données. Elle ne dispose pas non plus d'un accès propre au Registre national. Elle doit mandater un notaire qui fera ces recherches pour elle, et non passer par l'administration communale.

Les missions légales du SPF Finances sont supra locales et ne se bornent donc pas à une seule commune. En conséquence, un accès direct au Registre national a été accordé à ce SPF, qui doit l'utiliser lorsqu'il souhaite obtenir des données des registres. Si l'accès à l'information voulue n'est pas possible pour une quelconque raison, le SPF Finances doit contacter notre service d'accès au Registre national, en justifiant en quoi l'accès reçu leur est insuffisant.

En outre, la copie d'actes d'état civil ne relève pas de nos compétences, mais de celles du SPF Justice. Ce type de question peut être posé à l'adresse suivante : dabs.baec@just.fgov.be.

Dans ce cas, aucun recours administratif ne peut être introduit auprès du Ministre de l’Intérieur mais les tribunaux ordinaires sont compétents. Les litiges en matière d’inscription provisoire ne relèvent pas de l'article 8 de la loi du 19 juillet 1991 étant donné que ces litiges ne portent pas sur la réalité de la résidence principale mais bien sur le respect ou non des conditions.

Selon les dispositions de l’article 1^er, §1^er, alinéa 1^er, 2^e §2 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d’identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, la commune procède à l’inscription provisoire dans les registres de la population de toute personne dont la résidence principale est incontestablement établie dans des bâtiments dont l’occupation permanente n’est pas autorisée pour des raisons de sécurité, de salubrité, d’urbanisme ou d’aménagement du territoire ; la personne est inscrite à cette adresse.

Lorsque des personnes sollicitent leur inscription dans des logements dont l'occupation permanente n'est pas autorisée pour des motifs de sécurité, de salubrité, d'urbanisme ou d'aménagement du territoire, une attention particulière doit être portée à la vérification de la résidence principale ; dans certains cas, la résidence principale subsiste toujours dans une autre commune.  Si l'occupation du logement en cause n'est qu'occasionnelle ou momentanée elle ne justifie donc pas une inscription au titre de résidence principale.

Il est du devoir et de la responsabilité de la commune d’entamer les procédures régionales, pénales et administratives prévues dans la réglementation qui n’autorise pas une inscription normale.

L’inscription provisoire prend fin dès que les intéressés ont quitté le logement ou dès qu’il est mis fin à la situation irrégulière.

Le fait d'avoir une vie commune doit être considéré comme le critère décisif pour déterminer si des personnes constituent ou non un ménage. Ce critère peut être cerné grâce à des éléments de fait tels que par exemple: la disposition des lieux (utilisation commune de la cuisine, de la salle de bain, …) et les factures de téléphone et d'Internet, relevés de consommations énergétiques (une facture pour la même maison). La notion de ménage au sens des présentes instructions ne peut être ni déduite, ni influencée par l'obtention ou non de certains avantages sociaux.

Au sens des instructions de population, "vivre en commun" signifie partager un logement unique, sans préjuger de liens affectifs ou financiers.

L'absence de vie commune se traduit par la constatation qu'une personne constitue un ménage isolé. L'intéressé constitue un ménage isolé si plusieurs éléments de fait le démontrent (exemple: l'intéressé dispose d'une cuisine et d'une salle de bain séparée, l'intéressé peut présenter des factures séparées pour les dépenses de téléphone, d'Internet et/ou les consommations énergétiques, l'intéressé peut démontrer par le biais d'un bail enregistré qu'il loue une partie de l'habitation des autres occupants, il y a des entrées séparées, des sonnettes et des boîtes aux lettres séparées…). C'est surtout la présence d'une cuisine et d'une salle de bain séparées qui est prépondérante. Si seul un des éléments de fait susmentionnés est constaté, cela ne suffit pas pour considérer l'intéressé comme un ménage isolé; il appartient à la commune de s'assurer que les éléments de fait susmentionnés sont effectivement présents ou non et si ils sont effectivement utilisés. Raison pour laquelle il est également indiqué de mentionner dans le procès-verbal de l'enquête visant à déterminer la résidence réelle sur la base de quels éléments parmi ceux précités, on a estimé que les habitants concernés constituent un ménage distinct (voir modèle de formulaire au point 81 des Instructions).

Si sur la base des éléments de fait susmentionnés, il est constaté que l'habitation se compose de plusieurs unités d'habitation séparées, la commune est tenue de prévoir un (des) numéro(s) d'habitation supplémentaire(s).

Si cela a été réalisé sans un permis de construire, les habitants de ces unités d’habitation séparées sont inscrits de manière provisoire comme des ménages distincts.

"Vivre en commun" signifie partager un logement unique, sans préjuger de liens affectifs et/ou financiers entre les personnes concernées.

L'absence de vie commune se traduit par la constatation qu'une personne constitue un ménage isolé.

Attention ! Dans son arrêt du 9 octobre 2017, la Cour de Cassation précisait que la notion « cohabiter » devait être appréciée en fonction de la législation applicable. A cet égard, il y a lieu de faire une distinction claire entre la notion « cohabiter » dans la législation concernant la tenue des registres de la population et la notion « cohabiter » prévue, par exemple, dans une législation sociale. L’arrêt contesté de la Cour du travail de Gand du 5 septembre 2016 concluait qu’une inscription en tant que « ménage » dans les registres de la population n’empêche pas les intéressés d’être considérés comme « isolé » en vertu d’une législation sociale. Il appartient aux intéressés de démontrer à l’instance sociale concernée, en vertu de sa propre législation, qu’ils peuvent être considérés comme « isolé » pour obtenir ou non certains avantages sociaux.

Les autorités régionales ont toutefois défini des exceptions à ce principe : le logement collectif, le « zorgwonen » ou l’accueil provisoire.

Si les conditions requises pour pouvoir parler d’un ‘logement collectif’ ou d’’appartements supervisés’ ou d’un ‘accueil provisoire’ ne sont pas strictement remplies, les personnes concernées doivent d’office être inscrites comme faisant partie d’un même ménage. Ces conditions sont d’interprétation restrictive puisqu’il s’agit d’une exception aux principes généraux. Il appartient à la commune (notamment au Service urbanisme) de vérifier la conformité des conditions requises prévues dans la réglementation régionale pour ces types de logements.

Wallonie : logement collectif

Les principes susmentionnés ne s'appliquent pas en cas d'occupation d'un ‘logement collectif’ tel que visé à l'article 1^er, 6°, du Code wallon du Logement du 29 octobre 1998 (Moniteur belge du 4 décembre 1998), dont le bailleur est titulaire d'un permis de location.

Le cas échéant, les occupants des différentes unités de logement sont considérés comme des ménages distincts mais ils sont tous inscrits au même numéro d'habitation (code logement (LOG.) 02 dans le T.I. 140).

Par la présente, il y a lieu de signaler que ce logement collectif, comme tout logement, doit satisfaire aux exigences imposées par l'article 10 du Code wallon du Logement (respecter les critères de salubrité, respecter les règlements communaux en matière de salubrité et les règlements en matière de sécurité incendie, garantir l'inviolabilité du domicile et le respect de la vie privée et prendre en considération les dispositions applicables en matière d'aménagement du territoire et d'urbanisme). En ce qui concerne l'inviolabilité du logement et le respect de la vie privée, le Gouvernement wallon a imposé les obligations suivantes au bailleur d'un logement collectif:

1. les accès au bâtiment ainsi qu'à chaque unité de logement doivent être munis de portes fermant à clef. Le locataire doit être mis en possession des clefs, en double exemplaire, nécessaires en vue d'accéder au bâtiment et aux parties qu'il occupe à titre individuel;
2. l'accès à chaque pièce d'habitation à usage individuel d'un même ménage doit pouvoir se faire sans devoir passer par une pièce d'habitation à usage individuel d'un autre ménage;
3. tout W-C., toute salle d'eau, toute salle de bains doit pouvoir être fermé à clef, sauf s'il s'agit d'un logement individuel et si, en cas de bâtiment comportant plusieurs logements, les locaux dont question ne sont accessibles qu'au ménage occupant ce logement;
4. des sonnettes individuelles doivent être prévues à l'entrée principale du bâtiment, de façon à ce que chaque ménage puisse être directement appelé;
5. chaque ménage doit disposer d'une boîte aux lettres fermant à clé.

Bruxelles : logement collectif

Les principes précités ne s'appliquent pas non plus en cas d'occupation d'un 'logement collectif' tel que visé à l'article 1^er, 5°, de l'Arrêté du 4 septembre 2009 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale déterminant les exigences élémentaires en matière de sécurité, de salubrité et d'équipement des logements (Moniteur belge du 19 septembre 2003).

Dans ce cas, les occupants des différentes unités de logement sont également considérés comme des ménages distincts mais ils sont tous inscrits au même numéro d'habitation (code logement (LOG.) 03 dans le TI 140).

Comme tout logement, le logement collectif doit répondre aux normes minimales en matière de sécurité, de salubrité et d'équipement, telles que celles-ci sont imposées par l'Arrêté susmentionné du 4 septembre 2003 du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale.

La détermination du caractère collectif d’un logement est une compétence exclusivement régionale. Il ne revient donc ni aux inspecteurs de quartier, ni aux inspecteurs de population de statuer sur cette question.

Afin d’éviter toute utilisation abusive de cette exception, un logement collectif ne sera reconnu comme tel que sur base d’un document officiel établissant expressément que l’immeuble répond aux conditions urbanistiques régionales pour être accepté comme logement collectif, et ce pour la Région wallonne.

Flandre : zorgwonen

Les principes susmentionnés ne s'appliquent pas non plus dans le cas de ‘zorgwonen’, tels que décrits à l’article 4.1.1.18° du Code flamand de l'aménagement du territoire (voir www.ruimtevlaanderen.be).

Le cas échéant, les occupants de l'unité d'habitation subordonnée sont toujours considérés comme constituant un ménage distinct tandis que ceux-ci sont inscrits au même numéro d'habitation que les occupants de l'unité d'habitation principale (code logement (LOG.) 01 dans le TI 140). L’habitation subordonnée doit être pourvue soit d’installations sanitaires individuelles, soit d’une cuisine séparée. Il n'est question de ‘zorgwonen’ que quand il est satisfait aux conditions ci-après:

1. une unité d'habitation subordonnée est créée dans une habitation existante;
2. l'unité d'habitation subordonnée constitue un ensemble physique avec l'unité d'habitation principale (les deux unités ne peuvent pas fonctionner indépendamment l’une de l’autre car il existe plusieurs zones communes),
3. l'unité d'habitation subordonnée, sans compter les espaces partagés avec l'unité d'habitation principale, constitue au maximum un tiers du volume de construction de la totalité de l'habitation,
4. la création d'une unité d'habitation subordonnée a lieu en vue de la domiciliation d’un ménage de maximum 2 personnes dont l’une d’entre-elles est :
   1. soit âgée de 65 ans ou plus,

   2. soit dépendante,
       

      Une personne dépendante est une personne handicapée ou entrant en ligne de compte pour une intervention de l’assurance soins, pour une allocation pour l’aide aux personnes âgées ou pour un budget d’assistance de base, conformément à l’article 4, alinéa 1^er, du décret du 24 juin 2016 relatif à la protection sociale flamande, ou une personne ayant besoin d’aide pour pouvoir continuer à habiter dans son environnement habituel.

      Les enfants à charge de la personne dépendante ne sont pas pris en compte pour la détermination du nombre maximum de deux personnes.

   3. soit le prestataire de soins de santé si les personnes mentionnées au point 1 ou 2 continuent à vivre dans l’unité d’habitation principale.
5. la propriété ou du moins, la nue-propriété des unités d'habitation principale et subordonnée repose chez le même titulaire ou les mêmes titulaires.

Le début et la fin de l’utilisation d’un logement comme ‘zorgwonen’ doivent être communiqués au service de l’urbanisme de la commune, tel que décrit à l’article 4.2.4 §1 du Code flamand de l'urbanisme.

‘Zorgwonen’ présuppose une situation de soins actuelle au moment de la déclaration. Les situations de soins futures ou hypothétiques (par exemple: offrir une «habitation kangourou» pour le loyer) ne sont pas permises. De telles violations doivent être signalées au service compétent et ne peuvent jamais conduire à l'application du régime d'exemption pour une situation de soins.

Flandre : accueil temporaire

Les principes susmentionnés ne s’appliquent pas non plus dans le cas d’‘accueil provisoire’, tel que décrit à l’article 5 §1 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 16 juillet 2010 concernant les actions prévues à notifier dans le Code flamand de l'urbanisme.

Le cas échéant, les habitants de l’unité de logement subordonnée sont toujours considérés comme un ménage distinct, alors qu’ils sont inscrits sous le même numéro de maison en tant qu’habitants de l’unité de logement principale (code du logement (LOG.) 05 dans le T.I. 140).

L’article 34 impose les conditions suivantes :

1. une unité de logement subordonnée est créée dans une habitation existante ;
2. l'unité de logement subordonnée constitue un ensemble physique avec l'unité de logement principale ;
3. l'unité de logement subordonnée, les espaces partagés avec l'unité de logement principale non compris, constitue au maximum un tiers du volume bâti de l'habitation entière ;
4. la création d'une unité de logement subordonnée se fait en vue du logement :
   1. soit de demandeurs d'asile et de réfugiés qui doivent quitter l'accueil de Fedasil en vertu de l'article 6, § 1^er, alinéa quatre, et l'article 8, § 1^er, de la loi du 12 janvier 2007 sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers ;
   2. soit de citoyens dont l'habitation est devenue inhabitable en raison de circonstances imprévues ;
5. le logement est temporaire pour une durée totale de trois ans par bien au maximum ;
6. la propriété, ou au moins la nue-propriété, des unités de logement principales et subordonnées, est détenue par le même titulaire ou les mêmes titulaires.

Un mineur non-émancipé a son domicile légal à la résidence commune de ses parents, ou si les parents ne vivent plus ensemble, à la résidence principale de l'un des deux parents.

Si le mineur a sa résidence principale effective à l'adresse de son domicile légal, il doit dès lors être inscrit dans les registres de la population. Par "résidence principale", on entend: le lieu où le mineur réside effectivement pendant la plus grand partie de l'année. Si le mineur devait toutefois avoir sa résidence principale à une adresse autre que celle du domicile légal (par exemple chez les grands-parents ou un autre membre de la famille, chez un tiers, dans une famille d'accueil, dans une institution), le mineur doit être inscrit à l'adresse de sa résidence principale. Dans ce cas, la commune doit mentionner le domicile légal dans le dossier au registre national de ce mineur (dans le TI 027).

Un mineur non émancipé placé sous tutelle a son domicile légal chez son tuteur. Si le mineur a effectivement sa résidence principale à l'adresse de son tuteur, il doit dès lors y être inscrit.

Si le mineur devait toutefois avoir sa résidence principale à une adresse autre que celle de son tuteur, il doit être inscrit à l'adresse de sa résidence principale. Dans ce cas, la commune doit mentionner le domicile légal dans le dossier au registre national de ce mineur (dans le TI 027).

Si les parents ne vivent pas ensemble et ne parviennent à aucun accord quant à l'exercice de l'autorité parentale, le juge peut fixer l'adresse à laquelle le mineur doit être inscrit dans les registres de la population. Cette possibilité est explicitement prévue à l'article 374, § 1^er, dernier alinéa du code civil.

Le mineur peut seulement être inscrit à l'adresse fixée par le juge si celui-ci y a effectivement sa résidence principale.

Si le mineur devait toutefois avoir sa résidence principale à une adresse autre que celle fixée par le juge, le mineur doit être inscrit à l'adresse de sa résidence principale. Dans ce cas, la commune doit mentionner la résidence principale fixée par le juge dans le dossier au registre national de ce mineur (dans le TI 027).

Dans le cas où les parents sont séparés, il est fréquent que soit le juge soit les parents eux-mêmes aient établi un régime selon lequel le mineur réside à part égale chez chacun des deux parents (50% du temps chez l’un et 50% du temps chez l’autre parent).

Dans pareilles situations, le mineur doit en principe rester inscrit à l’adresse de la dernière inscription régulière (c’est-à-dire l’adresse à laquelle le mineur était inscrit avant que ne survienne le divorce entre les parents).

Si le juge devait toutefois fixer chez quel parent le mineur doit être inscrit, l’adresse de la dernière inscription régulière ne doit pas être suivie et le mineur doit être inscrit à l’adresse qui a été fixée par le juge. Il en va de même si les parents devaient avoir fixé dans un acte notarial ou dans un accord homologué par le tribunal l’adresse à laquelle le mineur doit être inscrit.

S’il n’est manifestement pas possible de régler l’inscription du mineur non-émancipé conformément aux modalités susmentionnées, l’inscription s’effectue à l’adresse de la résidence principale du parent qui perçoit les allocations familiales, en attendant que les cours et tribunaux se prononcent sur la question.