Uitoefening van het toegangsrecht

Aanvraag

Hoe?

De aanvraag wordt schriftelijk gericht aan de administratieve instantie die over het gevraagde bestuursdocument beschikt. Onder ‘schriftelijk’ moet men op vandaag verstaan: per brief, per fax of per e-mail.

Vorm

De wetgever heeft geen specifieke vorm opgelegd waarin de aanvraag dient te gebeuren, enkel dat ze schriftelijk moet zijn. Mondelinge en telefonische aanvrager kunnen bijgevolg niet. Wel bestaat de mogelijkheid om ter plaatse een aanvraag op te stellen of een aanvraagformulier in te vullen als dit voorhanden is. In elk geval is niet vereist dat de aanvraag aangetekend zou worden verstuurd.

Inhoud

De wet legt geen specifieke voorwaarden op, al dienen aanvragers bij voorkeur het bestuursdocument waar zij toegang tot wensen te verkrijgen, te identificeren. Indien dat niet mogelijk is, volstaat het evenwel dat aanvragers voldoende de betrokken aangelegenheid en context schetsen opdat een ambtenaar die normaal vertrouwd is met de materie, op basis daarvan kan bepalen welke informatie in de aanvraag bedoeld wordt.

Aanvragers moeten geen belang aantonen, tenzij de vraag betrekking heeft op "documenten van persoonlijke aard". Een document van persoonlijke aard is een "bestuursdocument dat een beoordeling of een waardeoordeel bevat van een met naam genoemd of gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk persoon of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan berokkenen". Het belang is in dit geval het belang dat nodig is om een annulatieberoep bij de Raad van State in te stellen. Dit belang moet bijgevolg persoonlijk, rechtstreeks, actueel en wettig zijn. Aanvragers worden geacht het vereiste belang te hebben als het document van persoonlijke levenssfeer op henzelf betrekking heeft.

Ook vermeldt de aanvraag op welke wijze aanvragers hun recht van toegang wensen uit te oefenen: door inzage te nemen, door uitleg te krijgen of door een kopie te verkrijgen.

Opdat een administratieve instantie eventueel het gevraagde bestuursdocument zou kunnen toesturen, is het nodig dat zij ook over de naam en adres- of contactgegevens beschikt.

Aan wie richten?

De aanvraag wordt gericht aan de bevoegde administratieve instantie, ook wanneer deze het document in een archief heeft neergelegd.

De behandeling van de aanvraag

De registratie

Wanneer een administratie instantie een aanvraag ontvangt, schrijft ze die zo snel mogelijk in een register in. Of en binnen welke termijn een ontvangstbewijs verstuurd wordt, hangt af van de interne regels binnen een administratieve instantie.

Het moment van registratie vormt niet het startpunt van de termijn, wel het moment van aankomst van de aanvraag.

De doorverwijzingsplicht

Als een administratieve instantie vaststelt dat zij het gevraagde bestuursdocument niet onder zich heeft, dan stelt ze de aanvrager daarvan onverwijld in kennis en ze deelt hem de benaming en het adres mede van de administratieve instantie die naar haar informatie het document onder zich heeft.

Het eerste onderzoek

De administratieve instantie onderzoekt of de aanvraag wel voldoende duidelijk is en of er een belang wordt aangetoond als blijkt dat de aanvraag betrekking heeft op een document van persoonlijke aard. Ontbreekt het vereiste belang, dan moet de aanvraag voor dit soort van document worden geweigerd.

Het onderzoek van de uitzonderingsgronden

De administratieve instantie onderzoekt vervolgens of er één of meerdere uitzonderingsronden moeten of kunnen worden ingeroepen. Dit geldt ook voor documenten van persoonlijke aard ook al is vastgesteld dat de aanvrager het vereiste belang heeft.

De wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur bevat drie soorten uitzonderingsgronden.

Een eerste groep uitzonderingsgronden is terug te vinden in artikel 6, § 1, van de wet van 11 april 1994. Het gaat om verplichte uitzonderingsgronden die gelden ten aanzien van alle administratieve instanties, dus ook (organiek) niet-federale administratieve instanties doch slechts in de mate dat zij federale bevoegdheden uitoefenen. Specifiek aan deze uitzonderingsgronden is dat de openbaarmaking slechts kan worden geweigerd als de administratieve instantie heeft vastgesteld dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van één of meer van volgende belangen:

de veiligheid van de bevolking;
de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden;
de federale internationale betrekkingen van België;
de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land;
de opsporing of vervolging van strafbare feiten;
een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet;
het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld;
de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve instantie heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit;
de bescherming van persoonsgegevens bij de verwerkingen verricht in het kader van titel 2 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Een tweede groep uitzonderingsgronden is terug te vinden in artikel 6, § 2, van de wet van 11 april 1994. Ook hier gaat het om verplichte uitzonderingsgronden die gelden ten aanzien van alle administratieve instanties, met in begrip van niet-federale administratieve instanties in de mate dat zij federale bevoegdheden uitoefenen.

De openbaarmaking moet hier worden geweigerd wanneer de administratieve instantie vaststelt dat de openbaarmaking van het bestuursdocument afbreuk doet volgende belangen:

aan de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de inzage, de uitleg of de mededeling in afschrift heeft ingestemd;
aan een bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting;
aan het geheim van de beraadslagingen van de federale Regering en van de verantwoordelijke overheden die afhangen van de federale uitvoerende macht, of waarbij een federale overheid betrokken is;
aan de belangen op grond waarvan informatie het voorwerp kan uitmaken van de classificatie overeenkomstig de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen.
aan de geheimhouding van de bestuursdocumenten houdende de uitvoering van een beleidsstrategie, tussen ministers/staatssecretarissen onderling, tussen een minister/staatssecretaris of ministers/staatssecretarissen en de leden van hun beleidsorganen, tussen de beleidsorganen onderling, of tussen ministers/staatssecretarissen en/of beleidsorganen en een politieke partij of een parlementaire fractie;
aan de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid voor eenieder om een eerlijk proces te krijgen.

De derde groep uitzonderingen is terug te vinden in artikel 6, § 3, van de wet van 11 april 1994. Deze uitzonderingsgronden zijn facultatief van aard en kunnen slechts worden ingeroepen door administratieve instanties als

het gaat om een bestuursdocument waarvan de openbaarmaking, om reden dat het document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding kan geven;
het gaat om een advies of een mening betreft die uit vrije wil en vertrouwelijk aan de overheid is meegedeeld;
de vraag kennelijk onredelijk is;
de vraag kennelijk te vaag geformuleerd is.

De kennelijk te vaag geformuleerde vraag is een vraag waarvan het voorwerp niet duidelijk is. In dat geval verzoekt de administratieve instantie de aanvrager om zijn vraag zo snel mogelijk te verduidelijken of te vervolledigen. De administratieve instantie deelt in de mate van het mogelijke mee waarom ze van oordeel is dat de vraag te vaag werd geformuleerd. In de mate van het mogelijke vermeldt zij tevens de gegevens betreffende de gevraagde informatie die nodig zijn om de vraag verder te kunnen behandelen. Een nieuwe termijn van dertig dagen voor de administratieve instantie vangt aan vanaf het ogenblik waarop de aanvrager zijn vraag verduidelijkt of vervolledigd heeft. Indien de aanvrager nalaat zijn aanvraag te verduidelijken of te vervolledigen, ondanks het verzoek hiertoe van de administratieve instantie, wordt de aanvrager geacht af te zien van zijn aanvraag.

De beslissing en zijn uitvoering

De beslissing

De federale openbaarheidswetgeving bevat geen termijn waarbinnen een beslissing aangaande de inzage genomen moet worden, maar wel een termijn waarbinnen de beslissing aan de aanvrager moet meegedeeld worden. Die termijn bedraagt 30 dagen. Indien nodig, kan deze termijn worden verlengd tot 45 dagen. Indien de termijn aldus verlengd moet worden, dan moet dit gemotiveerd worden binnen de oorspronkelijke termijn van dertig dagen.

Is de beslissing negatief, dan moet de weigering in concreto en op pertinente wijze worden gemotiveerd. Enkel uitzonderingsgrond die hun bestaansreden in een wet, decreet of ordonnantie hebben, kunnen worden ingeroepen. Die uitzonderingsgronden bevinden zich niet noodzakelijk enkel in de openbaarheidswetgeving.

Is in een bestuursdocument een auteursrechtelijk beschermd werk aanwezig, dan moet dit worden vermeld.

De uitvoering van de beslissing

Een positieve of gedeeltelijke positieve beslissing moet zo snel mogelijk worden uitgevoerd. De wetgever heeft geen specifieke termijn vastgelegd. Wanneer de aanvrager kiest voor het inzagerecht, dan moet de mogelijkheid daartoe in onderling overleg gebeuren.

Het betalen van een vergoeding

Het inzagerecht en het recht op uitleg kunnen gratis worden uitgeoefend.

Enkel voor een kopie kan een vergoeding worden gevraagd. Die vergoeding kan niet meer dan de kostprijs bedragen, d.w.z. de prijs voor het papier, de afschrijving van de kopiemachine, de inkt, .. maar niet de personeelskosten die hiervoor worden gemaakt.

Voor de federale administratieve instanties werden de tarieven vastgelegd in het Koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument of een document met milieu-informatie.