De uitoefening van het recht van toegang

Aanvraag

Hoe?

De aanvraag wordt schriftelijk gericht aan de milieu-instantie die over de gevraagde milieu-informatie beschikt. ‘Schriftelijk’ betekent per brief, per fax of per e-mail.

Vorm

De wetgever heeft geen specifieke vorm opgelegd waarin de aanvraag dient te gebeuren, enkel dat het schriftelijk moet zijn. Mondelinge en telefonische aanvrager kunnen bijgevolg niet. Wel bestaat de mogelijkheid om ter plaatse een aanvraag op te stellen of een aanvraagformulier in te vullen als dit voorhanden is. In elk geval is niet vereist dat de aanvraag aangetekend zou worden verstuurd.

Inhoud

In de mate van het mogelijke identificeert de aanvraag de milieu-informatie waarvan toegang gevraagd wordt. Het volstaat echter dat de aanvragers voldoende de betrokken aangelegenheid en context schetsen opdat een ambtenaar die normaal vertrouwd is met de materie, op basis daarvan kan bepalen welke informatie in de aanvraag bedoeld wordt.

De aanvragers moeten geen belang aantonen.

De aanvraag kan ook vermelden op welke wijze de aanvragers hun recht van toegang wensen uit te oefenen: door inzage te nemen, door uitleg te krijgen of door een kopie te verkrijgen. Bovendien preciseren de aanvragers ook de vorm of het elektronisch formaat op waarin de informatie bij voorkeur ter beschikking wordt gesteld.

Opdat een milieu-instantie de gevraagde milieu-informatie zou kunnen toesturen moet zij ook over de naam en adresgegevens van de verzoekers beschikken. Dit kan eventueel ook een e-mailadres zijn.

Ontbreekt bepaalde informatie, dat kan deze nog altijd later verstrekt worden. Bovendien kan een milieu-instantie de aanvraag niet zomaar afwijzen omdat ze kennelijk te vaag is. Ze moet in dit geval zo spoedig mogelijk vragen dat de aanvragers hun aanvraag verduidelijken of vervolledigen. Pas wanneer dit laatste niet gebeurt, kan de aanvraag omwille van de kennelijke vaagheid worden afgewezen.

De aanvraag kan ook een voorstel van termijn bevatten waarbinnen de aanvragers de milieu-informatie wenst te ontvangen. Kan een milieu-instantie hieraan niet voldoen, dan dient ze te motiveren waarom dit het geval is.

Aan wie richten?

De aanvraag wordt gericht aan aan de bevoegde federale milieu-instantie, ook wanneer deze de milieu-informatie in een archief heeft neergelegd.

De behandeling van de aanvraag

De registratie

Wanneer een federale milieu-instantie een aanvraag ontvangt, schrijft ze die zo snel mogelijk in een register in met vermelding van de datum van ontvangst. De milieu-instantie stuurt de aanvrager tegelijkertijd een ontvangstmelding waarin hij meldt dat de aanvraag is geregistreerd en waarin hij de datum van registratie vermeldt.

Het moment van registratie vormt niet het startpunt van de termijn, wel het moment van ontvangst van de aanvraag. De datum van ontvangst doet immers de bindende antwoordtermijnen lopen.

De registratie levert wel het bewijs van het moment waarop de aanvraag werd ontvangen. Aanvragers hebben een onmiddellijk recht van toegang tot de registratiegegevens van hun aanvraag.

De doorverwijzingsplicht

Als een milieu-instantie vaststelt dat zij niet over de gevraagde milieu-informatie beschikt, dan stuurt ze de aanvraag zo spoedig mogelijk door naar de milieu-instantie die vermoedelijk over de milieu-informatie beschikt. De aanvrager wordt hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht.

Het eerste onderzoek

Een federale milieu-instantie onderzoekt of de aanvraag wel voldoende duidelijk is. Is de vraag kennelijk te vaag, dan neemt ze contact op met de aanvragers en verzoekt hen zo spoedig mogelijk de aanvraag te verduidelijken of te vervolledigen. Ze deelt mee waarom de aanvraag kennelijk te vaag geformuleerd is. Voorzover dat mogelijk is, geeft ze tevens aan welke gegevens over de gevraagde informatie nodig zijn om de aanvraag verder te kunnen behandelen.

Een nieuwe termijn van dertig dagen begint te lopen voor de milieu-instantie vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag heeft verduidelijkt of vervolledigd.

Het onderzoek van de uitzonderingsgronden

Er moet vervolgens worden nagegaan of één of meerdere uitzonderingsgronden ingeroepen moeten worden.

Er zijn vooreerst de uitzonderingsgronden van formele aard. Een milieu-instantie kan een aanvraag afwijzen die betrekking heeft op milieu-informatie die onvoltooid of niet af is en waarvan de openbaarmaking aanleiding kan geven tot misvatting. De milieu-instantie moet daarbij het algemeen belang dat is gediend met openbaarmaking, afwegen tegen het specifieke belang dat is gediend met de weigering om openbaar te maken.

Een milieu-instantie moet ook een aanvraag afwijzen wanneer:

1. de aanvraag kennelijk onredelijk is;
2. de aanvraag kennelijk te algemeen geformuleerd blijft, na een verzoek van de milieu-instantie tot herformulering van de aanvraag.

Buiten deze formele uitzonderingsgronden zijn er een aantal inhoudelijke uitzonderingsgronden van toepassing. Er moet daarbij een onderscheid worden gemaakt tussen milieu-informatie in het algemeen en emissies.

Voor milieu-informatie in het algemeen geldt dat een milieu-instantie de openbaarmaking moet afwijzen als het publiek belang van de openbaarmaking niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen:

1. de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden en in het bijzonder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking instemt;
2. de openbare orde, de openbare veiligheid, hierin inbegrepen de fysieke beveiliging van radioactieve stoffen, of de verdediging van het land;
3. het vertrouwelijk karakter van de federale internationale betrekkingen van België en van de betrekkingen van België met de supranationale instellingen en van betrekkingen van de federale overheid met de gemeenschappen en gewesten;
4. de opsporing of vervolging van sanctioneerbare feiten;
5. de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid voor eenieder om een eerlijk proces te verkrijgen;
6. het geheim van de beraadslagingen van de federale regering en van de verantwoordelijke overheden die ervan afhangen;
7. het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie wordt beschermd om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarmaking instemt;
8. wanneer de aanvraag betrekking heeft op een advies of een mening die een derde vrijwillig en vertrouwelijk aan een milieu-instantie heeft meegedeeld en waarvan hij uitdrukkelijk heeft gevraagd het als vertrouwelijk te behandelen tenzij hij met de openbaarmaking instemt;
9. de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft.

Voorzover de verzochte informatie betrekking heeft op emissies in het milieu, zijn enkel de volgende uitzonderingsgronden inroepbaar:

1. 1. de openbare orde, de openbare veiligheid, hierin inbegrepen de fysieke beveiliging van radioactieve stoffen, of de verdediging van het land;
2. 2. het vertrouwelijk karakter van de federale internationale betrekkingen van België en van de betrekkingen van België met de supranationale instellingen en van betrekkingen van de federale overheid met de gemeenschappen en gewesten;
3. 3. de opsporing of vervolging van sanctioneerbare feiten;
4. 4. de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid voor eenieder om een eerlijk proces te verkrijgen.

De in de wet bepaalde uitzonderingen gelden onverminderd de andere bij decreet of een ordonnantie bepaalde uitzonderingen met betrekking tot de uitoefening van de bevoegdheden van de gemeenschappen of de gewesten.

De beslissing en zijn uitvoering

De beslissing

De milieu-instantie moet op de aanvraag schriftelijk antwoorden (per brief, e-mail of fax). Haar beslissing is ofwel negatief en impliceert dus een afwijzing van de aanvraag, ofwel gedeeltelijk positief, dit wil zeggen dat een gedeelte van de gevraagde milieu-informatie kan worden geraadpleegd of meegedeeld, ofwel in haar geheel positief.

De federale openbaarheidswetgeving bevat geen termijn waarbinnen de beslissing moet worden genomen, maar wel een termijn waarbinnen de beslissing aan de aanvrager moet zijn meegedeeld. Die termijn bedraagt 30 dagen en kan als dit nodig is worden verlengd tot 45 dagen. Moet de termijn worden verlengd, dan moet dit worden gemotiveerd binnen de oorspronkelijke termijn van dertig dagen. Enkel om twee redenen kan de termijn worden verlengd, namelijk als de gevraagde informatie moeilijk in de termijn van één maand kan worden verwerkt omdat ze te omvangrijk is, of als de toetsing aan de uitzonderingsgronden die eventueel moeten worden toegepast, een langere termijn vereist. De termijn begint op de dag volgend op de dag waarop de aanvraag is ontvangen.

Is de beslissing negatief, dan moet dit op afdoende wijze gemotiveerd worden. Enkel uitzonderingsgronden die hun bestaansreden in een wet, decreet of ordonnantie hebben, kunnen worden ingeroepen. Die uitzonderingsgronden bevinden zich niet noodzakelijk enkel in de openbaarheidswetgeving.

Is in een bestuursdocument een auteursrechtelijk beschermd werk aanwezig, dan moet een milieu-instantie dit vermelden.

De uitvoering van de beslissing

Een positieve of gedeeltelijke positieve beslissing moet zo snel mogelijk worden uitgevoerd en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen. De mededelingstermijn van de beslissing en de uitvoeringstermijn zijn dus allebei vastgesteld op maximaal 30 kalenderdagen. Ingeval van verlenging geldt ook voor de uitvoeringstermijn een verlenging van 15 dagen.

Als de informatie voorhanden is en hierom gevraagd wordt, geven de milieu-instanties aan welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie, met inbegrip van de methodes voor analysering, monstername en voorbehandeling van de monsters, of ze verwijzen naar een gebruikte standaardprocedure. Dit moet de aanvrager toelaten de kwaliteit van de verstrekte informatie te beoordelen.

Als de aanvrager gebruik wenst te maken van zijn recht op inzage, dan stelt de milieu-instantie die over de milieu-informatie beschikt, in overleg met de aanvrager de plaats, de datum en het tijdstip van inzage vast. Bovendien moet de aanvrager steeds in de praktijk de mogelijkheid hebben om zijn inzagerecht uit te oefenen.

Wanneer de aanvrager vraagt om milieu-informatie in één van de schriftelijke vormen of in één van de elektronisch formaten te ontvangen, dan dient dit verzoek in principe gerespecteerd te worden. Als dit niet mogelijk blijkt, dan deelt de milieu-instantie in de beslissing mee op welke andere vorm of vormen of in welk ander elektronische formaat of formaten de gevraagde milieu-informatie wel beschikbaar is.

Het betalen van een vergoeding

Het inzagerecht en het recht op uitleg kunnen gratis worden uitgeoefend.

Enkel voor een kopie kan een vergoeding worden gevraagd. Die vergoeding kan niet meer dan de kostprijs bedragen, d.w.z. de prijs voor het papier, de afschrijving van de kopiemachine, de inkt, .. maar niet de personeelskosten die hiervoor worden gemaakt.

Voor de federale administratieve instanties werden de tarieven vastgelegd in het Koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument of een document met milieu-informatie.

Als het afschrift per post aan de aanvrager wordt verstuurd, dan moeten de vergoedingen vooraleer het afschrift wordt verzonden, worden betaald door overschrijving of storting op de postrekening van de rekenplichtige der ontvangsten van de overheid in kwestie. In dat geval moeten daarenboven de portkosten hieraan worden toegevoegd.