Nee, die bestuursdocumenten die onvoorwaardelijk ter beschikking worden gesteld door een overheid vallen immers niet onder de regeling van deze wet. In alle andere gevallen dient er een aanvraag tot hergebruik worden ingediend.

De aanvraag wordt schriftelijk gericht aan de overheid die over het gevraagde bestuurs beschikt. ‘Schriftelijk’ betekent per brief, fax, e-mail of webformulier.

De wetgever heeft geen specifieke vorm opgelegd waarin de aanvraag dient te gebeuren, enkel dat het schriftelijk moet zijn. Mondelinge en telefonische aanvrager kunnen bijgevolg niet. Wel bestaat de mogelijkheid om ter plaatse een aanvraag op te stellen of een aanvraagformulier in te vullen als dit voorhanden is. In elk geval is niet vereist dat de aanvraag aangetekend zou worden verstuurd.

De schriftelijke aanvraag voor hergebruik vermeldt:

1. de naam van de aanvrager;
2. zijn adres;
3. zijn hoedanigheid.

De aanvraag bevat eveneens de volgende vermeldingen:

1. een nauwkeurige omschrijving van het gevraagde bestuursdocument;
2. een beschrijving van het beoogde hergebruik van het bestuursdocument;
3. de vorm waarin de mededeling van het bestuursdocument moet gebeuren;
4. de nagestreefde doelstelling.

De aanvraag voor hergebruik wordt rechtstreeks gericht aan de overheid die over het bestuursdocument beschikt of het heeft laten archiveren.

De overheid maakt de aanvrager binnen vijf werkdagen een ontvangstbewijs over dat de datum vermeldt waarop de aanvraag is ontvangen.

Binnen een termijn van tien werkdagen vanaf de ontvangst van de aanvraag, onderzoekt de publieke overheid de volledigheid en de juistheid van de aanvraag. Als de aanvraag voor hergebruik onvolledig of te vaag geformuleerd is, verzoekt de overheid de aanvrager ze te vervolledigen binnen een termijn van 20 werkdagen.. Ze geeft aan welke gegevens ontbreken of toelichting vereisen. Als de aanvrager de vereiste gegevens niet overmaakt binnen deze termijn, kan de overheid de behandeling van de aanvraag voor hergebruik beëindigen.

Als de overheid de aanvrager verzocht heeft zijn aanvraag voor hergebruik te vervolledigen, gaat de termijn om een standaardexemplaar van de licentie ter beschikking te stellen in vanaf de ontvangst van de vervollediging van de aanvraag voor hergebruik.

• Als het gebruik van een licentie vereist is om het bestuursdocument te verkrijgen en bij gebrek aan een andersluidende wettelijke of reglementaire norm, stelt de overheid de aanvrager een standaardexemplaar van de licentie ter beschikking binnen een termijn van vijf werkdagen vanaf de ontvangst van de aanvraag.

  Als de overheid de aanvrager heeft verzocht zijn aanvraag voor hergebruik te vervolledigen, gaat de termijn om een standaardexemplaar van de licentie ter beschikking te stellen in vanaf de ontvangst van de vervollediging van de aanvraag voor hergebruik.

• Zijn er geen specifieke voorschriften voorhanden zijn, dan behandelt de overheid de aanvraag voor hergebruik en stelt ze de aanvrager het bestuursdocument eventueel ter beschikking voor hergebruik, binnen een termijn van twintig werkdagen vanaf de ontvangst van de aanvraag.
  Als de overheid de aanvrager verzocht heeft zijn aanvraag voor hergebruik te vervolledigen, gaat de termijn van twintig werkdagen in vanaf de ontvangst van de volledige aanvraag.

• Voor de aanvragen waarvoor vooraf het advies of de toestemming van een comité bevoegd voor persoonsgegevens vereist is, gaat de termijn van twintig werkdagen in vanaf de datum waarop het advies is verstrekt of de toestemming is verleend. In dat geval stelt de overheid de aanvrager ervan in kennis dat het advies of de toestemming gevraagd werd binnen een termijn van twintig werkdagen vanaf de ontvangst van de volledige aanvraag.
  Voor uitgebreide of ingewikkelde aanvragen kan de behandelingstermijn van de aanvraag met twintig werkdagen worden verlengd. In dit geval stelt de overheid de aanvrager ervan in kennis, binnen een termijn van twintig werkdagen vanaf de ontvangst van de volledige aanvraag, dat een bijkomende termijn noodzakelijk is voor de behandeling van zijn aanvraag. Deze mededeling vermeldt de termijn en de redenen voor de verlenging.

  De overheid kan een aanvraag afwijzen. De beslissing vermeldt de redenen waarom de aanvraag voor hergebruik is afgewezen. Als de afwijzende beslissing gebaseerd is omdat het gaat om een document waarop intellectuele rechten van derden berusten, dan verwijst de overheid in haar beslissing ook naar de natuurlijke of rechtspersoon bij wie de intellectuele eigendomsrechten berusten als deze bekend is. Is deze niet bekend, dan verwijst ze naar de licentiegever van wie het gevraagde bestuursdocument afkomstig is.
  Elk document waarmee de aanvrager in kennis wordt gesteld van de afwijzende beslissing, vermeldt de rechtsmiddelen, de instantie bij wie het beroep moet worden ingesteld en de voorgeschreven vormen en termijnen.

  Als de overheid, na afloop van de vastgestelde termijnen haar antwoord nog niet heeft overgemaakt aan de aanvrager, wordt de aanvraag als afgewezen beschouwd. Deze afwijzing kan aanleiding geven tot een administratief beroep.

Als de bestuursdocumenten in de gevraagde vorm beschikbaar zijn of redelijkerwijze in de gevraagde vorm ter beschikking kunnen worden gesteld, verstrekt de overheid ze in die vorm.

Als de bestuursdocumenten niet beschikbaar zijn in de gevraagde vorm, deelt de overheid aan de aanvrager in haar beslissing mee in welke vorm of in welke vormen de documenten beschikbaar zijn of ter beschikking kunnen worden gesteld.

Er is geen verplichting om een vergoeding aan te rekenen.

Wordt een vergoeding voor de reproductie en verspreiding van bestuursdocumenten aangerekend, dan zijn die kosten gelijk aan de marginale kosten voor de reproductie en verspreiding.

Enkel als het gebruiksklaar maken van het bestuursdocument bijkomende handelingen vergt, mogen de totale kosten niet meer bedragen dan de kosten die zijn gemaakt om de bestuursdocumenten te verzamelen, te produceren, te vermenigvuldigen en te verspreiden, vermeerderd met een redelijk rendement op investeringen. Daarbij moet de vereiste zelffinanciering van het betrokken openbare lichaam in rekening worden genomen voor zover dit van toepassing is.

Produceren omvat ook het creëren en bundelen, terwijl onder verspreiden ook de ondersteuning van de gebruiker moet worden begrepen.

De gemaakte kosten, vermeerderd met een redelijk rendement op de investering, overeenkomstig toepasselijke boekhoudkundige beginselen en de desbetreffende methode voor kostenberekening van het betrokken openbare lichaam, vormen een bovengrens voor de verlangde vergoeding.

Wanneer een vergoeding wordt gevraagd, kan de aanvrager, op eenvoudig verzoek, van de betrokken overheid de nodige inlichtingen krijgen over de berekeningsgrondslag, alsook over de factoren waarmee rekening werd gehouden bij de berekening van de vergoeding.