Overeenkomstig artikel 22 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, kan de Minister van Binnenlandse Zaken ambtenaren van zijn departement afvaardigen om de registers te inspecteren en om de onderrichtingen betreffende de veranderingen van verblijfplaats mondeling aan te vullen. Deze ambtenaren controleren tijdens hun inspecties of de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en van de registers overeenstemmen.

De mededeling van inlichtingen met betrekking tot de akten van de burgerlijke stand valt onder het Burgerlijk Wetboek (Federale Overheidsdienst Justitie), waarvan artikel 29 stelt dat elke persoon, onder bepaalde voorwaarden, afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand afgeleverd mag krijgen door de bevoegde ambtenaren van de burgerlijke stand.

De mededeling van de in de bevolkingsregisters en in het vreemdelingenregister opgenomen informatiegegevens, is geregeld door het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat, omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de voorwaarden tot afgifte van een uittreksel of getuigschrift dat aan de hand van de voornoemde registers opgemaakt is, nauwkeurig bepaalt.

Zo kan elke persoon een uittreksel uit de bevolkingsregisters of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, verkrijgen, voor zover de informatiegegevens die ze bevatten op hem betrekking hebben. De afgifte van deze documenten gebeurt bij de gemeente waar deze persoon ingeschreven is op basis van zijn hoofdverblijfplaats.

Wanneer het daarentegen om een derde gaat, bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 dat elke persoon, elke publieke of private instelling op schriftelijk en ondertekend verzoek een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan.

Bij gebrek aan een wettelijke of reglementaire bepaling als bewijs, kunnen de gemeenten bijgevolg geen informatiegegevens (uittreksels of getuigschriften) uit de bevolkingsregisters aan derden meedelen.

Over het algemeen is het aan de derde die informatiegegevens van een andere burger opvraagt, om de wettelijke grondslag hiervoor te verschaffen, en moet de gemeente de relevante grondslag niet zelf opzoeken. Bovendien moet elke aanvraag afzonderlijk, per geval, worden bekeken. Wanneer de toegang tot informatiegegevens is toegestaan, mogen alleen die informatiegegevens worden meegedeeld die noodzakelijk zijn voor het beoogde doeleinde en die worden vereist door de aangevoerde wettelijke grondslag.

Daaronder dient te worden verstaan, onder andere, de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging of voor de voortzetting van een procedure bepaald door de wet, het decreet of de ordonnantie, met name het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en het Wetboek van Strafvordering.

Tenzij de wet anders bepaalt, mogen de uittreksels en getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister enkel de gegevens vermelden waarin artikel 3, eerste lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, voorziet, namelijk: de naam en voornamen, de geboorteplaats en –datum, het geslacht, de nationaliteit, de hoofdverblijfplaats, de plaats en datum van overlijden, het beroep, de burgerlijke staat, de samenstelling van het gezin, het soort register van inschrijving, de administratieve toestand van de personen die in het wachtregister zijn ingeschreven, de wettelijke samenwoning, in voorkomend geval het bestaan van het identiteits- en handtekeningcertificaat, zoals bedoeld bij de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten.

Tot enige tijd geleden was het voor personen die genealogische onderzoeken verrichten enkel mogelijk om informatie uit de bevolkingsregisters te verkrijgen wanneer zij in hun aanvraag uitdrukkelijk melding maken van de wettelijke of reglementaire bepaling waaruit het noodzakelijk karakter bleek van dit onderzoek naar erfgenamen (bijvoorbeeld: artikel 724 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 1168 van het Gerechtelijk Wetboek of artikel 42 van het koninklijk besluit van 31 maart 1936 houdende het wetboek der successierechten). Personen die stamboomonderzoeken verrichten met betrekking tot hun eigen familie konden hiervoor op geen enkele wijze gebruik maken van de informatie uit de bevolkingsregisters.

Het koninklijk besluit van 5 januari 2014 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (Belgisch Staatsblad van 17 januari 2014) voorziet evenwel in een ruimere toegangsmogelijkheid tot de bevolkingsregisters voor opzoekingen van zowel genealogische, als historische en wetenschappelijke aard.

Ingevolge het koninklijk besluit van 5 januari 2014 is het mogelijk om uittreksels of getuigschriften m.b.t. derde personen te bekomen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.

Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door het gemeentebestuur vrij worden afgegeven, mits de betrokken persoon overleden is. Indien dit in de aanvraag werd gevraagd, mogen de afgeleverde uittreksels of getuigschriften ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.

Indien de gevraagde uittreksels of getuigschriften betrekking hebben op bevolkingsregisters die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen deze door de gemeente slechts aan de aanvrager worden afgeleverd mits schriftelijke toestemming van de persoon op wie ze betrekking hebben of van één van zijn verwanten. Deze toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.

Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om de bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, vrij te raadplegen voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, mits de betrokken persoon overleden is. De registers die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten zijn daarentegen niet raadpleegbaar.

Er moet worden nagegaan of de genealoog een mandaat heeft gekregen van een notaris in het kader van een erfrechtelijk onderzoek. Indien dit het geval is, kan de genealoog via het gemeentebestuur toegang krijgen tot de informatiegegevens die hij nodig heeft voor zijn onderzoek. (Er moet echter worden opgemerkt dat als de notaris dit onderzoek zelf zou willen uitvoeren, dit anders zou zijn. Zie het geval van notarissen hieronder.)

Tenzij hij een mandaat heeft gekregen van een notaris voor een erfrechtelijk onderzoek, heeft een genealoog geen toegang tot het Rijksregister om levende personen te identificeren. De toegang tot gegevens voor persoonlijke opzoekingen en genealogische projecten is alleen toegestaan onder bepaalde voorwaarden, zoals vermeld in bovenstaande schema's.

Om zijn aanvraag te staven, zou de notaris zich kunnen beroepen op artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, alsook op artikel 42, 3° van het Wetboek der successierechten, dat hem verplicht alle erfgenamen te identificeren.

Voor zover de notarissen toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en naar het koninklijk besluit van 14 april 2002 waarbij de V.Z.W. Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat gemachtigd wordt om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en het identificatienummer ervan te gebruiken (Belgisch Staatsblad van 1 juni 2002).

Het is niet aan het gemeentebestuur om onderzoek te doen - a fortiori, in het kader van erfrechtelijke onderzoeken, voor burgers die waarschijnlijk niet zijn ingeschreven in de betreffende gemeente - maar aan de notaris om gebruik te maken van zijn toegang tot het Rijksregister.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de notaris de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen. Deze toegang is beperkt tot de gegevens die nodig zijn voor het erfrechtelijke onderzoek.

Artikel 1, § 1, 2° van de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective wordt door sommige privé-detectives ten onrechte aangegrepen om toegang te eisen tot de registers van burgerlijke stand en de bevolkingsregisters.

Dit artikel luidt als volgt:

Art. 1, § 1. In de zin van deze wet wordt als privé-detective beschouwd elke natuurlijke persoon die gewoonlijk, al of niet in ondergeschikt verband, tegen betaling en voor een opdrachtgever activiteiten uitoefent bestaande uit:

2° het inwinnen van informatie omtrent burgerlijke stand, gedrag, moraliteit en vermogenstoestand van personen.

Het feit een vergund privé-detective te zijn doet evenwel geen bijzondere rechten ontstaan tegenover:

• de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en haar uitvoeringsbesluiten;
• toegang tot de akten van de burgerlijke stand: artikel 29 Burgerlijk Wetboek blijft van toepassing.

Voor de toepassing van artikel 29 van het Burgerlijk Wetboek wordt een privé-detective gelijkgesteld aan een gewone burger (artikel 29, §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek). Net als notarissen en advocaten kan hij geen aanspraak maken op het voordeel van artikel 29, §1, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek.

Een privé-detective heeft, zoals elke burger, recht op toegang tot de bevolkingsregisters om zijn eigen gegevens te kennen. Hij mag zich echter niet beroepen op een mandaat van zijn opdrachtgever om gegevens betreffende andere personen op te vragen en bovendien bestaat er momenteel geen wettelijke grondslag waarop hij zich geldig zou kunnen beroepen om toegang te krijgen tot de gegevens van een derde persoon.

Eventuele onregelmatigheden met betrekking tot de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privé-detective kunnen gemeld worden aan de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Directie Private Veiligheid, tel. 02-557 34 43 of vps@ibz.fgov.be.

Voor zover de gerechtsdeurwaarders toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, alsook naar het koninklijk besluit van 16 mei 1986 waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister (Belgisch Staatsblad van 19 juni 1986) en naar de beraadslagingen van het Sectoraal Comité RR waarbij aan gerechtsdeurwaarders toegang wordt verleend tot het Rijksregister.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de gerechtsdeurwaarder de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen.

Voor zover de advocaten toegang hebben tot de gegevens in het Rijksregister, kunnen zij echter, krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, gemeenten niet verzoeken om gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast wordt verwezen naar artikel 5 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, alsook naar het koninklijk besluit van 26 februari 1997 waarbij aan de Belgische Nationale orde van Advocaten toegang wordt verleend tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen teneinde aan de advocaten de informatie mee te delen die zij nodig hebben voor de taken die zij uitoefenen als uitvoerders van de rechtsbedeling (Belgisch Staatsblad van 14 maart 1997), met name het opstellen van akten voorafgaand aan een geschilprocedure of het inleiden, voeren of tot een goed einde brengen van een zaak die hun is toevertrouwd.

De bevolkingsregisters zullen enkel subsidiair kunnen worden geraadpleegd, wanneer de benodigde informatiegegevens niet uit het Rijksregister kunnen worden verkregen, op voorwaarde dat de advocaat de ontoereikendheid van zijn eigen toegang tot het Rijksregister, alsook de wettelijke grondslag voor zijn verzoek tot mededeling van deze gegevens aan het gemeentebestuur, kan rechtvaardigen.

Ter herinnering: het mandaat ad litem, voorzien in artikel 440, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek, is enkel rechtsgeldig bij de hoven en rechtbanken.

Bovendien kan een advocaat, als hij zich bij het gemeentebestuur meldt met een volmacht (zoals voor elke andere derde), in die hoedanigheid verzoeken dat alle gegevens met betrekking tot zijn mandaatgever aan hem worden meegedeeld.

Artikel 19 van het koninklijk besluit van 21 december 1967 tot vaststelling van het algemeen reglement betreffende het rust- en overlevingspensioen voor werknemers bepaalt dat de Rijksdienst voor pensioenen verplicht is zich tot het Rijksregister van de natuurlijke personen te richten om de informatiegegevens bedoeld bij artikel 3, eerste en tweede lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, te bekomen of wanneer hij de juistheid van deze informatiegegevens nagaat.

Het beroep doen op een andere bron is slechts toegestaan in de mate dat de nodige informatiegegevens niet bij het Rijksregister kunnen worden verkregen.

De bankinstellingen hebben toegang tot de gegevens in het Rijksregister, en dit via Identifin en uitsluitend voor zeer specifieke doeleinden. Krachtens artikel 6, §1 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen kunnen zij de gemeenten niet verzoeken om voor deze doeleinden gegevens uit hun bevolkingsregisters mee te delen.

Daarnaast bepaalt het koninklijk besluit van 25 mei 2005 (Belgisch Staatsblad van 27 juni 2005) de personen en instellingen die toegang hebben tot het Register van de Identiteitskaarten. De toegang tot het Register van de Identiteitskaarten is in principe voorbehouden aan de leden van de federale en lokale politie, de personeelsleden van de Algemene Directie van de Dienst Vreemdelingenzaken van de FOD Binnenlandse Zaken, alsmede aan de personeelsleden van de gemeentebesturen.

Anderzijds bepaalt artikel 3 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister dat elke persoon, elke publieke of private instelling, op schriftelijk en ondertekend verzoek, een uittreksel uit de registers of een getuigschrift dat aan de hand van die registers is opgemaakt, kan verkrijgen betreffende een inwoner van de gemeente wanneer de afgifte van die documenten door of krachtens de wet is voorgeschreven of toegestaan. Daaronder moet worden verstaan de documenten die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van een procedure bepaald door de wet.

Artikel 4 van hetzelfde besluit voorziet eveneens dat deze uittreksels of getuigschriften het identiteitsbewijs van de betrokken persoon mogen vermelden. In het strikte kader van deze reglementaire bepaling, mogen de informatiegegevens met betrekking tot het identiteitsbewijs van een persoon meegedeeld worden aan derden die een wettelijke bepaling aantonen die de afgifte van een dergelijk uittreksel mogelijk maakt.

Het is echter raadzaam om erg voorzichtig te zijn. Bij voorkeur worden gegevens niet meegedeeld aan bankinstellingen en vragen burgers zelf om de informatiegegevens die nodig zijn.

Het moet vermeld worden dat het sinds eind 2008 mogelijk is om de authenticiteit van een identiteitskaart te controleren via de website www.checkdoc.be. Deze is bedoeld om identiteitsfraude en diefstal van identiteitsdocumenten tegen te gaan.

Het doel ervan is om elke natuurlijke of rechtspersoon die een financiële, commerciële of administratieve transactie wil uitvoeren waarvoor een identiteitsdocument wordt voorgelegd, ervan op de hoogte te brengen of het voorgelegde identiteitsdocument bekend staat bij de Belgische overheden als gestolen, verloren, vervallen of ongeldig en op deze manier te vermijden dat de gebruiker van CHECKDOC eventueel slachtoffer zou worden van een persoonsverwisseling gebaseerd op identiteitsfraude.

De typegebruiker is een autoverhuurder, bank- of kredietinstelling, de hotelsector, een notaris, handelaar enz.

www.checkdoc.be is een zoekmotor die navraag doet bij het Rijksregister en de databank van de paspoorten, op basis van het identificatienummer van het voorgelegde document. Binnen enkele seconden ontvangt de gebruiker een antwoord onder de vorm van een "hit/no hit" en kan deze een veiligere beslissing nemen over de transactie.

Omwille van redenen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, is de mededeling van informatiegegevens uit de bevolkingsregisters onderworpen aan zeer strenge voorwaarden. Krachtens het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister mag een adres enkel aan een derde worden meegedeeld als een wettelijke bepaling wordt ingeroepen ter ondersteuning van de aanvraag.

Zo is het niet toegestaan om een adres (van een naaste, een vroegere klasgenoot, enz.) in de registers op te zoeken en een brief naar dit adres te sturen aangezien het opzoeken van het adres een gegevensverwerking in de zin van de AVG door de gemeentelijke overheid inhoudt waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat.

In bepaalde specifieke gevallen blijft er echter een grijze zone bestaan.

Een goedbedoelende burger verneemt bijvoorbeeld dat zijn broer, met wie hij het contact is verloren, een ongeluk heeft gehad en wil zijn adres kennen zodat hij hulp kan aanbieden. Of nog: een ziekenhuis vraagt om bevestiging van het huidige adres van een orgaandonor die geschikt is voor een transplantatie omdat er in zijn dossier een oud adres staat.

In beide gevallen wordt de rechtstreekse mededeling van de gegevens aan de derde die erom vraagt, door geen enkele wettekst toegestaan. Het gemeentebestuur heeft a priori ook niet de toestemming van de betrokken burger gekregen.

Het sturen van een brief aan de persoon in kwestie waarin om toestemming wordt gevraagd om zijn adres aan een derde mee te delen, houdt op zich al een verwerking zonder wettelijke grondslag in, aangezien het Rijksregister moet worden geraadpleegd om de contactgegevens te vinden waarnaar de brief moet worden verstuurd. Het gemeentebestuur moet echter een belangenafweging maken tussen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het menselijke aspect van het verzoek.

Nee. Het opzoeken van het adres is niet toegestaan omdat dit een gegevensverwerking in de zin van de AVG door de gemeentelijke overheid inhoudt waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat. Bovendien gaat het niet om een noodzakelijke verwerking voor het beoogde doeleinde. Er bestaan maatregelen die de persoonlijke levenssfeer minder schenden. (Zie met name beslissing nr. 48/2021 van de Gegevensbeschermingsautoriteit betreffende een notaris die het adres van een vroegere medewerker had geverifieerd om deze zijn ecocheques op te sturen. De notaris werd berispt omdat hij zijn toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden had gebruikt).

Het is ook niet toegestaan dat de personeelsdienst van het gemeentebestuur het adres van het betrokken personeelslid raadpleegt als dit personeelslid er niet mee heeft ingestemd dat zijn adres voor dit doeleinde wordt geraadpleegd. Het is natuurlijk altijd mogelijk om bijvoorbeeld per e-mail contact op te nemen met de persoon in kwestie om te vragen of deze ermee akkoord gaat dat zijn of haar adres wordt opgezocht om een geboortecadeau te kunnen sturen.

Nee, de gemeente heeft als rechtspersoon geen toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden. (Zie met name beslissing nr. 48/2021 van de Gegevensbeschermingsautoriteit betreffende een notaris die het adres van een vroegere medewerker had geverifieerd om deze zijn ecocheques op te sturen. De notaris werd berispt omdat hij zijn toegang tot het Rijksregister voor eigen doeleinden had gebruikt).

Bovendien mag de advocaat of gerechtsdeurwaarder die belast is met de invordering van de schuld het Rijksregister hiervoor wel raadplegen.

Nee, er bestaat geen geldige wettelijke grondslag waarop de verzekeringsmaatschappij zich zou kunnen beroepen om de mededeling van deze gegevens te eisen. De verzekeringsmaatschappij heeft ook geen eigen toegang tot het Rijksregister. Ze moet een mandaat aan een notaris toekennen zodat deze het onderzoek voor haar verricht, in plaats van een beroep op het gemeentebestuur te doen.

De wettelijke opdrachten van de FOD Financiën zijn bovenlokaal en zijn dus niet beperkt tot één enkele gemeente. Bijgevolg werd een rechtstreekse toegang tot het Rijksregister aan deze FOD verleend die deze overheidsdienst moet gebruiken om gegevens uit de registers te verkrijgen. Als de toegang tot het gewenste informatiegegeven om een of andere reden niet mogelijk is, moet de FOD Financiën contact opnemen met onze Dienst Toegang Rijksregister en rechtvaardigen waarom de toegang die zij hebben gekregen, ontoereikend is.

Bovendien vallen afschriften van akten van de burgerlijke stand niet onder onze bevoegdheden, maar onder die van de FOD Justitie. Dergelijke vragen kunnen naar het volgende adres worden gestuurd: dabs.baec@just.fgov.be.

In dit geval kan er geen administratief beroep bij de Minister van Binnenlandse Zaken worden ingesteld maar zijn de gewone rechtbanken bevoegd. Betwistingen over een voorlopige inschrijving vallen niet onder artikel 8 van de wet van 19 juli 1991 aangezien het hier niet gaat over de realiteit van de hoofdverblijfplaats maar over het al dan niet voldoen aan de voorwaarden.

Volgens de bepalingen van artikel 1, §1, eerste en tweede lid, en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen wordt eenieder, van wie de hoofdverblijfplaats ontegensprekelijk is vastgesteld in gebouwen waar permanente bewoning niet is toegelaten om reden van veiligheid, gezondheid, urbanisme of ruimtelijke ordening, door de gemeente voorlopig ingeschreven aan dat adres in de bevolkingsregisters.

Wanneer personen om hun inschrijving verzoeken in gebouwen waar permanente bewoning niet is toegelaten om reden van veiligheid, gezondheid, urbanisme of ruimtelijke ordening, dient bijzondere aandacht besteed te worden aan de controle van de hoofdverblijfplaats; in sommige gevallen bestaat de hoofdverblijfplaats nog in een andere gemeente. Indien de bezetting van het gebouw ter zake slechts occasioneel of tijdelijk is, verantwoordt zij dus niet een inschrijving als hoofdverblijf.

Het is de plicht en de verantwoordelijkheid van de gemeente om de regionale, strafrechtelijke en administratieve procedures op te starten die voorzien zijn in de reglementering die een normale inschrijving niet toelaat.

De voorlopige inschrijving neemt een einde zodra de betrokkenen de woning hebben verlaten of zodra een einde wordt gesteld aan de onrechtmatige toestand.

‘Samenleven’ moet beschouwd worden als het beslissend criterium om te bepalen of personen al dan niet een gezin vormen. Dat criterium kan afgebakend worden dank zij feitelijke elementen zoals bijvoorbeeld : de inrichting van de plaatsen (gemeenschappelijk gebruik van keuken, badkamer, …) en de afrekeningen voor telefoon, internet en energieverbruik (één afrekening voor dezelfde woning). Het begrip gezin of huishouden in de zin van de onderhavige onderrichtingen kan niet worden afgeleid van, noch beïnvloed worden door het al dan niet verkrijgen van bepaalde sociale voordelen.

‘Samenleven’ dient te worden begrepen als dezelfde wooneenheid delen zonder dat hierbij dient rekening te worden gehouden met eventuele affectieve en/ of financiële banden tussen de betrokken personen.

Het niet samenleven wordt vertaald in de vaststelling dat een persoon een apart gezin vormt. Betrokkene vormt een afzonderlijk gezin indien meerdere feitelijke elementen dit aantonen (vb. betrokkene beschikt over een afzonderlijke keuken en een afzonderlijke badkamer, betrokkene kan afzonderlijke afrekeningen voor telefoon, internet en/of energieverbruik voorleggen, betrokkene kan door middel van een geregistreerde huurovereenkomst aantonen dat hij een gedeelte van de woning huurt van de andere bewoners, er zijn afzonderlijke ingangen, afzonderlijke deurbellen en brievenbussen…). Vooral de aanwezigheid van een afzonderlijke keuken en een afzonderlijke badkamer of sanitair gedeelte zijn hierbij van doorslaggevend belang. Wanneer slechts één van voormelde feitelijke elementen voorhanden is, volstaat dit niet om betrokkene als een apart gezin te beschouwen. Het komt hierbij aan de gemeente toe om zich ervan te gaan vergewissen of voormelde feitelijke elementen al dan niet daadwerkelijk aanwezig zijn en effectief worden gebruikt. Het is om die reden dan ook aangewezen dat in het verslag met betrekking tot het onderzoek van de reële verblijfplaats uitdrukkelijk wordt vermeld op basis van welke van voormelde feitelijke elementen wordt geoordeeld dat de betrokken bewoners een afzonderlijk gezin vormen (zie modelformulier onder punt 81 van de Onderrichtingen).

Indien, op basis van voormelde feitelijke elementen, wordt vastgesteld dat de woning uit meerdere afzonderlijke wooneenheden bestaat, dient door de gemeente te worden voorzien in (een) bijkomend(e) huisnummer(s).

Indien dit werd gerealiseerd zonder stedenbouwkundige vergunning, worden de bewoners van de afzonderlijke wooneenheden voorlopig ingeschreven als aparte gezinnen.

‘Samenleven’ dient te worden begrepen als dezelfde wooneenheid delen zonder dat hierbij rekening dient te worden gehouden met eventuele affectieve en/ of financiële banden tussen de betrokken personen.

Het niet samenleven wordt vertaald in de vaststelling dat een persoon een apart gezin vormt.

Opgelet! In haar arrest van 9 oktober 2017 maakte het Hof van Cassatie duidelijk dat de notie “samenwonen” dient beoordeeld te worden in functie van de toepasselijke wetgeving. De notie “samenwonen” in de bevolkingswetgeving dient in dat opzicht duidelijk onderscheiden te worden van de notie “samenwonen” voorzien in, bijvoorbeeld, een sociale wetgeving. Het bestreden arrest van het Arbeidshof van Gent dd. 5 september 2016, oordeelde dus correct dat een inschrijving in gezinsverband in de bevolkingsregisters niet belet dat de betrokkenen in hoofde van een sociale wetgeving als alleenstaanden kunnen beschouwd worden.

De regionale overheden hebben echter uitzonderingen hierop gedefinieerd : het zorgwonen, tijdelijke opvang, gemeenschappelijke woning of collectieve woning.

Wanneer de strikte voorwaarden die vereist zijn om van ‘zorgwonen’ of van een ‘gemeenschappelijke woning’ of ‘collectieve woning’ of ‘tijdelijke opvang’ te kunnen spreken niet vervuld zijn, moeten de betrokken personen ambtshalve ingeschreven worden als deel uitmakend van éénzelfde gezin. Deze voorwaarden dienen restrictief te worden geïnterpreteerd, omdat het een uitzondering betreft op de in §1 vermelde algemene principes. Het is aan de gemeente (met name de Dienst Stedenbouw) om de conformiteit met de vereiste voorwaarden in de regionale reglementering voor dit type woningen na te gaan.

Vlaanderen: zorgwonen

Voormelde principes gelden evenmin in het geval van ‘zorgwonen’, zoals dit wordt omschreven in artikel 4.1.1.18° van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (zie www.ruimtevlaanderen.be).

In voorkomend geval worden de bewoners van de ondergeschikte wooneenheid steeds als een afzonderlijk gezin beschouwd, terwijl deze worden ingeschreven onder hetzelfde huisnummer als de bewoners van de hoofdwooneenheid (wooncode (LOG.) 01 in het I-T-140). De ondergeschikte wooneenheid moeten beschikken over hetzij individueel sanitair, hetzij een afzonderlijke keuken. Er is slechts sprake van zorgwonen wanneer aan de hiernavolgende voorwaarden is voldaan:

1. in een bestaande woning wordt één ondergeschikte wooneenheid gecreëerd,
2. de ondergeschikte wooneenheid vormt één fysiek geheel met de hoofdwooneenheid (de twee eenheden kunnen niet onafhankelijk van elkaar functioneren, omdat er meerdere gezamenlijke zones zijn),
3. de ondergeschikte wooneenheid, daaronder niet begrepen de met de hoofdwooneenheid gedeelde ruimten, maakt ten hoogste één derde uit van het bouwvolume van de volledige woning,
4. de creatie van de ondergeschikte wooneenheid gebeurt met het oog op het huisvesten van een huishouden van maximaal twee personen, van wie één persoon:
   1. hetzij 65 jaar of ouder is,

   2. hetzij zorgbehoevend is,
       

      Een zorgbehoevende is een persoon met een handicap of een persoon die in aanmerking komt voor een zorgverzekeringstegemoetkoming, voor een tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden of voor een basisondersteuningsbudget, overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van het decreet van 24 juni 2016 houdende de Vlaamse sociale bescherming, of een persoon die nood heeft aan ondersteuning om zich in het thuismilieu te kunnen handhaven.

      De kinderen ten laste van de zorgbehoevende persoon worden niet meegerekend voor de bepaling van het maximale aantal van twee personen.

   3. hetzij de zorgverlener is indien de personen, vermeld in punt 1 of 2, gehuisvest blijven in de hoofdwooneenheid.
5. de eigendom, of tenminste de blote eigendom, op de hoofd- en de ondergeschikte wooneenheid berust bij dezelfde titularis of titularissen.

De begin- en einddatum van het gebruik van een huisvesting in het kader van “zorgwonen” moeten meegedeeld worden aan de Dienst Ruimtelijke Ordening van de gemeente, zoals beschreven in artikel 4.2.4, §1, van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.

“Zorgwonen” impliceert dat er sprake is van een zorgsituatie op het ogenblik van de aangifte. Toekomstige of hypothetische zorgsituaties (bijvoorbeeld een kangoeroewoning aanbieden voor de huur) komen niet in aanmerking. Overtredingen moeten gemeld worden aan de bevoegde dienst en mogen nooit leiden tot de toepassing van een vrijstelling wegens een zorgsituatie.

Vlaanderen: tijdelijke opvang

Voormelde principes gelden ook niet in het geval van ‘tijdelijke opvang’, zoals dit wordt omschreven in artikel 5, §1, van het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 juli 2010 betreffende de meldingsplichtige handelingen ter uitvoering van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.

In voorkomend geval worden de bewoners van de ondergeschikte wooneenheid steeds als een afzonderlijk gezin beschouwd, terwijl deze worden ingeschreven onder hetzelfde huisnummer als de bewoners van de hoofdwooneenheid (wooncode (LOG.) 05 in het I-T-140).

Artikel 34 legt de hiernavolgende voorwaarden op:

1. in een bestaande woning wordt één ondergeschikte wooneenheid gecreëerd;
2. de ondergeschikte wooneenheid vormt één fysiek geheel met de hoofdwooneenheid;
3. de ondergeschikte wooneenheid, daaronder niet begrepen de met de hoofdwooneenheid gedeelde ruimten, maakt maximaal één derde uit van het bouwvolume van de volledige woning;
4. de creatie van de ondergeschikte wooneenheid gebeurt met het oog op het huisvesten van:
   1. hetzij asielzoekers en vluchtelingen die op grond van artikel 6, §-1, vierde lid, en artikel 8, §-1, van de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen, de opvang van Fedasil moeten verlaten;
   2. hetzij burgers wiens woning onbewoonbaar is geworden door onvoorziene omstandigheden;
5. de huisvesting is tijdelijk voor een totale duur van maximaal drie jaar per goed;
6. de eigendom, of ten minste de blote eigendom, op de hoofd- en de ondergeschikte wooneenheid berust bij dezelfde titularis of titularissen.

Wallonië: gemeenschappelijke woning

Voormelde principes gelden niet bij bewoning van een ‘gemeenschappelijke woning’ zoals bedoeld in artikel 1, 6°, van de Waalse Huisvestingscode van 29 oktober 1998 (Belgisch Staatsblad van 4 december 1998), waarvan de verhuurder in het bezit is van een verhuurvergunning.

In voorkomend geval worden de bewoners van de verschillende wooneenheden als afzonderlijke gezinnen beschouwd, maar worden zij allen ingeschreven onder hetzelfde huisnummer (wooncode (LOG.) 02 in het IT 140).

Hierbij dient te worden opgemerkt dat deze gemeenschappelijke woning, zoals elke woning, dient te beantwoorden aan de vereisten opgelegd door artikel 10 van de Waalse Huisvestingscode (naleving van de gezondheidscriteria, de gemeenteverordeningen op het gebied van gezondheid en brandveiligheid, de waarborg van de onschendbaarheid van de woning en de bescherming van het privéleven en de inachtneming van de bepalingen van toepassing op het gebied van ruimtelijke ordening en stedenbouw). Wat betreft de onschendbaarheid van de woning en de bescherming van het privéleven, heeft de Waalse Regering ten aanzien van de verhuurder van de gemeenschappelijke woning de volgende verplichtingen opgelegd:

1. de toegang tot het gebouw, evenals tot iedere woningeenheid, moet voorzien zijn van deuren die op slot kunnen worden gedaan. De huurder moet in het bezit zijn van twee exemplaren van de nodige sleutels voor de toegang tot het gebouw en de gedeelten die hij persoonlijk bewoont;
2. hetzelfde gezin moet toegang hebben tot ieder woonvertrek voor eigen gebruik zonder door een woonvertrek voor eigen gebruik van een ander gezin te moeten komen;
3. alle wc’s, waskamers, badkamers moeten op slot kunnen worden gedaan, behalve wanneer de betrokken lokalen slechts toegankelijk zijn voor het gezin dat de betrokken woning bewoont:
4. de hoofdingang moet voorzien zijn van individuele bellen zodat ieder gezin rechtstreeks kan worden opgezocht;
5. ieder gezin moet beschikken over een brievenbus die op slot kan worden gedaan.

Voormelde vereisten gelden echter niet voor woningen die deel uitmaken van het gebouw waar de verhuurder zijn hoofdverblijfplaats heeft, en dat aan maximum twee gezinnen wordt verhuurd of te huur aangeboden, voor zover de verhuurde goederen door ten hoogste vier personen worden bewoond (artikel 9, lid 2, van de Waalse Huisvestingscode).

Brussel: collectieve woning

Voormelde principes gelden evenmin in het geval van bewoning van een ‘collectieve woning’ zoals bedoeld in artikel 1, 5°, van het Besluit van 4 september 2003 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot bepaling van de elementaire verplichtingen inzake veiligheid, gezondheid en uitrusting van de woningen (Belgisch Staatsblad van 19 september 2003).

Ook in dit geval worden de bewoners van de verschillende wooneenheden als afzonderlijke gezinnen beschouwd, maar worden zij allen ingeschreven onder hetzelfde huisnummer (wooncode (LOG.) 03 in het IT 140).

Zoals elke woning, dient ook de collectieve woning te beantwoorden aan de minimale normen op het gebied van veiligheid, gezondheid en uitrusting, zoals opgelegd door voormeld Besluit van 4 september 2003 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

De bepaling van het ‘collectief karakter’ van een woning is een exclusieve gewestelijke bevoegdheid. Het komt dan ook niet aan de wijkinspecteurs, noch aan de bevolkingsinspecteurs toe om hierover uitspraak te doen.

Ten-einde elk misbruik van deze uitzondering tegen te gaan, zal een ‘collectieve woning’ slechts als dusdanig worden erkend op basis van een officieel document waarin uitdrukkelijk wordt gesteld dat de woning beantwoordt aan de gewestelijke stedenbouwkundige vereisten om in aanmerking genomen te worden als ‘collectieve woning’ voor het Waalse Gewest.

Een niet-ontvoogde minderjarige heeft zijn wettelijke woonplaats op de gezamenlijke verblijfplaats van zijn ouders of, indien de ouders niet meer samenleven, op de verblijfplaats van één van beide ouders.

Indien de minderjarige effectief zijn hoofdverblijf heeft op het adres van zijn wettelijke woonplaats, dient hij er dan ook te worden ingeschreven in de bevolkingsregisters. Met ‘hoofdverblijf’ wordt bedoeld: de plaats waar de minderjarige effectief verblijft gedurende het grootste gedeelte van het jaar.

Indien de minderjarige echter zijn hoofdverblijf zou hebben op een ander adres dan op het adres van de wettelijke woonplaats (vb. bij grootouders of een ander familielid, bij een derde, bij pleegouders, in een instelling), dient de minderjarige te worden ingeschreven op het adres van zijn hoofdverblijf. In voorkomend geval dient de gemeente in het rijksregisterdossier van deze minderjarige wel melding te maken van de wettelijke woonplaats (onder het IT 027).

Een niet-ontvoogde minderjarige die onder voogdij is geplaatst heeft zijn wettelijke woonplaats bij zijn voogd.

Indien de minderjarige effectief zijn hoofdverblijf heeft op het adres van zijn voogd, dient hij er dan ook te worden ingeschreven.

Indien de minderjarige echter zijn hoofdverblijf zou hebben op een ander adres dan op het adres van zijn voogd, dient hij/zij te worden ingeschreven op het adres van zijn/haar hoofdverblijf. In dit geval dient de gemeente in het rijksregisterdossier van de minderjarige wel melding te maken van de wettelijke woonplaats (onder het IT 027).

Wanneer de ouders niet samenleven en zij geen overeenstemming bereiken over de uitoefening van het ouderlijk gezag, kan de rechter het adres bepalen waar de minderjarige in de bevolkingsregisters dient te worden ingeschreven. Deze mogelijkheid is uitdrukkelijk voorzien in artikel 374,§ 1, laatste lid, van het burgerlijk wetboek.

De minderjarige kan pas op het door de rechter bepaalde adres worden ingeschreven, indien hij er ook effectief zijn hoofdverblijf heeft.

Indien de minderjarige echter zijn hoofdverblijf zou hebben op een ander adres dan op het adres dat door de rechter werd bepaald, dient hij/zij te worden ingeschreven op het adres van zijn/haar hoofdverblijf. In dit geval dient de gemeente in het rijksregisterdossier van de minderjarige wel melding te maken van de door de rechter bepaalde hoofdverblijfplaats (onder het IT 027).

In het geval de ouders gescheiden leven komt het vaak voor dat, hetzij door de rechter, hetzij door de ouders zelf, een regeling werd uitgewerkt waarbij de minderjarige op een gelijkmatig verdeelde wijze bij elk van beide ouders verblijft (50% van de tijd bij de ene ouder en 50 % van de tijd bij de andere ouder).

In dergelijke situaties dient de minderjarige, in principe, ingeschreven te blijven op het adres van de laatste rechtmatige inschrijving (d.w.z. op het adres waar de minderjarige stond ingeschreven vóórdat de scheiding tussen beide ouders tot stand kwam).

Indien de rechter evenwel zou hebben bepaald bij welke ouder de minderjarige dient te worden ingeschreven, dient het adres van de laatste rechtmatige inschrijving niet te worden gevolgd en dient de minderjarige te worden ingeschreven op het adres dat door de rechter werd bepaald. Hetzelfde geldt ook wanneer de ouders in een notariële akte of in een door de rechtbank gehomologeerd akkoord zouden hebben bepaald op welk adres de minderjarige dient te worden ingeschreven.

Indien het klaarblijkelijk niet mogelijk is om de inschrijving van de niet-ontvoogde minderjarige te regelen overeenkomstig de voormelde modaliteiten, gebeurt de inschrijving op het adres van de hoofdverblijfplaats van de ouder die de kinderbijslag krijgt, in afwachting van de uitspraak van de hoven en rechtbanken.