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Les registres de la population sont tenus sous la responsabilité de l'autorité communale conformément à la loi et à la réglementation. La commune assure la collecte exhaustive des informations nécessaires à l'établissement des registres et vérifie la réalité de la résidence principale constituant le critère d'inscription. L'actualisation des données s'effectue sur la base des déclarations des personnes inscrites ou à inscrire ainsi que d'après les actes d'état civil ou les jugements et arrêts susceptibles d'influencer les informations reprises aux registres.

A l'instar des registres de l'état civil, les registres de la population ont été instaurés en Belgique lors de l'occupation française ; la loi du 19-22 juillet 1792 imposait à chaque commune de tenir "un état des habitants contenant leurs nom, prénoms, lieu de naissance, dernier domicile, profession, métier et autres moyens de subsistance" afin de faciliter les recensements décennaux. Ces registres tombèrent en désuétude sous le régime hollandais.

La loi du 2 juin 1856 sur les recensements généraux et les registres de la population associa aux recensements décennaux la tenue des registres de la population communaux permettant le calcul du chiffre annuel de la population et l'établissement d'une série de statistiques entre deux recensements.

Depuis lors, les registres de la population ont connu une évolution considérable et forment pour les administrations communales une source importante de renseignements qui peut être consultée quotidiennement dans le cadre de la gestion de leur population. En effet, l'enregistrement de la population a pris progressivement sa forme actuelle, à savoir un ensemble de données succinctes relatives à l'identification des personnes et à leur localisation ainsi que les informations prescrites par la loi et celles nécessaires à la liaison avec d'autres fichiers de l'administration communale ou de l'administration centrale.

L'utilité des registres de la population s'est considérablement développée en parallèle avec l'intervention croissante de l'Etat en matière économique et sociale. L'inscription aux registres de la population constitue fréquemment un élément de forme substantielle dans plusieurs réglementations et sert en matière fiscale, sociale et administrative. Ce sont ces registres qui sont notamment à la base de l'établissement des listes électorales et de la délivrance des cartes d'identité électroniques. Ils sont en outre devenus la source d'information du Registre national des personnes physiques.

Grâce aux progrès technologiques, le Registre national a constitué une réponse moderne au nombre sans cesse croissant d'échanges d'informations entre les administrations et les communes. D'abord sur une base volontaire, puis pour satisfaire aux obligations imposées par la loi du 8 août 1983, les communes transmirent au Registre national les informations dites "légales" ainsi qu'à leurs modifications successives. Par ailleurs, sur base de convention, les communes purent également faire enregistrer au Registre national les autres informations contenues dans leurs registres de la population.

La réglementation actuelle sur les registres de la population - c'est-à-dire la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux cartes d'identité (modifiée par la loi du 25 mars 2003 suite à l'introduction de la carte d'identité électronique) ainsi que ses arrêtés d'application et les instructions administratives complémentaires - tient compte de cette évolution. La plupart des informations nécessaires peuvent désormais être obtenues par la consultation du Registre national, de sorte que la tenue fastidieuse de différents livres et fichiers est devenue inutile. Sur demande motivée, le Ministre de l'Intérieur peut dispenser les communes de tenir matériellement les fiches constituant les registres de la population, à condition que les moyens informatiques utilisés par la commune permettent une consultation et une mise à jour immédiates des données et assurent une sécurité suffisante contre toute destruction ou dégradation de celles-ci.

Actuellement, les services de la population communaux disposent en général des moyens de travail suivants pour consulter, mettre à jour et exploiter les données personnelles relatives à leurs habitants : les registres de la population de plus en plus informatisés, l'accès au Registre national des personnes physiques et leurs propres moyens informatiques.

Les certificats et extraits des registres de la population destinés aux citoyens peuvent être imprimés à partir du fichier du Registre national ou à partir du système informatique communal. Les travaux informatiques peuvent être effectués par les services communaux ; ils peuvent également être commandés au service du Registre national, ce qui est souvent le cas pour les listes électorales.

Désormais, chaque citoyen peut également, via sa carte d'identité électronique et l'application https://mondossier.rrn.fgov.be, accéder directement de son PC à son dossier personnel Registre national. Il suffit simplement d'insérer sa carte d'identité électronique dans un lecteur de cartes et d'introduire son code PIN. Il est également possible de consulter son dossier Registre national auprès de son administration communale.

Service de la population et des cartes d'identité : activités

Réglementation administrative

Le Service de la Population et des Cartes d’identité rédige les instructions générales administratives en matière de : Population, Cartes d’identité électroniques (eID), Cartes d’identité, Certificats pour enfants de moins de 12 ans et Document d’identité électronique pour les enfants belges de moins de douze ans (Kids-ID). Le Service traite également toutes les demandes de communes ou de citoyens en la matière en collaboration avec les délégations régionales du Registre national.

Dossiers de population

Le Service de la Population et des Cartes d’identité traite, en collaboration avec les délégations régionales du Registre national, les litiges relatifs aux inscriptions et aux radiations dans les registres de population des communes. Ces dossiers donnent lieu à des enquêtes sur place et si la commune n'est pas en mesure de résoudre le litige, celui-ci est tranché au moyen d'une décision ministérielle au terme d'une procédure contradictoire (droit de le consulter sur le plan administratif et droit d'être entendu préalablement à la décision). Le service est également compétent pour l'inspection des registres communaux de la population.

Délivrance de cartes d'identité provisoires

La délivrance de cartes d'identité provisoires, en application des Instructions générales du 7 octobre 1992, aux Belges qui ne sont pas en possession d'une carte d'identité valable (modèle européen) et qui se rendent à l'étranger, dans un pays où aucun passeport n'est exigé.

Dispenses de la tenue du fichier de population papier

Compte tenu de l'informatisation croissante des services communaux, les communes peuvent être dispensées de tenir des fichiers "sur support papier" pour autant que les mesures prises sur place offrent suffisamment de garanties de fiabilité, de qualité et de sécurité. Il faut notamment que le service de la population puisse fonctionner en permanence même en cas d'incident technique (une défaillance du Registre national ou du système local est toujours possible). La dispense dont question est demandée au Ministre de l'Intérieur ou à son délégué.

Statut BAEC :
Statut BELPIC :
Statut RN :
BAEC fonctionne de manière stable
BAEC est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
BAEC est momentanément hors service
BELPIC fonctionne de manière stable
BELPIC (accès aux "personnes physiques") est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
BELPIC est momentanément hors service
Le Registre National fonctionne de manière stable
Le Registre national (accès aux "personnes physiques") est opérationnel mais certaines fonctionnalités sont perturbées
Le Registre National est momentanément hors service