-
Hoe komt het dat bepaalde gemeentebesturen weigeren uittreksels of getuigschriften van de registers van de burgerlijke stand en de bevolking af te leveren?
De mededeling van inlichtingen met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand valt onder het Burgerlijk Wetboek (Federale Overheidsdienst Justitie), waarvan artikel 29 stelt dat elke persoon, onder bepaalde voorwaarden, afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand afgeleverd mag krijgen door de bevoegde ambtenaren van de burgerlijke stand.
De mededeling van de in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister opgenomen informatiegegevens, is geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat, omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorwaarden tot afgifte van een uittreksel of getuigschrift dat aan de hand van de voornoemde registers opgemaakt is, nauwkeurig bepaalt.
Zo kan elke persoon een uittreksel uit de bevolkingsregisters of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, verkrijgen, voor zover de informatiegegevens die ze bevatten op hem betrekking hebben. De afgifte van deze documenten gebeurt bij de gemeente waar deze persoon ingeschreven is op basis van zijn hoofdverblijfplaats.
Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.
Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling als bewijs, kunnen de gemeenten bijgevolg geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit de bevolkingsregisters aan derden meedelen.
-
Wat verstaat men onder documenten waarvan de afgifte voorgeschreven of toegestaan is door of krachtens de wet?
Daaronder dient te worden verstaan, onder andere, de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging of voor de voortzetting van een procedure bepaald door de wet, het decreet of de ordonnantie, met name het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en het Wetboek van Strafvordering, of door een besluit genomen in uitvoering van de wet, het decreet of de ordonnantie.
-
Welke zijn de concrete gegevens die in een uittreksel uit de bevolkingsregisters mogen opgenomen worden?
Tenzij de wet anders bepaalt, mogen de uittreksels en getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister enkel de gegevens vermelden waarin artikel 3, eerste lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, voorziet, namelijk: de naam en voornamen, de geboorteplaats en –datum, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats, de plaats en datum van overlijden, het beroep, de burgerlijke staat, de samenstelling van het gezin, het soort register van inschrijving, de administratieve toestand van de personen die in het wachtregister zijn ingeschreven, de wettelijke samenwoning, in voorkomend geval het bestaan van het identiteits- en handtekeningcertificaat, zoals bedoeld bij de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten.
-
Kan men informatie uit de bevolkingsregisters bekomen voor genealogische onderzoeken?
Tot enige tijd geleden was het voor personen die genealogische onderzoeken verrichten enkel mogelijk om informatie uit de bevolkingsregisters te verkrijgen wanneer zij in hun aanvraag uitdrukkelijk melding maken van de wettelijke of reglementaire bepaling waaruit het noodzakelijk karakter bleek van dit onderzoek naar erfgenamen (bijvoorbeeld: artikel 724 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 1168 van het Gerechtelijk Wetboek of artikel 42 van het koninklijk besluit van 31 maart 1936 houdende het wetboek der successierechten). Personen die stamboomonderzoeken verrichten met betrekking tot hun eigen familie konden hiervoor op geen enkele wijze gebruik maken van de informatie uit de bevolkingsregisters.
Het koninklijk besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad van 17 januari 2014) voorziet evenwel in een ruimere toegangsmogelijkheid tot de bevolkingsregisters voor opzoekingen van zowel genealogische, als historische en wetenschappelijke aard.
Ingevolge het koninklijk besluit van 5 januari 2014 is het mogelijk om uittreksels of getuigschriften m.b.t. derde personen te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.
Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door het gemeentebestuur vrij worden afgegeven, mits de betrokken persoon overleden is. Indien dit in de aanvraag werd gevraagd, mogen de afgeleverde uittreksels of getuigschriften ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door de gemeente slechts aan de aanvrager worden afgeleverd mits schriftelijke toestemming van de persoon op wie ze betrekking hebben of van één van zijn verwanten. Deze toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, vrij te raadplegen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, mits de betrokken persoon overleden is. De registers die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten zijn daarentegen niet raadpleegbaar.
-
Mogen de officieel erkende privé-detectives die handelen in het kader van hun beroep, informatie vragen betreffende de personen die in de bevolkingsregisters zijn ingeschreven?
Artikel 1, § 1, 2° van de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective wordt door sommige privé-detectives ten onrechte aangegrepen om toegang te eisen tot de registers van burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.
Dit artikel luidt als volgt:
Art. 1, § 1. In de zin van deze wet wordt als privé-detective beschouwd elke natuurlijke persoon die gewoonlijk, al of niet in ondergeschikt verband, tegen betaling en voor een opdrachtgever activiteiten uitoefent bestaande uit:
2° het inwinnen van informatie omtrent burgerlijke stand, gedrag, moraliteit en vermogenstoestand van personen.
Het feit een vergund privé-detective te zijn doet evenwel geen bijzondere rechten ontstaan tegenover:
- de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en haar uitvoeringsbesluiten;
- toegang tot de akten van de burgerlijke stand: artikel 45 Burgerlijk Wetboek blijft van toepassing.
Voor de toepassing van artikel 45 van het Burgerlijk Wetboek wordt een privé-detective gelijkgesteld met een gewone burger (artikel 45, § 1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek). In tegenstelling tot de notarissen en de advocaten kan hij niet het voorrecht opeisen van artikel 45, § 1, tweede lid van het burgerlijk wetboek.
Een privé-detective heeft, zoals elke burger, recht op toegang tot de bevolkingsregisters om zijn eigen gegevens te kennen. Hij mag zich echter niet beroepen op een mandaat van zijn opdrachtgever om gegevens betreffende andere personen op te vragen.
Eventuele onregelmatigheden met betrekking tot de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective kunnen gemeld worden aan de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Directie Private Veiligheid, tel. 02-557 34 43 of vps@ibz.fgov.be.
-
Mogen de gerechtsdeurwaarders om informatie uit de bevolkingsregisters verzoeken zonder hun aanvragen te motiveren of te rechtvaardigen door een artikel van het Burgerlijk of Gerechtelijk Wetboek?
Elke aanvraag voor een uittreksel of een getuigschrift dat opgemaakt wordt aan de hand van de bevolkingsregisters, uitgaand van een derde, moet strikt overeenstemmen met de bepalingen van artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.
Zo kunnen de gerechtsdeurwaarders uittreksels of getuigschriften verkrijgen met het oog op de uitvoering van elke door bijvoorbeeld het Burgerlijk of Gerechtelijk Wetboek voorgeschreven procedure, maar de wettelijke vermelding van deze procedure moet expliciet voorkomen op de aan de gemeente gerichte aanvraag.
Artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en het koninklijk besluit van 16 mei 1986 waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister, mogen niet aangevoerd worden ter ondersteuning van dergelijke aanvragen.
-
Mag een gemeente een getuigschrift van woonplaats en van nationaliteit afleveren aan een advocaat die de aanvraag doet zonder rechtvaardiging?
Een aanvraag tot afgifte van een getuigschrift van woonplaats en van nationaliteit van een persoon, gedaan door een advocaat, stemt overeen met een aanvraag voor een uittreksel uit de registers of voor een getuigschrift dat aan de hand van die registers opgemaakt wordt, en moet dus beantwoorden aan artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister.
Bijgevolg moet de schriftelijke en ondertekende aanvraag de gevolgde procedure vermelden of de wettelijke en reglementaire bepaling die de mededeling van die gegevens voorschrijft of toelaat.
Krachtens artikel 2 van het voornoemde koninklijk besluit en artikel 440, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek, kan een advocaat echter uittreksels of getuigschriften betreffende de persoon die hij vertegenwoordigt aanvragen en, in dat geval, is het niet nodig om een volmacht van zijn klant te kunnen tonen.
-
Kunnen de advocaten de gewenste inlichtingen niet rechtstreeks van de laatste gemeente van beheer ontvangen, zonder verschillende gemeenten te moeten aanspreken in het geval waarin de personen over wie informatie gevraagd wordt, afgevoerd zijn?
Onverminderd de beperkingen bepaald in artikel 4 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992, bevat het uittreksel uitsluitend de informatiegegevens die nodig zijn voor de procedure, wanneer de persoon voor wie deze uitgevoerd of voortgezet wordt, ingeschreven staat in de bevolkingsregisters of in het vreemdelingenregister van de gemeente waar de aanvraag gedaan werd. Als deze persoon afgevoerd werd, vermeldt het uittreksel de datum van afvoering en, naar gelang van het geval, de gemeente waar deze vervolgens ingeschreven werd of, dat het gaat om een afvoering van ambtswege of om een afvoering naar het buitenland.
Als deze persoon, op het moment van de aanvraag, bovendien ingeschreven staat in het bevolkingsregister of het vreemdelingenregister van een andere Belgische gemeente, deelt de gemeente aan de aanvrager het laatst gekende adres van deze persoon mee (cf. Koninklijk besluit van 22 april 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controle van de informaties en van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (B.S. 23/6/2005)).
Overigens machtigt het koninklijk besluit van 26 februari 1997 (Belgisch Staatsblad van 14/03/1997) de Belgische Nationale Orde van Advocaten om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, teneinde aan de advocaten de informatie mee te delen die zij nodig hebben voor de taken die zij uitoefenen als uitvoerders van de rechtsbedeling.
-
Is een gemeentebestuur ertoe gehouden om informatiegegevens uit de bevolkingsregisters mee te delen aan de Rijksdienst voor Pensioenen?
Artikel 19 van het koninklijk besluit van 21 december 1967 tot vaststelling van het algemeen reglement betreffende het rust- en overlevingspensioen voor werknemers bepaalt dat de Rijksdienst voor pensioenen verplicht is zich tot het Rijksregister van de natuurlijke personen te richten om de informatiegegevens bedoeld bij artikel 3, eerste en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, te bekomen of wanneer hij de juistheid van deze informatiegegevens nagaat.
Het beroep doen op een andere bron is slechts toegestaan in de mate dat de nodige informatiegegevens niet bij het Rijksregister kunnen worden verkregen. In dat geval moet bij de aanvraag een getuigschrift van de Kruispuntbank van de gebruikers van het Rijksregister bijgevoegd worden dat de informatie hun niet kan worden meegedeeld.
-
Mogen de inspecteurs van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening de gemeenten vragen om hun alle inlichtingen te verstrekken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun opdracht?
Ja, indien de aanvragen tot informatiegegevens uit de bevolkingsregisters, die voorgelegd worden aan de gemeenten, gebaseerd worden op, onder andere, de artikelen 4, 2°, d en 6 van de wet van 16 november 1972 betreffende de arbeidsinspectie.
-
Mogen de bankinstellingen de bevolkingsdienst van een gemeente verzoeken om de echtheid van een identiteitskaart of een verblijfsvergunning na te gaan?
Het koninklijk besluit van 25 mei 2005 (B.S. 27/6/2005) bepaalt de personen en instellingen die toegang hebben tot het Register van de Identiteitskaarten. De toegang tot het Register van de Identiteitskaarten is in principe voorbehouden aan de leden van de federale en lokale politie, de personeelsleden van de Algemene Directie van de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken, alsmede aan de personeelsleden van de gemeentebesturen.
Anderzijds bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister dat elke persoon, elke publieke of private instelling, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan. Daaronder moet worden verstaan de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van een procedure bepaald door de wet.
Artikel 4 van hetzelfde besluit voorziet eveneens dat deze uittreksels of getuigschriften het identiteitsbewijs van de betrokken persoon mogen vermelden. In het strikte kader van deze reglementaire bepaling, mogen de informatiegegevens met betrekking tot het identiteitsbewijs van een persoon meegedeeld worden aan derden die een wettelijke of reglementaire bepaling aantonen die de afgifte van een dergelijk uittreksel mogelijk maakt.
Het moet vermeld worden dat het sinds eind 2008 mogelijk is om de authenticiteit van een identiteitskaart te controleren via de website www.checkdoc.be. Deze is bedoeld om identiteitsfraude en diefstal van identiteitsdocumenten tegen te gaan.
Het doel ervan is om elke natuurlijke of rechtspersoon die een financiële, commerciële of administratieve transactie wil uitvoeren waarvoor een identiteitsdocument wordt voorgelegd, ervan op de hoogte te brengen of het voorgelegde identiteitsdocument bekend staat bij de Belgische overheden als gestolen verloren, vervallen of ongeldig en op deze manier te vermijden dat de gebruiker van CHECKDOC eventueel slachtoffer zou worden van een persoonsverwisseling gebaseerd op identiteitsfraude.
De typegebruiker is een autoverhuurder, bank- of kredietinstelling, de hotelsector, een notaris, handelaar enz.
www.checkdoc.be is een zoekmotor die navraag doet bij het Rijksregister en de databank van de paspoorten, op basis van het identificatienummer van het voorgelegde document. Binnen enkele seconden ontvangt de gebruiker een antwoord onder de vorm van een "hit/no hit" en kan deze een veiligere beslissing nemen over de transactie.
-
Wat mag een gemeentebestuur antwoorden wat de afgifte van gegevens van persoonlijke aard betreft in geval van het opsporen van naasten?
Omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, is de mededeling van informatiegegevens uit de bevolkingsregisters onderworpen aan zeer strenge voorwaarden. Krachtens het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister mag een adres enkel aan een derde worden meegedeeld als een wettelijke of reglementaire bepaling wordt ingeroepen ter ondersteuning van de aanvraag.
In het geval dat het gemeentecollege/college van burgemeester en schepenen toch zou beslissen om zijn medewerking te verlenen aan het opsporen van bepaalde personen, bijvoorbeeld omwille van maatschappelijke of humanitaire redenen, zonder dat de betrokkenen over een geldig wettelijk motief beschikken, zal het de ontvangen aanvraag steeds kunnen doorsturen naar de persoon die opgespoord wordt en hem de keuze laten wat betreft de gevolgen, zonder het adres aan de aanvrager mee te delen.
-
Mogen de gemeentebesturen hun medewerking verlenen aan liefdadigheidsorganisaties die proberen in contact te komen met de meest armen, of aan instellingen zoals de Gezinsbond of Kind en Gezin die een overzicht wensen te krijgen van de gezinnen die ...
... nieuw zijn in de gemeente of regelmatig de lijst met de geboorten wensen te ontvangen?
Artikel 6 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, voorziet dat geen enkele lijst van personen aan derden mag worden verstrekt, behalve aan overheden of openbare instellingen die daartoe door of krachtens de wet gemachtigd zijn.
In het kader van artikel 7 a) van het voornoemde koninklijk besluit mag het college van burgemeester en schepenen echter beslissen om lijsten te verstrekken aan de instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen die niet het voorwerp waren van een nominatieve aanwijzing door de Koning om toegang te hebben tot het Rijksregister van de natuurlijke personen.
De voorwaarden zijn de volgende:
- de aanvraag moet schriftelijk en voldoende gemotiveerd zijn;
- de informatie is beperkt tot de inlichtingen voorzien in artikel 3, eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen;
- de instelling moet van Belgisch recht zijn en rechtspersoonlijkheid genieten;
- de instelling moet taken van algemeen belang vervullen, in die zin dat zij moet belast zijn met een wettelijke opdracht en de gegevensverwerking louter in deze context gebeurt.
- de informatie mag niet worden meegedeeld aan derden en in de aanvraag moet het doel worden vermeld.
Het gemeentecollege/college van burgemeester en schepenen moet oordelen over de gegrondheid van de aanvraag en, indien nodig, om de nodige uitleg verzoeken.
Het up-to-date houden van een adressenbestand is immers geen reden om informatiegegevens uit de registers mee te delen.
-
Mogen de gemeentebesturen aan de scholen die erom vragen, de adressenlijst bezorgen van alle inwoners van een gemeente geboren tijdens een bepaald jaar, om het hun mogelijk te maken nieuwe leerlingen te werven?
In het kader van artikel 7 a) van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 mogen de scholen in overweging worden genomen om personenlijsten uit de registers te ontvangen, voor zover het in de aanvraag gestelde doel overeenstemt met een wettelijke opdracht van de instelling en de mededeling van deze lijst noodzakelijk is. (Zie vorige vraag).
Het voeren van een (al dan niet gepersonaliseerde) reclamecampagne voor het onderwijs dat men verleent, beantwoordt niet aan het criterium dat in artikel 7 a) van het voornoemde koninklijk besluit vermeld wordt.
-
Wat moet een gemeentebestuur doen wanneer het van buitenlandse overheden aanvragen tot inlichtingen ontvangt, niet betreffende een lijst, maar betreffende één enkele persoon met de referenties van de nationale wetgeving?
In dit geval moet de buitenlandse overheid beschouwd worden als een derde. Artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 is van toepassing. De aanvragen tot inlichtingen moeten gemotiveerd zijn opdat het gemeentebestuur de aangehaalde redenen kan beoordelen rekening houdend met het doel van de registers.
Met betrekking tot derden bepaalt artikel 3 van het voormelde koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan krijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.
Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling ter verantwoording, mogen de gemeenten derhalve geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit hun bevolkingsregisters meedelen aan derden.
-
Wie kan een lijst van in de registers ingeschreven personen krijgen?
Artikel 6 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister stelt dat geen enkele lijst van personen ingeschreven in de registers aan derden mag worden verstrekt, behalve aan overheden of aan openbare instellingen die door of krachtens de wet gemachtigd zijn.
In afwijking van artikel 6 van het voornoemde koninklijk besluit mogen er, op schriftelijke aanvraag en met vermelding van het doel waarvoor ze gevraagd worden, echter personenlijsten die geen andere informatiegegevens bevatten dan deze die opgesomd worden in artikel 3, eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, worden verstrekt:
- aan de instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen (dit vooronderstelt een wettelijke opdracht);
- aan de buitenlandse overheden, met het voorafgaandelijk akkoord van de FOD Buitenlandse Zaken én mits dit kadert binnen een wettelijke opdracht;
- aan de politieke partijen voor verkiezingsdoeleinden tijdens de zes maanden die voorafgaan aan de gewone verkiezingen of tijdens de veertig dagen die voorafgaan aan een buitengewone verkiezing;
- aan de opiniepeilingsinstellingen die erkend zijn door de FOD Economische Zaken, op advies van de Commissie voor de opiniepeilingen.
Niettemin mag een persoon aan het gemeentebestuur van de gemeente van zijn verblijfplaats vragen dat zijn adres niet aan derden wordt verstrekt. Deze vermelding van «niet mededeelbaar adres» heeft natuurlijk geen gevolg wanneer het gaat om een aanvraag tot adres overeenkomstig een wettelijke bepaling of een uitvoerbare titel.