Gewetensbezwaarde/Dienstplicht
De Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken van de FOD Binnenlandse Zaken beschikt over de informatiegegevens betreffende de gewetensbezwaarden, overeenkomstig de gecoördineerde wetten houdende het statuut van de gewetensbezwaarden van 20 februari 1980, en de dienstplichtigen die hun militaire dienst vervangen hebben door een dienst van "ontwikkelingssamenwerking" in een ontwikkelingsland, overeenkomstig artikel 16 van de gecoördineerde dienstplichtwetten van 30 april 1962.
De informatiegegevens betreffende de data van de prestaties van deze categorieën van personen kunnen verkregen worden door eerst contact op te nemen met de Helpdesk Belpic van de Algemene Directie Identiteit en Burgerzaken:
Tel.: 02 488 21 16 - Fax: 02 488 26 16 - helpdesk.belpic@rrn.fgov.be
Wie moet de bevolkingsregisters bijhouden?
Het bijhouden van de bevolkingsregisters valt onder de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen. De ambtenaar van de burgerlijke stand is er in het bijzonder mee belast om alles wat de bevolkingsregisters betreft, exact te laten opnemen. De registers worden voortdurend bijgehouden.
De gemeente verzekert de volledige inzameling van alle gegevens die nodig zijn voor het opmaken van de bevolkingsregisters en zij gaat de echtheid van de hoofdverblijfplaats na, die het criterium voor de inschrijving vormt. Het actualiseren van de gegevens gebeurt op grond van de verklaringen van de personen die ingeschreven zijn of ingeschreven moeten worden, alsmede op grond van de akten van de burgerlijke stand of de vonnissen en arresten die de informatiegegevens die in de registers zijn opgenomen, kunnen beïnvloeden.
Moet elke gemeente een bevolkingsregister houden?
Elke gemeente moet een bevolkingsregister houden waarin worden ingeschreven, ongeacht of zij er aanwezig dan wel tijdelijk afwezig zijn, de Belgen en de vreemdelingen die toegelaten of gemachtigd zijn om gedurende meer dan 3 maanden in het Rijk te verblijven of gemachtigd zijn zich er te vestigen.
De bevolkingsregisters worden gehouden in de vorm van individuele fiches. De gemeenten zijn vrijgesteld van het materieel houden, met name op papier, van de fiches waaruit de registers bestaan, vanaf het moment dat zij gebruik maken van informaticamiddelen die een onmiddellijke raadpleging en bijwerking van de gegevens mogelijk maken, een voldoende veiligheid waarborgen tegen elke vernietiging of beschadiging van de gegevens en een continue werking van de bevolkingsdienst mogelijk maken.
Het register is gebaseerd op de plaats waar burgers hun hoofdverblijfplaats hebben. Dit is de plaats, waar de leden van een gezin dat uit verscheidene personen is samengesteld gewoonlijk leven, ongeacht of die personen al dan niet door verwantschap verbonden zijn, of de plaats waar een alleenstaande gewoonlijk leeft.
Welke wetgeving ligt aan de basis van de bevolkingsregisters?
Dat is de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten (BS: 03.09.1991), alsmede de vier koninklijke besluiten tot uitvoering hiervan van 16 juli 1992 (BS: 15.08.1992).
Wat is het nut van de bevolkingsregisters?
Het nut van de bevolkingsregisters is aanzienlijk toegenomen samen met de groeiende tussenkomst van de Staat op economisch en sociaal vlak. De inschrijving in de bevolkingsregisters vormt vaak een substantieel vormelement in verschillende reglementeringen en dient fiscale, sociale en administratieve doeleinden. Het zijn inzonderheid de registers die de basis vormen bij het opstellen van de kiezerslijsten en bij de afgifte van de elektronische identiteitskaarten. Ze zijn bovendien de informatiebron geworden van het Rijksregister van de natuurlijke personen.
Wie is er ingeschreven in de bevolkingsregisters?
In de bevolkingsregisters worden ingeschreven, op de plaats waar zij hun hoofdverblijfplaats gevestigd hebben, ongeacht of zij er aanwezig dan wel tijdelijk afwezig zijn, de Belgen en de vreemdelingen die toegelaten of gemachtigd zijn om in het Rijk te verblijven voor een periode van meer dan 3 maanden of zich er te vestigen, met uitzondering van de vreemdelingen die ingeschreven zijn in het wachtregister.
De vreemdelingen die toegelaten of gemachtigd worden om meer dan drie maanden in het Rijk te verblijven, worden ingeschreven in het vreemdelingenregister. De vreemdelingen die door de Minister bevoegd inzake de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen of zijn gemachtigde toegelaten of gemachtigd zijn om zich in het Rijk te vestigen, worden ingeschreven in het bevolkingsregister sensu strictu.
Hoe bepaalt men de hoofdverblijfplaats van een persoon?
Overeenkomstig artikel 1 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, moet elke persoon ingeschreven worden in de registers van de gemeente waar hij zijn hoofdverblijfplaats gevestigd heeft.
De bepaling daarvan is gebaseerd op een feitelijke situatie, dat wil zeggen de vaststelling van een effectief verblijf in de gemeente gedurende het grootste deel van het jaar. Deze vaststelling gebeurt op basis van elementen zoals de plaats waarheen de persoon gaat na zijn werk, het gewone verblijf van de echtgenoot of van de andere leden van het huishouden, het gas- en elektriciteitsverbruik, de telefoonkosten, enz.
Het volstaat niet dat iemand enkel de bedoeling uit om zijn hoofdverblijfplaats op een gegeven plaats te vestigen of dat iemand een eigendomsbewijs, een huurcontract of een ander woonbewijs voorlegt, om de inschrijving als hoofdverblijfplaats te rechtvaardigen. Om de realiteit van de verblijfplaats na te gaan, wordt er immers door de gemeentelijke overheden een onderzoek uitgevoerd, waarvan de modaliteiten moeten worden vastgesteld door een gemeenteverordening krachtens artikel 5 van de wet van 19 juli 1991en artikel 10 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
Wanneer is een domicilie fictief?
Het begrip 'fictief domicilie' is niet reglementair gedefinieerd. De vaststelling dat een domicilie geen werkelijke hoofdverblijfplaats is, betekent dat het een fictief domicilie betreft. Naargelang het geval dient dan een weigering tot inschrijving, een inschrijving in een andere gemeente, een afvoering van ambtswege of een afvoering voor het buitenland te gebeuren.
Moet een woning bestaan uit een minimum aantal m2 per inwoner en moet ze op een bijzondere manier uitgerust zijn, opdat ze als hoofdverblijfplaats zou kunnen worden gebruikt?
Neen, in de reglementering op de bevolking staat geen enkele bepaling betreffende de oppervlakte en de minimumuitrusting waarover een als hoofdverblijfplaats gebruikte woning moet beschikken. Er bestaan daarentegen dergelijke normen in bepaalde regionale wetgevingen.
Krachtens artikel 1, §1, 1°, tweede lid, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen kunnen de personen die zich vestigen in een woning waarin permanente bewoning niet is toegelaten om redenen van veiligheid, gezondheid, urbanisme of ruimtelijke ordening, zoals vastgesteld door de daartoe bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie, enkel door de gemeente voorlopig worden ingeschreven in de bevolkingsregisters. Hun inschrijving blijft voorlopig zolang de hiertoe bevoegde gerechtelijke of administratieve instantie geen beslissing of maatregel heeft genomen om een einde te maken aan de aldus geschapen onregelmatige toestand. De voorlopige inschrijving neemt een einde zodra de personen de woning hebben verlaten of een einde wordt gesteld aan de onrechtmatige toestand.
Moeten de notarissen ingeschreven worden in de bevolkingsregisters van de gemeente waar hun kantoor gevestigd is of waar zij werkelijk verblijven?
Elke persoon moet worden ingeschreven in de bevolkingsregisters van de gemeente waar hij zijn hoofdverblijfplaats gevestigd heeft en deze bepaling is eveneens van toepassing op de personen waarvan de woonplaats geregeld wordt door artikel 107 van het Burgerlijk Wetboek.
Wat de notarissen betreft, bepaalt artikel 4 van de wet van 25 ventôse – 5 germinal jaar XI op het notarisambt dat iedere notaris verblijf moet houden in de standplaats hem door de Koning aangewezen. Een arrest van het Hof van Cassatie van 29 november 1984 bepaalt dat onder « verplicht verblijf te houden in de standplaats hem door de Koning aangewezen » moet worden verstaan dat de notaris er een kantoor moet hebben dat normaal voor de cliënteel toegankelijk is en waar hij zich gewoonlijk ter beschikking van de cliënteel houdt.
Er is bijgevolg geen tegenstelling tussen de reglementering op het houden van de bevolkingsregisters en het statuut van de notarissen. De notaris die zijn hoofdverblijfplaats op een ander adres dan zijn kantoor vestigt, moet dus worden ingeschreven in de bevolkingsregisters op het adres van zijn effectieve hoofdverblijfplaats.
Zijn de gemeenten ertoe gehouden de personen die bepaalde woningen "kraken", in hun registers in te schrijven?
Aangezien de bepaling van de hoofdverblijfplaats op een feitelijke situatie gebaseerd is, dat wil zeggen de vaststelling van een effectief verblijf in een gemeente gedurende het grootste deel van het jaar, kan een gemeentebestuur de inschrijving in de bevolkingsregisters van personen die zonder toestemming of recht hun effectieve verblijfplaats in onbewoonde gebouwen gevestigd hebben, niet weigeren. Deze inschrijving is nochtans nooit gelijk aan een machtiging om de bovengenoemde gebouwen te bezetten.Bovendien moeten de eigenaars bij de vrederechter de uitzetting van de krakers eisen.
Wanneer en aan wie moet een wijziging van hoofdverblijfplaats aangegeven worden?
Wanneer men van gemeente verandert, moet de adreswijziging aangegeven worden bij het gemeentebestuur van de plaats waar men zich komt vestigen. In het geval dat de hoofdverblijfplaats overgebracht wordt binnen dezelfde gemeente, moet de verklaring van adreswijziging gebeuren bij het gemeentebestuur waar men reeds ingeschreven is. De aangifte moet binnen acht werkdagen gebeuren nadat de nieuwe woning effectief betrokken wordt.
De gemeenteambtenaar die de aangifte van adreswijziging behandelt, op basis van een aangifte aan het loket of een schriftelijke aangifte, controleert in het Rijksregister (IT003 of IT005/019) of er in een andere gemeente nog een onderzoek loopt naar de bepaling van de hoofdverblijfplaats. In dat geval moet er zo snel mogelijk contact opgenomen worden met de andere gemeente teneinde alle nuttige informatie te kunnen uitwisselen.
Als er geen verblijfplaatsonderzoek meer loopt, registreert de gemeenteambtenaar de (nieuwe) informatie betreffende het adres in het Rijksregister (IT005/019).
Bij de overbrenging van de hoofdverblijfplaats naar een ander land, moet de aangifte gebeuren in de Belgische gemeente waar de persoon ingeschreven is ten laatste de vooravond van het vertrek.
Het volstaat niet dat iemand enkel de bedoeling uit om zijn hoofdverblijfplaats op een gegeven plaats te vestigen of dat iemand een eigendomsbewijs, een huurcontract of een ander woonbewijs voorlegt, om de inschrijving als hoofdverblijfplaats te rechtvaardigen. Om de realiteit van de verblijfplaats na te gaan, wordt er immers door de gemeentelijke overheden een onderzoek uitgevoerd, waarvan de modaliteiten moeten worden vastgesteld door een gemeenteverordening krachtens artikel 5 van de wet van 19 juli 1991 en artikel 10 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
Wie voert het onderzoek naar de verblijfplaats uit en wie legt de nadere regels hiervan vast?
Krachtens artikel 7, § 5 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, geeft elke verklaring van verandering van verblijfplaats aanleiding tot een onderzoek van de reële verblijfplaats door de gemeentelijke overheid. Een dergelijk onderzoek is eveneens vereist bij een wijziging van de hoofdverblijfplaats in dezelfde gemeente. Dit onderzoek moet in principe uitgevoerd worden binnen de 15 dagen die volgen op de aangifte van de verblijfsverandering.
Krachtens artikel 5 van de wet van 19 juli 1991 en artikel 10 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, moet de gemeenteraad in een verordening de modaliteiten bepalen volgens welke het onderzoek van de verblijfplaats moet worden uitgevoerd. De bovengenoemde gemeenteverordening kan eveneens het model van het verslag bepalen dat daartoe moet worden gebruikt.
Zoals bepaald in artikel 5 §2 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten en de verblijfsdocumenten, zal deze verordening ter goedkeuring voorgelegd worden aan de minister die bevoegd is voor Binnenlandse Zaken of aan zijn afgevaardigde. De Koning bepaalt de nadere regels en termijnen van deze voorafgaande goedkeuring.
De Koning legt eveneens een model van verordening vast waarop de gemeenten zich kunnen beroepen.
Wanneer de gemeenteraad een dergelijke verordening niet vastlegt binnen de 6 maanden na de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van het voornoemde model van verordening, of in geval van niet-goedkeuring door de minister die bevoegd is voor Binnenlandse Zaken van de door de gemeenteraad vastgelegde verordening, zal het model van verordening ambtshalve van toepassing zijn tot er een verordening opgesteld of aangepast door de gemeenteraad, is goedgekeurd.
Deze verordening moet door de burger kunnen worden geraadpleegd, bijvoorbeeld via de gemeentelijke website.
Wanneer het onderzoek door de wijkagent het niet mogelijk maakt om met voldoende zekerheid de realiteit van de effectieve hoofdverblijfplaats vast te stellen, mag de gemeente aan de watermaatschappijen en/of energieleveranciers vragen om een overzicht te bezorgen van het water- en/of energieverbruik aan het betreffende adres.
Deze maatschappijen en leveranciers moeten de gevraagde informatiegegevens gratis meedelen. Enkel de gegevens betreffende het reële verbruik worden meegedeeld.
Wat als iemand op een vast adres verblijft en er zijn inschrijving vraagt, terwijl men vaststelt dat een andere persoon reeds op dat adres werd ingeschreven?
Vóór elke inschrijving moet het gemeentebestuur nagaan of de woning waar de inschrijving wordt gevraagd, niet met een andere inschrijving is bezwaard. Het is immers de lokale overheid die in de eerste plaats verantwoordelijk is voor het houden van de registers en de bepaling van de hoofdverblijfplaats.
Als er reeds een inschrijving op dat adres bestaat, moet de persoon die zijn inschrijving in diezelfde woning aanvraagt, verwittigd worden, en moet eventueel een procedure ingezet worden die gericht is op het verwijderen of het rechtzetten van de vorige inschrijving (afvoering van ambtswege als de actuele verblijfplaats van de daarvoor ingeschreven persoon niet kan worden bepaald en als die persoon niet in een strafinrichting zit; maatregelen om de inschrijving in een andere gemeente te bewerkstelligen; …).
Dat betekent helemaal niet dat de nieuwe inwoner er niet kan worden ingeschreven. De datum van inschrijving is in principe die waarop de adreswijziging werd uitgevoerd. Als het onderzoek van de effectieve verblijfplaats echter duidelijk aantoont dat, op het moment van de verklaring van adreswijziging, de betrokkene zijn hoofdverblijfplaats nog niet kon hebben op het betrokken adres, kan de inschrijving op een latere datum gebeuren, maar nooit later dan de datum van de positieve vaststelling van verblijfplaats.
Het onderzoek van verblijfplaats kan leiden tot een schrapping van een fictieve inschrijving, maar eveneens tot een aanpassing van de samenstelling van het gezin. De twee personen die hun inschrijving op hetzelfde adres vragen, kunnen immers misschien een gezin vormen.
Als de twee personen niet erkennen dat ze een huishouden vormen, moet de gemeente een beslissing nemen op basis van de tijdens het onderzoek verzamelde elementen. Als de twee personen een inschrijving als alleenstaanden vragen, kan de bevoegde gemeenteambtenaar dus verzoeken om als ooggetuige de inrichting van de plaatsen vast te stellen en hem alle nodige inlichtingen te laten bezorgen. Als de betrokkenen weigeren mee te werken, gaat de gemeente over tot de inschrijvingen op basis van de beschikbare informatie, en als het in principe gaat over een ééngezinswoning, schrijft ze hen in als gezin.
Bij moeilijkheden of betwistingen in dit verband kan het dossier ook voorgelegd worden aan de FOD Binnenlandse Zaken.
Bestaan er sancties in geval van inbreuken die begaan worden door de gemeentelijke overheden?
Het houden van de bevolkingsregisters behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen en de ambtenaar van de burgerlijke stand. Grove nalatigheden kunnen bestraft worden overeenkomstig de regionale wetgevingen op dit gebied. Bovendien is de boete, bepaald in artikel 23 van het besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, eveneens gericht op de inbreuken die door de gemeentebesturen gepleegd worden.
Afvoering voor het buitenland
Artikel 1 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten bepaalt dat de Belgen en de vreemdelingen worden ingeschreven in de bevolkingsregisters van de gemeente waar zij hun hoofdverblijfplaats hebben gevestigd.
Wanneer een burger zijn hoofdverblijfplaats overbrengt naar het buitenland, moet hij daarvan aangifte doen bij de gemeente waar hij is ingeschreven, en dit ten laatste op de vooravond van zijn vertrek.
In geval van Belgische nationaliteit
De gemeente zal dan een bewijs van afvoering (“model 8”) bezorgen aan de burger, dat nodig is wanneer deze zich in de Belgische ambassade of consulaat wenst in te schrijven (meer informatie hierover kan u terugvinden op de website van de FOD Buitenlandse Zaken: https://diplomatie.belgium.be/nl.
In voorkomend geval blijft de huidige identiteitskaart wel geldig tot op de vervaldatum die erop staat vermeld.
De gemeente voert de burger af op de datum van zijn aangifte.
In geval van buitenlandse nationaliteit
De verblijfstitel wordt onmiddellijk geannuleerd wegens “vertrek naar het buitenland”, tenzij de burger een “terugkeerrecht” uitoefent. Meer informatie hierover vindt u terug op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken: https://dofi.ibz.be/nl.
Controle van het effectieve vertrek
De gemeente moet de wijkpolitie laten controleren of de betrokkene daadwerkelijk vertrokken is door middel van een verblijfplaatscontrole op het laatste inschrijvingsadres.
Als de wijkagent vaststelt dat de burger er nog steeds verblijft, moet de afvoering uit het Rijksregister geannuleerd worden.
De gemeente brengt de burger daarvan op de hoogte en verzoekt hem de administratieve formaliteiten in orde te brengen.
Afvoering van ambtswege
Overeenkomstig artikel 8 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, spoort het gemeentebestuur de personen op die, zonder de aangifte van wijziging van hoofdverblijfplaats afgelegd te hebben die voorzien is bij artikel 7 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregister en het vreemdelingenregister, hun hoofdverblijfplaats in een andere gemeente of in het buitenland hebben gevestigd.
Wanneer het onmogelijk blijkt de nieuwe verblijfplaats van een burger op te sporen gelast het college van burgemeester en schepenen de afvoering van ambtswege op basis van een verslag van het onderzoek van de ambtenaar van de burgerlijke stand, waarin hij vaststelt dat het onmogelijk is de nieuwe hoofdverblijfplaats van de betrokkene te bepalen.
Bij elke fase van de procedure controleert de gemeenteambtenaar die de afvoering van ambtswege behandelt, in het Rijksregister of er in een andere gemeente een onderzoek naar de bepaling van de hoofdverblijfplaats loopt. In voorkomend geval moet er zo snel mogelijk contact opgenomen worden met de andere gemeente om de nuttige informatie te kunnen uitwisselen.
De procedure van afvoering van ambtswege wordt opgeschort in afwachting van het resultaat van het onderzoek.
Het college van burgemeester en schepenen voert een burger ambtshalve af op de datum van de beslissing van het college.
Geschillen bij de Raad van State
De regeling van een geschil tussen een privépersoon en een gemeente of tussen twee gemeenten leidt tot een administratieve beslissing waartegen beroep kan worden ingesteld bij de Raad van State. Overeenkomstig artikel 19 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, kan immers een beroep tot nietigverklaring van deze beslissing ingediend worden bij de afdeling bestuursrechtspraak wegens overtreding van hetzij substantiële, hetzij op straffe van nietigheid voorgeschreven vormen, overschrijding of afwending van macht.
Dit beroep moet op straffe van onontvankelijkheid binnen de 60 dagen na de kennisgeving ingediend worden, met een gedateerd verzoekschrift dat getekend wordt door de verzoekende partij zelf of door een advocaat, en dat per aangetekend schrijven met de post verzonden wordt naar de Eerste Voorzitter van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 Brussel.
Hoe komt het dat bepaalde gemeentebesturen weigeren uittreksels of getuigschriften van de registers van de burgerlijke stand en de bevolking af te leveren?
De mededeling van inlichtingen met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand valt onder het Burgerlijk Wetboek (Federale Overheidsdienst Justitie), waarvan artikel 29 stelt dat elke persoon, onder bepaalde voorwaarden, afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand afgeleverd mag krijgen door de bevoegde ambtenaren van de burgerlijke stand.
De mededeling van de in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister opgenomen informatiegegevens, is geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat, omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorwaarden tot afgifte van een uittreksel of getuigschrift dat aan de hand van de voornoemde registers opgemaakt is, nauwkeurig bepaalt.
Zo kan elke persoon een uittreksel uit de bevolkingsregisters of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, verkrijgen, voor zover de informatiegegevens die ze bevatten op hem betrekking hebben. De afgifte van deze documenten gebeurt bij de gemeente waar deze persoon ingeschreven is op basis van zijn hoofdverblijfplaats.
Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.
Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling als bewijs, kunnen de gemeenten bijgevolg geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit de bevolkingsregisters aan derden meedelen.
Over het algemeen is het aan de derde die informatiegegevens van een andere burger opvraagt, om de wettelijke grondslag hiervoor te verschaffen, en moet de gemeente de relevante grondslag niet zelf opzoeken. Bovendien moet elke aanvraag afzonderlijk, per geval, worden bekeken. Wanneer de toegang tot informatiegegevens is toegestaan, mogen alleen die informatiegegevens worden meegedeeld die noodzakelijk zijn voor het beoogde doeleinde en die worden vereist door de aangevoerde wettelijke grondslag.
Wat verstaat men onder documenten waarvan de afgifte voorgeschreven of toegestaan is door of krachtens de wet?
Daaronder dient te worden verstaan, onder andere, de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging of voor de voortzetting van een procedure bepaald door de wet, het decreet of de ordonnantie, met name het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en het Wetboek van Strafvordering.
Welke zijn de concrete gegevens die in een uittreksel uit de bevolkingsregisters mogen opgenomen worden?
Tenzij de wet anders bepaalt, mogen de uittreksels en getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister enkel de gegevens vermelden waarin artikel 3, eerste lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, voorziet, namelijk: de naam en voornamen, de geboorteplaats en –datum, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats, de plaats en datum van overlijden, het beroep, de burgerlijke staat, de samenstelling van het gezin, het soort register van inschrijving, de administratieve toestand van de personen die in het wachtregister zijn ingeschreven, de wettelijke samenwoning, in voorkomend geval het bestaan van het identiteits- en handtekeningcertificaat, zoals bedoeld bij de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten.
Kan men informatie uit de bevolkingsregisters bekomen voor genealogische onderzoeken?
Tot enige tijd geleden was het voor personen die genealogische onderzoeken verrichten enkel mogelijk om informatie uit de bevolkingsregisters te verkrijgen wanneer zij in hun aanvraag uitdrukkelijk melding maken van de wettelijke of reglementaire bepaling waaruit het noodzakelijk karakter bleek van dit onderzoek naar erfgenamen (bijvoorbeeld: artikel 724 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 1168 van het Gerechtelijk Wetboek of artikel 42 van het koninklijk besluit van 31 maart 1936 houdende het wetboek der successierechten). Personen die stamboomonderzoeken verrichten met betrekking tot hun eigen familie konden hiervoor op geen enkele wijze gebruik maken van de informatie uit de bevolkingsregisters.
Het koninklijk besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad van 17 januari 2014) voorziet evenwel in een ruimere toegangsmogelijkheid tot de bevolkingsregisters voor opzoekingen van zowel genealogische, als historische en wetenschappelijke aard.
Ingevolge het koninklijk besluit van 5 januari 2014 is het mogelijk om uittreksels of getuigschriften m.b.t. derde personen te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.
Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door het gemeentebestuur vrij worden afgegeven, mits de betrokken persoon overleden is. Indien dit in de aanvraag werd gevraagd, mogen de afgeleverde uittreksels of getuigschriften ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door de gemeente slechts aan de aanvrager worden afgeleverd mits schriftelijke toestemming van de persoon op wie ze betrekking hebben of van één van zijn verwanten. Deze toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.
Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, vrij te raadplegen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, mits de betrokken persoon overleden is. De registers die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten zijn daarentegen niet raadpleegbaar.
Kan een gemeentebestuur gegevens verstrekken aan een genealoog in het kader van een onderzoek naar erfgenamen van een bepaalde burger?
Er moet worden nagegaan of de genealoog een mandaat heeft gekregen van een notaris in het kader van een erfrechtelijk onderzoek. Indien dit het geval is, kan de genealoog via het gemeentebestuur toegang krijgen tot de informatiegegevens die hij nodig heeft voor zijn onderzoek. (Er moet echter worden opgemerkt dat als de notaris dit onderzoek zelf zou willen uitvoeren, dit anders zou zijn. Zie het geval van notarissen hieronder.)
Tenzij hij een mandaat heeft gekregen van een notaris voor een erfrechtelijk onderzoek, heeft een genealoog geen toegang tot het Rijksregister om levende personen te identificeren. De toegang tot gegevens voor persoonlijke opzoekingen en genealogische projecten is alleen toegestaan onder bepaalde voorwaarden, zoals vermeld in bovenstaande schema's.
Kan een gemeentebestuur gegevens meedelen aan een notaris in het kader van een erfrechtelijk onderzoek?
Om zijn aanvraag te staven, zou de notaris zich kunnen beroepen op artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, alsook op artikel 42, 3° van het Wetboek der successierechten, dat hem verplicht alle erfgenamen te identificeren.
Voor zover de notarissen toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.
Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en naar het koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken (Belgisch Staatsblad van 1 juni 2002).
Het is niet aan het gemeentebestuur om onderzoek te doen - a fortiori, in het kader van erfrechtelijke onderzoeken, voor burgers die waarschijnlijk niet zijn ingeschreven in de betreffende gemeente - maar aan de notaris om gebruik te maken van zijn toegang tot het Rijksregister.
De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de notaris de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen. Deze toegang is beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor het erfrechtelijke onderzoek.
Mogen de officieel erkende privé-detectives die handelen in het kader van hun beroep, informatie vragen betreffende de personen die in de bevolkingsregisters zijn ingeschreven?
Artikel 1, § 1, 2° van de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective wordt door sommige privé-detectives ten onrechte aangegrepen om toegang te eisen tot de registers van burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.
Dit artikel luidt als volgt:
Art. 1, § 1. In de zin van deze wet wordt als privé-detective beschouwd elke natuurlijke persoon die gewoonlijk, al of niet in ondergeschikt verband, tegen betaling en voor een opdrachtgever activiteiten uitoefent bestaande uit:
2° het inwinnen van informatie omtrent burgerlijke stand, gedrag, moraliteit en vermogenstoestand van personen.
Het feit een vergund privé-detective te zijn doet evenwel geen bijzondere rechten ontstaan tegenover:
- de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en haar uitvoeringsbesluiten;
- toegang tot de akten van de burgerlijke stand: artikel 29 Burgerlijk Wetboek blijft van toepassing.
Voor de toepassing van artikel 29 van het Burgerlijk Wetboek wordt een privé-detective gelijkgesteld aan een gewone burger (artikel 29, §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek). Net als notarissen en advocaten kan hij geen aanspraak maken op het voordeel van artikel 29, §1, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek.
Een privé-detective heeft, zoals elke burger, recht op toegang tot de bevolkingsregisters om zijn eigen gegevens te kennen. Hij mag zich echter niet beroepen op een mandaat van zijn opdrachtgever om gegevens betreffende andere personen op te vragen en bovendien bestaat er momenteel geen wettelijke grondslag waarop hij zich geldig zou kunnen beroepen om toegang te krijgen tot de gegevens van een derde persoon.
Eventuele onregelmatigheden met betrekking tot de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective kunnen gemeld worden aan de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Directie Private Veiligheid, tel. 02-557 34 43 of vps@ibz.fgov.be.